事业单位文书档案的规范化管理分析

张生

摘 要：随着信息技术的不断进步，它给公共机构的档案管理带来了新的挑战和要求。事业单位作为我国重要的公共办事服务机构在文件管理过程中，事业单位机构对于档案管理工作越来越挣扎。尤其在档案管理工作中的文书档案管理方面一直以来都是事业单位档案工作中的一个薄弱环节，所以事业单位做好文书档案管理工作不仅对事业单位档案管理工作起到一定的积极作用对于事业单位的整体工作提高和完善也将起到积极的作用。

关键词：公共机构；要求；事业单位；文书档案管理；薄弱环节

1 前言

档案是单位活动的记录。档案管理的规范与否，对事业单位整体工作的开展具有重要影响。文书档案的规范化管理，在单位档案管理中占有举足轻重的作用。档案管理者要准确把握文书档案的管理方法，切实做好文书档案的规范化管理。

2 事业单位中的机构文件管理相关问题

事业单位作为我国的重要单位，在日常工作中出现工作上的问题对于国家和人民来说都是一件极其不好的事情，事业单位作为公共机构是为人民服务的机构，将对人民的生活和工作产生重要影响。而且也会对单位的发展产生影响它也会对国家和人民产生相应的影响。

2.1 事业单位在日常工作中对于文书档案管理没有给予足够的重视

事业单位中的文书档案业务部门在文档文件管理工作中遇到的最大问题和最容易出现的问题是单位不重视文件管理工作。单位领导没有正确认识文件档案管理工作。对人文档案档案的管理非常简单，只要能够正常使用，并且不愿意投入太多人力物力來建造档案，就认为档案可以使用。这导致了事业单位机构文件档案管理长期缺乏健康发展。

2.2 事业单位的文书档案管理工作缺少信息化的有效保障

档案工作信息化是未来发展的必然趋势，但目前公共机构在信息化文件和档案建设方面还不够完善。虽然我国的事业单位已经基本建立了信息化的文书档案工作模式，但是在实际的文书档案工作中经常会出现信息化文书档案工作落实不到位的现象，这样会浪费大量的时间，而且纸质的文书档案具有其不可回避的弊端，由于纸质的文书档案不但工作起来效率不高反而在整理和搜集的过程中还很容易出现错误，一旦数据出现在文档文件的工作中，由于收集和整理的错误情况，会给文档文件的工作带来很大的麻烦。如果是本单位的档案出现了错误那么可能会影响到单位的整体工作开展，如果是人民群众的档案资料出现错误，是不利于事业单位对人民群众的服务满意度的，长期下去事业单位可能就会失去人民群众的信赖和有效支持，这将导致文档文件管理效率的进一步降低。有的事业单位虽然建立了完备的信息化的文书档案但是对于信息化的档案缺少足够的保护效果，诸如事业单位机构申请的防火墙等安全措施往往不符合要求。档案丢失和被盗取的风险还是非常大的。事业单位要对国家和人民负责，档案如果丢失了后者被盗取了将会为国家和人民群众带来巨大的损失，重要的文件信息可能涉及更严重的问题。

2.3 事业单位对于文书档案管理中的文件文档管理缺乏标准化的制度保障。

目前，我国的事业单位基本建立了档案在管理上的档案管理系统，但大多数事业单位的在对文书档案文件文档上的档案管理系统仍然比较落后，不合理。这类系统的缺陷和缺陷会影响机构在文档中的工作。没有一个规范化的文书档案管理系统作为支撑文书档案管理工作的开展将困难重重。

2.4 事业单位机构档案管理人员的工作态度和素质有待提高

由于单位对文件档案的长期管理缺乏足够的重视，文件档案管理人员在实际工作中对文件档案持有态度。许多组织对文件的回答在执行文件档案工作时相对不稳定，对文件档案没有足够的重视。在进行档案资料的收集整理归档等工作时没有认真仔细的对档案资料进行检查导致经常会出现档案资料出错的情况，自己却不以为是。这就是因为事业单位文书档案管理人员对工作不认真态度不端正的一种表现导致的，还有好多文书档案工作人员不仅在态度上存在一定的问题在工作执行以及操作上也是达不到文书档案管理的要求的。

3 事业单位要通过何种方法和途径来有效加强文书档案管理的规范化探讨

3.1 事业单位要不断加强对文书档案管理的正确认识，提高意识。

事业单位想要做到文书档案管理工作的规范化管理就必须要从提高自身对于文书档案管理的重要认识才行。意识是实践的保障和前提，只有在正确的意识作用下文书档案管理工作才能够在实践工作中逐步的像规范化转换。事业单位机构可以开展有针对性的交流会，以开发文件档案，并允许单位领导和文件归档人员积极地交换文件信息。要通过一切方法和手段来加强本单位文书档案管理人员对于文书档案管理工作的重视程度。

3.2 事业单位必须不断加强文书档案管理像信息化文书档案管理建设发展

信息化的文件管理可以有效地提高文书文件的效率，并且可以有效地降低文书文件的错误率。通过信息化的文书档案管理操作及建立，可以使事业单位档案管理更加合理，形式化，有利于事业单位机构档案文件的规范化管理。但是信息化的文书档案管理方式还容易产生的一个问题就是档案的保密和可靠性不高，经常会发生档案盗取或者泄露的情况，这是由于信息化自身的一些因素造成的，因为信息化的文书档案是基于互联网才能够完成的，而互联网在对信息数据进行处理的时候是非常容易出现信息数据被盗取和泄密的现象，所以这需要单位建立一个信息档案管理的保密系统及安全系统，尤其是对档案资料在文件管理上一定要进行加密保护，对于单位的文书档案的管理系统要进行最高级别的防火墙保护，最大限度的保护单位文书资料不会被不法份子盗取或者盗用。

3.3 事业单位要不断的完善文书档案管理工作的管理制度。

事业单位文件档案管理的规范化管理必须通过健全的管理制度来保证。对于文书档案的管理要实行统一的管理模式，文书档案资料的整理要进行分类分项目的进行整理，确保文书档案资料管理的合理性。文书档案资料进行分类分项目的整理不仅体现了规范化管理的要求而且在后期档案管理人员在进行相关档案调取或者查询时也会更加的高效方便。

3.4 事业单位要不断加强文书档案管理人员的意识和素质培养

事业单位的文书档案管理工作最终是否可以做到规范化管理和文书档案管理人员有着直接的联系。因为无论技术或系统多么完美，最终文档文件的管理都必须由文件管理人员来完成。因此，文档文件管理人员对文档文件管理的态度决定了文档文件管理是否可以被标准化。因此，事业单位必须不断加强文件档案管理人员对文件档案的重要理解和自身素质能力。首先，我们必须肯定文件档案管理人员的重要价值，并让文件档案管理人员对自己有一个肯定和肯定。只有这样，我们才有动力做好文件档案管理工作。其次，在文书档案管理方面做得很好的员工也可以得到奖励，并且可以对骨干进行培训，以有效激发其他文书档案管理人员的严格要求。

结语

事业单位文书档案管理工作要想不但与时俱进，就必须要做好文书档案管理工作的规范化管理要求。

参考文献

[1] 于月.事业单位文书档案的规范化管理探究[J].办公室业务，2017（03）：128.

[2] 郭士芳.密级档案管理提升措施探析——以省属机关事业单位文书档案管理为例[J].海峡科学，2016（09）：15-16.

[3] 陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案，2015（04）：66-68.

[4] 张玉梅.事业单位文书档案的规范化管理探究[J].档案工作，2018，02.

（作者单位：青岛市即墨区劳动力培训转移办公室）