新时代档案管理工作浅谈

涂桂莉

摘要：近年，我国经济技术发展迅速，进入了信息化的新时代，同时人们生活的方方面面都发生了翻天覆地的变化。因此，新时代档案管理工作要不断适应时代发展需求，需要有新方法和新思路的指导。目前，我国在智能化档案管理上取得了较大进步，但在国际上还是处于相对落后的状态。本文首先介绍了新时代档案管理工作的标准化改革方式，提出当前档案管理工作存在的一些问题，给出合理的解决措施，同时也详细阐述了今后档案管理工作智能化的途径。

关键词：档案管理 标准化 信息化 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018） 10-0116-02

我国正处在一个不断进步、信息技术成为各行各业改革重点的新时代，档案管理工作也显现出许多问题和困难。由于档案管理工作涉及的范围非常广泛，存在工作效率低、紙质文件大量使用等问题，给网络化管理造成不利影响。档案是单位、部门、高校等对历史信息的记载，具有真实性和权威性。随着信息技术的快速发展，档案管理系统的智能化将成为今后的趋势，建立一个信息储存—系统信息管理—信息资源利用管理的智能化系统，能很好地解决当前存在的各种问题。

一、新时代档案管理工作的标准化

档案管理工作的标准化要做好以下四点工作：首先，要有一套科学、严密的管理机制，确保全体人员共同参与，系统良好运行，做好控制工作，并且不断进行管理体系的改进和优化。消除管理工作中的基础管理匮乏、内部协调工作效果差等问题，明确每个人的职责内容，工作流程规范化，不断优化各项管理活动和职责，确保合理的内部关系，使得各项工作能够相互促进、协调完成，符合规范性、科学性的要求。其次，形成一套“职责明确”“过程控制”“持续改进”的档案管理模式。分析与档案管理工作相关的程序、过程和资源等因素，按照档案管理的控制工作要求，有效预防和解决管理工作中的各项不合理问题，减少档案管理工作的随意性。再次，坚持“以档案资源使用者为重点关注对象”的原则，使得档案信息服务工作更加完善，树立良好的档案管理机关形象。最后，要对监督机制进行优化，充分落实各项制度。频繁进行内部检查工作，严格处理那些不符合规定的行为，并跟进后期的监督检查工作。

二、新时代档案管理工作中存在的问题及产生原因

1.对档案管理工作缺乏重视，档案检索效率低

很多单位和部门没有认真学习国家关于档案管理的相关规定，实际工作中自然也不能充分落实，没有认识到档案管理工作对国家的重要性，档案管理工作不能充分发挥其自身作用，档案管理工作氛围散漫。当前的科学技术水平发展迅速，档案的检索效率一定程度取决于硬件设施。计算机的检索效率非常高，而人工检索速度慢、效率低，但是很多单位仍然使用人工检索工具进行检索工作。今后要尽可能减少人工检索工具的数量和种类，以增加计算机检索的使用频率。

2.档案管理人员素质不高，档案利用率低

很多单位对档案管理人员的选用非常随意，缺乏专业人员且流动性很大，即使经常进行培训，但由于流动性大的问题，档案管理人员素质水平没有明显的提高。古代有以史为鉴的说法，档案能够协助我们回顾过去的工作，为今后工作的开展起到良好的借鉴作用，如果只顾眼前利益、无视档案的存在，会使得档案失去价值，也会造成潜在的经济效益损失。

3.档案管理制度不健全

当前的档案管理制度非常不完善，存在很多问题，大量案卷没有统一的规格，对于档案的保护和借阅没有详细的规定，造成很多档案的流失、破损，很大程度上减少了档案的实际价值。

三、提高档案管理效率的方法和途径

1.完善档案的相关管理制度，提高管理人员的责任感和使命感

制度的完善对实际工作有重要作用，能够确保各项工作有序进行，要不断提高管理意识，认识到自身的责任和使命，使得档案管理工作更加规范化、科学化，能够顺应时代发展，相关人员能够正确使用档案，管理人员能够根据制度有效管理档案。档案管理人员在充分认识到自身的责任和使命后，就会以一个正确的态度对待自身工作，严格遵守制度。因此要提高管理人员素质，形成正确的管理态度。

2.加大经费投入，建立数字化管理系统

管理人员在加强对档案管理工作的重视的同时，还要加大经费投入，用于改善当前出现的各种不良现象。一些单位没有意识到档案管理工作的重要性，所以在经费投入、资源开放上有很大欠缺。

在信息爆炸的互联网新时代，计算机具有非常重要的地位，很多行业引入信息技术后，在工作效率上都有了很大提高，信息技术今后将会应用到生活、工作的很多方面。档案管理工作不再需要大量的人员，数字化管理是必然趋势，要认真学习国内外各种有效的数字化管理经验，加以总结运用到实际工作中，使其能够在档案管理中发挥自身作用和价值。对于当前遗留时间很长、纸张泛黄的档案，要安排专门人员进行数字化管理，刻画光盘或建立信息库等，便于今后的使用。

3.建立档案保存网络系统，培养专业带头人，不断创新

系统完善的网络管理能够大大减少工作压力，也能够及时找到相关资源，提高办事效率，使得档案能够充分发挥自身价值。原始的规则使得人员流动非常频繁，人均工作经验不足，整体素质相对较低。在档案管理工作中存在的各种问题，都会使工作人员的工作受到严重阻碍。我国的档案管理工作还有很多不足之处，为了能够很好地适应时代的发展，档案管理部门要培养一些优秀知识分子作为带头人，通过不断学习进步，掌握多种知识，改进当前各种问题，创新档案管理方法。

四、新时代高效信息化建设的工作流程

建立高效、智能的档案管理体系具有重大意义，能够充分体现出单位的信息化技术设备情况，利用信息技术形成完善的数字档案信息系统。所以，在进行档案管理系统的信息化建设时，要坚持为科研、教学、管理服务的理念，不断进行档案信息的有效管理和深入挖掘，发挥其信息传播、学术交流等作用。

1.档案系统智能管理业务流程体系

档案系统智能管理的主要内容是档案数据和数字资源，实行一体化的管理方式，在网络环境下对档案进行精细化管理，利用在线服务和到馆服务系统提供最新的信息，其中的流程为：接受—鉴定—存储—管理—安全维护—检索分类—档案编研。第一步“接受”是档案馆接受数字档案；第二步“鉴定”是对前期接收到的相关档案信息进行分类和鉴定；第三步“储存”是档案馆将那些结构化和非结构化的数据进行保存；第四步“管理”就是对各种档案进行分类和分權限；第五步“安全维护”是进行档案的智能安全管理工作；第六步“检索分类”是对当前的数字档案信息资源进行分类检索；最后是“档案编研”，就是进行存储、创新、共享和组织档案信息，形成档案知识服务系统。

2.建立档案综合管理信息系统

档案管理信息系统要根据不同单位和部门的档案需求情况，有效地进行信息化建设工作，要以开发、利用、管理、采集档案信息为重点，发挥档案管理信息系统的管理和应用作用，不断提高当前现代化档案管理工作质量。

3.档案资源数字化和信息资源的集成

数字化档案管理系统必须有档案资源数字化来支撑，实现档案全文和目录的全部数字化。要重点进行档案数据库的建设工作，其中包括电子文件归档和管理。严格按照国家相关规定和要求，加强档案信息的网络化建设，使得今后档案信息能够在网络环境下加以利用、管理等，同时要确保档案信息的真实性、有效性和完整性，不断丰富当前的档案资源内容。

4.数字档案馆的基础设施建设工作

形成档案数字管理系统需要数字基础设施的支持，像计算机、服务器、路由器等基础设备都是必需的。在大量的基础设施中，硬件设备满足档案系统智能化管理的各项需求，软件设施实现单位中档案系统智能化管理和在线服务。

5.建立档案信息的安全保障系统

在各项档案信息的收集、管理、开放等环节中，档案系统智能化管理的安全保障工作是非常重要的内容。对于档案系统安全保障工作而言，其中包括了档案信息的利用安全保障和档案信息存储安全保障两方面安全工作。形成档案系统智能安全保障体系，对单位档案安全工作有重要作用。网络系统安全要确保每个系统能够正常运行，数据存储系统的安全包括操作系统、数据库管理系统等的安全。

6.档案系统智能管理的效果

档案系统智能管理对传统档案管理进行了彻底改进，充分利用信息技术形成档案管理模式，产生良好的档案智能管理效果，同时很大程度上简化了不必要的流程，提高了档案管理效率。

五、结语

综上所述，随着社会信息化程度的不断提高，新时代建立档案数字化是必然发展趋势，应该引起相关人员的密切关注，使其能够更好地服务于社会和人民。因此新时代档案管理要不断地规范化、科学化，充分结合传统和现代的管理理念，最大限度进行优势互补。信息时代要不断进行档案管理新思路的探索，正确看待其中存在的不足，实现高效的档案管理工作，迎接知识经济时代的新挑战。不断转变传统的档案管理理念，树立正确的档案管理意识，学习国外先进有效的档案管理方法，促进我国档案管理工作走向现代化。因此，实现档案系统智能化管理工作是今后的工作重点。

参考文献：

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[2]孙英.浅谈新时代档案管理工作的创新[J].中国科技财富， 2012（7）.

[3]高宏.浅谈新时代背景下企业电子档案管理[J].企业文化旬刊， 2013（8）.

责任编辑：孙瑶