浅析信息化背景下高校人事档案管理利用现状、问题与对策

蒋莹（广西艺术学院，广西 南宁 530022）

随着高校信息化程度不断加深，高校信息系统逐步完善，高校人事档案管理利用也面临着新的挑战。随着我国人事制度改革的不断加深，高校人事档案也需要不断的优化升级，如何对高校人事档案信息化管理进行改革，是衡量一所高校信息化管理优劣的重要指标。

一、高校人事档案管理利用的现状与问题

当下各高校不断合并、升级或者解体，高校内部的各个机构也进行了相应的调整。加上高校人员需要进行更多的进修、留学或跳槽，流动性大，这导致了人事档案管理利用更复杂。现今，高校人事档案管理利用，面临着档案信息不完整、信息更新不及时、保密意识不强；人事档案制度不完善；人才队伍素质函待提高等一系列问题。

（一）高校人事档案信息失真、不完整、更新不及时

中共中央组织部和国家档案局下发了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》，对人事档案归档内容、目录格式等作了明确的规定。《干部人事档案材料收集归档规定》第二十九条要求，归档材料应该真实、完整、齐全，文字清晰、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。但是在实际操作中，发现部分档案内容不符合规定，存在信息不明确、没有承办单位或个人署名，材料日期不明确等问题。由于早期人事档案管理松懈，而人事档案关乎个人的职务晋升、工资待遇、福利待遇等切实，因此某些失真材料、不实信息被加入到个人档案中，例如，某人的档案中出现多个不同的出生年月，年龄时大时小等。档案材料不完整，例如，某人的职务变动明确，却缺乏相应的任职文件；学历档案没有能够加及时入个人档案等。

（二）高校人事档案制度不完善，执行力度差

在高校聘用制度的执行背景下，人才流动性大，校内人员调整频繁。而高校人事档案管理岗位任务繁重，而各部门及各职工个人档案意识不强，对人事档案不重视，故给人事档案制度的执行带来了一定阻力。《干部档案整理工作细则》中对干部档案的归档内容、归档程序、归档材料要求都有明确细致的要求，但在实际操作中各部门上交的人事档案材料并不能按照要求去整理初始材料。无论从内容、归档时间和梳理都跟学校人事档案管理条例要求相去甚远，而当材料归档到人事部门时，由于管理人事档案的人员少，工作量大，并不能严格审核归档材料，因此某些不符合规定的材料被直接归入个人档案中。人事档案整理工作量大且细致，需要各部门各人员相互配合才能做好。如今的高校人事档案管理工作还不能够完全执行人事档案制度。

（三）人员配备不齐全，档案素养函待提高

在高校，从事档案管理工作人员数量少，专业性不强。按照规定，高校必须安排至少一名工作人员专职管理人事档案，而根据目前情况，很多高校未能安排人员专职管理人事档案，多数高校人事档案管理人员是兼职管理，并不能专心细致地做好人事档案管理工作。人事档案管理人员的短缺导致了人事档案管理中的诸多问题，例如，归档材料不齐全不合格，归档时间不及时，甚至造成人事档案的泄密，人事档案安全得不到保障。因此人员配置是高校人事档案管理工作的重中之重，只有档案管理人员配备齐全，才能推进信息化人事档案管理工作发展。

部分高校即使能做到配置专职的人事档案管理人员，也不能保证其人员的档案专业性。在高校人事档案管理人员中，来自档案学专业人才并不多，这是因为高校行政人员门槛较高，需要硕士研究生学历，而每年档案学研究生毕业人数有限，造成了难招聘到专业档案人才管理人事档案的局面。人事档案管理人员的档案素养不高，易在工作中形成不能及时发现问题改进问题的情况，而是按部就班归档材料，不能激活人事档案管理工作，更不利于人事档案信息化管理。

二、改善信息化高校人事档案管理利用工作的对策

如何创新高校人事档案管理利用工作，使其更适应现代社会需要，顺应当下人事管理改革路径，提高人事档案管理信息化程度，成了现今高校人事档案管理需要解决的重要问题，

（一）完善高校人事档案归档程序

当下高校人事档案归档程序还是按照传统路径归档，归档过程中容易出现档案信息失真、审核不够严格，材料不完整的问题。要解决这些问题，需要高校人事部门和组织部合力解决，首先从源头管理，在人事档案材料形成之初就要严格按照《干部档案整理工作条例》进行填写，组织部在形成材料时应该细化填写规范，做到初始材料的完整，在将人事档案归入人事档案室之前，应该由专人对材料进行审核，审核通过方能移交归档。而在归入人事档案室时，应该对档案材料再次审核，特别注意审核材料的填写规范，对于不合格的档案不予以归档。在二次审核中，组织部重点审核材料的真实性，而人事档案室重点审核材料是否完整，各有侧重，以保障人事档案材料的真实有效。在高校中，人事档案室应积极主动催收档案，并对全体教师宣传人事档案的重要性，提高全体教职人员的档案意识。在信息化环境下，可以将高校人事档案归档程序进行部分信息化，留存有用信息，同时通过信息系统严格归档程序，将归档路径记录下来，将不容易出现档案材料丢失的情况。

（二）根据需要修订高校人事档案管理制度，提高档案管理意识

高校应在《干部档案工作条例》、《干部档案管理工作细则》的指导下，制定符合高校实际情况的高校人事档案管理制度。制度一旦制定，各部门必须严格遵守，不能忽略人事档案管理制度，在管理工作中出现违反制度的行为。因此，在人事档案管理制度制定后，领导应该高度重视，强调人事档案管理的纪律性，保障人事档案的安全。人事档案室应该在全校宣传人事档案管理制度的重要性，提高各部门和各位教职工的人事档案意识，严格遵守人事档案的查阅、归档规定，保证人事档案的完整齐全。

（三）加强信息化人事档案人才队伍建设

高校人事档案人才队伍建设是人事档案信息化工作的重中之重，只有解决了人才问题，才能积极推进高校人事档案信息化进程。首先，应积极配置专业人事档案管理人才，引进档案专业人员，才能从根本上提高人事档案信息化管理工作水平。其次，加强人事档案管理人员的培训进修工作，安排人事档案管理人员定期进行培训，或到外进修，创新档案管理意识。特别应该注意进修档案信息化管理课程，在档案信息化知识储备到达一定量的时候，才能够改进现在的人事档案管理模式，创新人事档案信息化工作。

高校人事档案工作只有与其他部门相互配合，在学校其他改革同步进行下，才能真正的创造出人事档案管理的创新局面。而人事档案信息化管理工作，更是需要与信息管理部门一起努力探索，才能实现可行的人事档案信息化管理模式。在保证人事档案安全的前提下，实现信息化人事档案管理利用，才能真正发挥人事档案的作用。