人事档案数字化管理与建设的探讨

冯萍

摘 要：现如今，我国的国民经济在快速的发展，社会在不断的进步，越来越多的行业已经开始将本行业与信息技术融合到一起，提高工作效率。人事档案管理的数字化对人事档案管理效率有着重要影响。文章先对人事档案管理现状进行分析，然后提出人事档案数字化管理与建设的建议，旨在对人事档案数字化管理的发展提供帮助。

关键词：人事档案；管理现状；数字化管理；建设

引言

网络的普及为人类的生活带来了巨大的便捷，在档案管理工作从，依靠传统的管理方式已经很难满足现代组织的人事工作的需求，因此数字化的档案管理也越来越受到人们的重视。数字化档案管理不仅仅相比于传统的管理方式更加的快捷、方便和准确，也能够极大的节省人力、物力进行管理。在国际上，早在20世纪就已经开始实行数字化档案管理，在我国，数字化档案管理的提出也在上个世纪九十年代提出来了，但是由于各种因素和条件的影响，数字化档案管理的发展一直存在着较大的阻碍。数字化档案管理失职将人事档案进行信息加工，使其能够存储在移动存储器或者磁盘上，并且能够被电脑进行识别，是一种区别于现代纸质档案的管理方式。数字化档案管理存在着很多优势，比如资源共享，占用的空间少，查询快捷，减少纸张浪费，极大的提升档案管理的工作效率等，面临着越来越高的人事工作的相关需求，数字化档案管理已经是档案管理发展所必须的方向。

1人事档案管理简述

作为用人单位选拔与录用人才重要依据的人事档案管理，是人事工作的重要组成部分，他贯穿于整个用人单位的运行当中，不仅对于职工过去的技术与能力，人品与性格进行详细记录，而且对现实中职工的当前表现进行汇总。传统的人事档案管理模式依赖于纸质的载体进行记录，由于工作量巨大而且需要手工整体，容易出现管理不及时以及延后的问题，导致许多环节无法达到预期要求。而新型的数字化人事管理模式则依赖于信息技术的发展，对人事档案的工作全过程进程动态化的监控，并及时记录与控制，真正实现了流程的合理化。人事档案管理在不断的发展中完善，有传统的纸质载体发展到如今的数字化系统，这是人事档案管理的创新，人事管理数字化的提出简化了对于档案收集整理、统计传递以及保存共享等工作内容，通过网络的便捷性，告别了传统纸质查阅的复杂工作，对于提高人事档案管理效率具有重要作用。人事档案的数字化管理是中组部提出并在全国范围内推广的，目的在于整治不正之风，打击违法犯罪以保证人事档案管理工作中的公平与公正，解决大难管理过程中的不足之处。

2人事档案管理的现状和问题

2.1人事档案基础工作投入不足，电子化硬件设备得不到保障

有的单位没有独立的档案室，档案设备简陋，没有烟感器、电子摄像头，没有防光效能高的窗帘，没有仿真扫描仪，计算机硬件和档案存储设备落后，不能适应新时期档案管理工作的信息体系。

2.2单位领导不重视，没有配备充足的档案员

传统的档案管理需要耗费大量的人力，一旦人员不够，就会使得材料归档不及时、归档材料不齐全，不利于档案的完整与保管，也影响了工作效率。

2.3缺乏专业的档案管理人员

大部分没有专业性强的档案员，人事档案管理人员没有经过专业的培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对计算机使用、数字化管理和信息化软件使用不熟练，甚至一窍不通。随着信息技术的不断应用，传统的档案管理模式也在不断改进，为适应现代信息化、数字化档案管理需求，对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。

3人事档案数字化管理与建设的策略

3.1建立完善的数据库

为了促进人事档案数字化管理和建设，需要有完善的数据库来“承载”和存储人事档案数据，一方面能够为信息数据的录入和储存提供良好的硬件配置，另一方面也能够避免数据出现缺失的现象和情况发生。在实际情况中，单位可以通过以下方式来建立完善的数据库：第一，不同单位的人事档案建立需要根据单位的整体规模来制定，在计算机技术的支持下，将人事档案及时录入到系统中，并完善各个模块的功能，如：存储功能、查找功能、同步功能、备份功能等。第二，逐步实现人事档案数据的数字化，单位人事档案管理部门应当要派遣专员严格审核纸质版档案数据，并对其进行综合编辑，将其以更加简洁的形式录入到数据库中。在此过程中，需要有专门的人员对纸质版材料和电子版材料进行对比，避免相关数据信息出现错误、遗漏等现象，保证数据的准确性。第三，数据库的建立可以分为两方面，一方面是前台操作系统，另一方面是后台操作系统。前台操作系统的主要功能是能够实时对计算机内的人事档案资料进行检索、整理、查询等，以简单、快速为主要特点，提高人事档案数字化管理的效率。后台操作系统的主要功能是能够方便专门的管理人员对人事档案进行修改和完善的，保证数据的科学和完整。

3.2加强信息安全管理

为了提高人事档案数字化管理的效率，需要通过适当的方式来加强信息安全管理，保证数据信息的安全。第一，人事档案管理部门应当要高度重视数字化管理与建设，将人事档案管理逐渐向着多元化、服务化方向转变。第二，加强管理系统及数据库的安全管理。虽然病毒会入侵电脑，但是只要管理人员不随意下载无关软件、不随意打开陌生网页、注重日常的杀毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保证人事档案相关信息数据的安全。条件允许的情况下，可以加强局域网的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，实现数据信息共享。单位内部人事档案信息是不对外开放的，因此，在用人单位内部，人事档案信息数据可以与相关部门共享，一方面能够加大信息管理的效率，另一方面也能夠加强部门之间的交流，促进单位信息的全面管理。

3.3领导重视档案数字化，加大投入完善建设

可以说，在进行档案数字化的过程中，相关领导的重视是推动档案数字化管理的主要推动力之一，就目前而言，我国档案管理工作在各个部门依旧处于边缘化的趋势，因此想要领导重视档案管理数字化，就应该从上至下的进行积极的改变。只有领导重视档案管理数字化，才能够将相应的档案信息逐渐的转变成数字信息进行储存，但是由于我国档案工作量比较大，这种信息转化很显然不是一次工作就能进行的，因此在数字化档案建设的过程中，应该加大投入力度，将精力放在软件开发、档案管理平台搭建等方面进行。这些都是需要相应的领导进行重视并且推动的。将档案管理工作有计划、有重点的进行逐步实施，就能够逐渐实现档案管理的数字化、自动化和信息化，让整个档案管理信息能够在网络上实现共享化，极大的提升档案管理工作的效率。

3.4系统的设定和维护

第一，选取合适的操作系统和软件，将人事档案的信息数据录入到其中，避免不合适的系统和软件影响管理效果。第二，单位人事档案相关管理部门应当要派遣专员对计算机系统、相关管理软件以及计算机硬件进行全面检查，包括环境方面、软硬件的质量方面、计算机运行情况等，一方面避免外界环境对计算机的使用产生影响.

结语

综上所述，随着信息技术的发展及其在各行各业中的渗透，人事档案管理也应当要适当做出改革，抛弃旧有的管理观念和模式，借助计算机技术，对档案资料进行全面的管理和利用，提高人事档案的管理效率和使用价值，在保证档案资料安全完整的同时，为单位的发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]秦丽娟.人事档案管理体系中信息化管理模式的建设[J].办公室业务，2018（6）：70.

[2]彭碧珍.浅谈人事档案数字化建设的几点思考[J].科技与创新，2017（3）：76-77.

（作者单位：博兴县博昌街道办事处）