浅谈对于新形势下的档案管理的创新服务

摘要：在计算机信息化技术普及的时代背景之下，各种工作对于档案管理规范化的要求日益加强，而档案管理又是促进高校长效发展的核心推动力。在这种大的前提之下，高职院校管理工作者应该充分地认识到现在档案管理方面存在的问题，跟随时代的进步，不断地更新档案管理的模式和方法。本文将为新形势下档案管理的创新提供一些方法作为参考。

关键词：高职院校；档案管理；存在的问题；创新方法

在新课表改革的背景下，高职学校的档案管理工作被放在了学校和教育部门工作的第一位，同时档案管理工作作为衡量一所学校管理工作进行的是否完善的一大标准，对于学生、科研等信息的管理，以及高职院校的发展具有重要的意义。加强高职院校的档案管理工作可以提高高职院校的教育水平，推动高职院校管理制度的完善。

一、 当前高职院校档案管理工作存在的问题

目前许多高职院校的档案管理工作都存在一些问题，并且这些问题对于高职院校管理工作的进行以及管理制度的完善造成了严重的阻碍，下面我们对高职院校档案管理工作存在的一些主要问题进行分析。

1. 没有专业的档案管理人员

现在许多的高职院校的档案管理人员都是外来聘请的兼职人员，根本没有相关专业的专业知识，甚至没有相关专业的从事经验。除此之外，有的院校则是分配专业不对口的教师去进行档案管理工作，这些人由于不具备专业知识、技能和素养，所以难以及时地获取档案管理资料和信息。这种不专业，不正规的管理模式就是高职院校档案管理工作发展的最大阻碍，同时也妨碍了高职院校的发展脚步。

2. 不重视档案管理工作

档案管理工作是独立于高职院校的教学生活之外的，在这种情况之下，档案管理工作就经常会被大部分人遗忘，只有在需要的时候才会想起。教学工作，教学进度才是高职院校中教师的工作重心，因此档案管理工作没有受到相关人员的重视，没有其应有的地位。从而，高职院校的档案管理工作一直没有被学校和教育部门摆到桌面上来谈。

二、 高职院校实施档案管理工作的必要性

1. 为高职院校积累信息资源

高职院校的档案是促进院校的持续改革发展，提高院校精神面貌和历史底蕴的前提条件。因为高职院校的档案是院校的发展历程的清晰化的映射，所以完整的档案可以清楚地反映高职院校的办学历史和历史文化底蕴，同时完善档案管理制度还可以促进院校的管理水准和教学质量的提高。

2. 有利于落实科学发展观

高职院校的档案管理工作是科学发展观中教学，科研和社会三大部分中教学和社会部分。档案管理工作的有效进行对于高职院校的发展和推动社会服务多元化具有重要意义，总而言之，高职院校的档案管理工作对于学校和社会都具有重要意义。

3. 高职院校改革的基础

在新时代教育体制改革的潮流之下，高职院校也需要跟随时代的进步，进行教学改革。这之中最重要的就是能够跟随时代的脚步，及时地更新教育发展观念。在这种情况之下，高职院校的档案管理工作就成了高职院校进行改革的基础工作。档案管理工作可以为高职院校的改革提供有效、及时的信息，在档案管理工作的及时配合之下，高职院校的教学改革才能及时有效地进行。而高职院校教学改革的顺利进行，又为档案管理工作的进行和档案管理制度的完善提供了良好的环境，为下一次的教学改革奠定了基础。

三、 高职院校档案管理工作的创新方法

上面我们对高职院校档案管理工作存在的问题，以及高职院校档案管理工作的必要性进行了分析。由上文可知高职院校档案管理工作存在不重视，缺乏专业人员，跟不上时代的脚步等一系列问题。同时我们知道了档案管理工作的有效进行，对于高职院校的长期发展的重要意义，下面是对于如何创新档案管理工作的一些方法。

1. 创新档案管理意识

先进的意识是工作开展的前提，因此创新高校档案管理工作的意识和理念就是高职院校档案管理工作有效进行的前提。对此主要有三方面的解决方法，第一，通过各种形式的宣传工作，加强档案管理人员对于自身工作的认知水平，让相关工作人员能够自觉地提高服务意识，找到创新方法；第二，强化全面、全过程、人性化的服务理念，可以通过一些创新活动来开拓档案管理人员的创新思路；第三，通过相应的宣传教育使教职工人员充分地认识到档案管理工作的重要性，让其认识到资源搜集管理的借鉴和指导意义，激发相关人员对于自身工作的熱爱，而后自觉地为学校的发展而搜集整理资源。

2. 进行档案管理工作的改革

档案收集、档案划分、档案保管、档案开发、档案利用是档案管理工作的主要环节。在信息化的社会背景之下，现代化的管理设备是管理工作有效进行的前提。但是目前许多高职院校由于领导不重视档案管理工作，因此，学校并没有相应的、先进的管理设备，在这种情况之下，高职院校的档案管理工作效率低下。因此加强相关领导的重视，引进先进的管理设备，加快档案管理工作现代化、信息化、资源化的进程刻不容缓。这样不仅可以提高档案管理工作的效率，还可以减轻档案管理人员的工作负担，让工作人员更加乐意去完成档案管理工作，并将之完成的尽可能好。

四、 总结

如上面所阐述的，高职院校的档案管理工作在教育体制改革的背景之下，也在如火如荼地进行管理制度持续深入的改革。主要是从传统的手工、人工管理模式改革为计算机的信息化、资源化管理。这样高职院校的档案管理工作变得更加高效化和多元化。但是虽说档案管理工作在不断地改革完善，在改革的过程之中还是存在一些问题，同时改革也面临着许多挑战，这就要求学校尽快地提高认知，跟上时代的脚步，将档案管理工作改革进行到底，促进院校的全面发展。

参考文献：

[1]吴育红.结合工作实践创新高职院校档案管理工作[J].卷宗，2017（36）：6.

[2]袁艳.浅析新形势下高职院校档案管理工作存在的问题及改进建议[J].黑龙江史志，2015（7）：118.

[3]展贤东.新时期高职院校档案管理工作规范化的新途径[J].卷宗，2017（33）：24.

作者简介：崔杰，副研究馆员（副高），黑龙江省哈尔滨市，哈尔滨职业技术学院。