浅谈从县级档案行政管理部门视角谈如何做好乡镇专门档案管理工作

于龙昌

摘 要：乡镇专门档案不仅种类繁多，而且非常重要，因此，作为档案行政管理部门来说，指导档案员规范整理和科学化管理好乡镇专门档案就显得非常重要，因为它是依法治档和推进档案供给侧改革的前提，是有效改善档案领域存在的“供给跟不上需求”突出矛盾的关键。

关键词：县级档案；专门档案；档案管理

专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录[1]。

据笔者了解，乡镇（街道办）每年会整理形成大量的各种门类、各种载体的档案，專门档案就是其中一类。乡镇（街道办）形成的专门档案类型较多，其中包括党员、退伍军人、村民、村干部、聘用干部、婚姻、地籍、土地确权、土地合同、宅基地、低保、新农合等。专门档案的规范和整理可以从源头上杜绝部分矛盾的发生，极大地促进工作顺利开展，如解决乡镇上因为宅基规划、人员调整等纠纷，意义重大。

一、做好乡镇专门档案工作的重要意义

档案是历史的积淀，是国家发展和社会进步的记录，是一个国家的历史记忆，是一座城市的有效记载。乡镇专门档案同样肩负着乡镇文明延续、历史有效记忆的重任，因此规范整理和科学管理好专门档案责任和意义重大。

（一）做好乡镇专门档案工作可以夯实乡镇档案工作基础，有助于加强档案资源体系建设。乡镇专门档案涉及到宅基、地籍等种类较多，受限于人员、经费不足等影响，专门档案收集整理成为了抓好乡镇档案资源体系建设关键。专门档案规范整理不仅可以极大丰富档案室室藏档案，也是夯实乡镇档案工作的基础，同时要保证专门档案资源要“收全、管好、用好”。

（二）做好乡镇专门档案工作可以提升依法治档水平，有效加强档案供给侧改革。档案事业是维护党和国家历史真实面貌的事业，档案工作作为一项基础性工作为地方经济社会发展提供支持和服务。专门档案牵涉到乡镇重点工作的很多方面，例如宅基、土地确权、婚姻等，专门档案管理工作的有效开展不仅可以使档案的凭证价值得到充分体现，为乡镇党委化解部分信访问题、调解邻里纠纷、出具工龄证明、村集体资产分配和财务收支管理等提供借鉴和参考，还加强了档案供给侧改革，更好地使档案服务民生工作。

二、乡镇专门档案和档案管理中存在问题

当前，伴随着经济社会的发展，档案工作也逐渐延伸到新领域——农村土地确权等各方面。新的管理形势下，如何增加乡镇档案的有效供给，提升档案服务党委政府中心工作、服务群众的影响力已是摆在档案行政管理部门和乡镇档案员面前的头等大事。目前，由于基础差、重视程度不够等原因，乡镇专门档案和档案管理工作中尚存在一些有待完善和规范的地方：

（一）乡镇专门档案和档案管理工作体制机制不健全。多数乡镇有档案工作制度或机制，但专门档案管理层面机制不够健全完善，没有将档案工作延伸到专门档案领域，做不到分工不明确，专人管理，不能保证从档案资源前端控制和全过程控制。

（二）乡镇档案室人员配备不够、更换频繁且档案工作业务能力基础薄弱。据笔者了解，从滨州市目前情况来看，每个乡镇只配备一名档案员且身兼数职，有的兼职妇联、信访、办公室等几项工作，根本没有充分的时间和精力来保障档案工作的正常开展。同时，档案人员更换频繁，大多数单位的档案员都是新入职工作人员担当，没有能力也静不下来学习档案业务知识，提升自身档案工作水平。

（三）乡镇专门档案管理凌乱。有的乡镇专门档案存在分类不合理、整理不规范：没有编号、没有目录、装具不合规格等问题，有的甚至是将档案集中散存在档案室。档案员受限于专业知识欠缺等不能从乡镇档案室所有门类档案出发来谋划规范单位档案情况，专门档案管理混乱使得单位专门档案凭证作用缺失，没有发挥出档案应有的作用，不能较好地服务单位中心工作。

（四）领导重视程度不够。由于乡镇领导事务繁多，加上有些领导对档案工作的认识不深，相较于环保、安全生产、招商引资等重视不够，认为档案工作很好干，简单地把档案放整齐了排在档案盒就是档案工作，以上种种是领导对档案工作不够重视和认识误区的种种表现。

（五）档案价值不能够充分挖掘。乡镇档案员对挖掘档案价值方面做的不够，对于利用档案举办展览、典型效果实例汇编、借助重大活动开展档案资料收集等方面做的不多。

三、做好乡镇专门档案工作的具体措施

以上是制约乡镇档案工作和专门档案规范整理等方面存在的问题针对上述情况，采取如下措施来改进：

（一）进一步健全完善乡镇专门档案或档案工作体系。良好的档案工作机制是档案工作健康可持续发展的关键，一方面，要把专门档案工作纳入到乡镇档案工作和各个站所工作职责中，在专门档案形成前的规划中对相关档案提出归档要求，使档案工作与其他各项工作同步发展。另一方面，乡镇街道要把专门档案工作纳入到乡镇对站所考核中来，借此加强兼职档案员和站所长对档案工作的重视程度。

（二）采取多种方式和办法来提高领导对档案工作的重视程度。首先，通过利用档案举办展览，借助“国际档案日”等节日方式来宣传档案工作，利用档案来解决宅基纠纷、林权纠纷等问题，汇编档案利用典型事例，分类整理主要领导参加活动照片等途径和方式来引起并加强领导对档案工作的重视。其次，通过档案行政管理部门或上级举办档案业务培训来强化领导对档案工作的认知。有些领导没有接触过档案工作，可能在认识上存在档案就是放整齐排在盒子里即可的误区。档案行政管理部门可以通过举办领导专题培训或讲座班、将档案工作拍摄成微视频等的方式来加强领导对档案工作的认知度。最后，通过增加科学发展观考核——档案工作考核中专门档案考核占比并适时反馈给主要领导来引起重视。档案考核相较于招商引资、党建等考核占比相对较低，这样不利于引起领导的足够重视，有些领导甚至觉得档案工作不得分总分上也不会少多少，所以，通过提高考核占比来强化领导对档案工作的认识。另外，档案行政管理部门应将每个单位档案工作考核中存在的问题以及下一步改进重点等通过考评办或给主要领导一封信的方式反馈给主要领导来引起领导重视。

（三）加强乡镇档案队伍建设。乡镇档案干部队伍素质和业务能力直接决定着乡镇档案工作开展的好坏，高素质的乡镇档案队伍能够保证档案法规、工作政策方针等落地生根。首先，档案行政管理部门应长远来谋划乡镇档案工作，主动与他们对接，通过帮助乡镇档案员制定档案室档案分类方案、建立全宗卷等来引导其对档案工作的认知。其次，档案行政管理部门应创新培训方式，通过举办专门档案业务技能培训和比赛，档案员分享专门档案故事、现场教学等方式来为专兼职档案员解疑答惑，着力提升档案工作人员的业务能力，为规范乡镇专门档案工作奠定建设基础。最后，档案行政管理部门充分利用自身职能，在单位档案员更换交接时，通过主动对接帮助他们尽快熟悉档案工作和档案基础业务知识。

（四）采取多种方式来挖掘档案价值，实现档案利用再升华。

熟悉单位档案室档案构成和档案工作是深挖档案价值的前提，一方面可以通过借助节日或纪念日在乡镇固定的公共区域举办展览、拍摄档案工作微视频滚动播放方式来实现档案室档案价值。另一方面，通过档案出版书籍、内部刊物，汇编典型问题等方式来挖掘档案可利用价值，真正意义上将“死档案”变成“活资源”。

以上是本人从档案行政管理部门角度来对乡镇专门档案和档案工作的一些总结和意见建议，希望对有关部门和单位档案员能有所借鉴作用。

参考文献

[1]王英玮，专门档案管理：中国人民大学出版社，2010：5.

（作者单位：阳信县档案局（馆））