基于网上报账平台的高校财务业务流程再造

（广东工业大学广东广州510000）

近几年，随着高校教育事业的迅速发展和高校管理意识的提高，各高校对财务管理模式的认识也越来越深入，具体到业务则体现为越来越科学的财务分工。与此同时，高等教育经费规模日益扩大与报账业务的日益复杂化以及历史遗留的问题，同样给高校的财务工作带来一定的困难和挑战。伴随着计算机和网络的发展，在信息共享的大环境下，高校报账系统模式的改变成为可能。因此，如何充分利用报账平台的构建，进而提高报账人员、审核人员的工作效率以及为学校各部门及时、快速、准确地提供财务信息，成为高校财务重要的议题。

一、高校财务业务流程现状

高校财务业务的基本职责是按照相关的法律法规、财经纪律规定、学校财务管理制度以及定额管理要求，对相关经费收支的合法性、合规性和合理性实行全面审核和监督，具体包括预付款项办理、结算和报账审核等。当前我国高校大多采取现场报账的方式对各类经费的支出进行审核，本文对现场报账方式的经费报销和津贴发放等两种最常见的报账情形进行业务流程的再造分析。

图1 高校当前经费报销业务的流程

（一）当前经费报销业务流程分析

经费报销业务是高校财务报账业务中工作量最大的业务，从图1可以看出，当前报账人员要把报账信封放在财务处排队，待审核人员审核完毕再过来报账，至少需要前往财务处2次以上，遇到发票不规范或者资料不齐等问题不能提前知悉，需要审核人员出账才能发现问题，致使报账人员要更改报销的经费本或者减少报销金额，这无疑让清楚的经费问题复杂化。

（二）当前津贴发放业务流程分析（见下页图2）

津贴的发放涉及的种类繁多，如研究生津贴、本科生津贴、专家劳务费、外聘人员劳务费、各类奖金及补贴等，津贴的发放同时联系着报账人员、收费管理科、工资结算科、人事处、审核科等部门或科室，是高校财务报账业务非常重要的业务。

现有的流程中，报账人员登陆工资结算系统输入发放人员姓名、银行卡号及金额，工资结算系统无法识别个人银行卡的状态是否符合发放规定（是否是本地银行卡、银行卡是否已激活等），由工资做盘到银行才能发现问题并退回，财务处只能根据银行退回资料再单独通知发放失败的人员，然后再单独出账把钱转到个人。

报账人员无法查询项目经费里津贴的预算额度是否已用完，工资结算科也没有报账系统的权限，无法查询项目经费是否还有余额提供津贴的发放。待审核人员出账时，发现某些项目经费的科目预算已用完，再通知报账人员前来更正。结果不仅是报账人员需要多次往返财务处，更让工资结算科和审核人员的工作效率大大降低。

图2 高校当前津贴发放业务流程

二、当前高校财务业务流程存在的问题

（一）制度出台产生的信息不对称

近年来，随着高等学校教育经费的扩张，高校服务意识的增强，各级行政管理部门包括高校本身为了规范财务报销支出，相继出台一系列财务规章制度。这些新文件的具体条款往往与旧文件的规定有较大的差别，高校财务人员从学习到理解，再到调整现有报账系统必须花一定的时间，而有些高校的校领导、院系负责人、报账人员对新制度报销规定的改变不太清楚甚至一无所知，这种制度出台产生的信息不对称给具体的财务工作造成很大的障碍。

（二）新业务产生的信息不对称

随着高校与外校或者外界合作的机会增加，高校师生和教职工外出培训、学习、交流及校企合作越来越活跃。例如师生因科研需要与企业合作研发一款新产品，需要长期在外地的企业做实验，住宿所产生的费用占科研支出很大的比例，大多数科研人员为了节省费用支出，会采用合租、住在企业宿舍等方式而无法提供正式差旅费住宿发票；又如很多教师会利用寒暑假的时间到境外参加会议或访问，从纵向课题经费中支出差旅费等。如果按照经费预算的一般规定，这些业务均无法通过正常报销，上级主管部门在制定报销规定时通常采取“一刀切”的政策，而高校作为特殊的事业单位却丧失了其应有的灵活性，这也使财务处的审核工作处在两难的境地。而且，由于高校财务工作的专业性太强，作为一般的报账人员无法从专业的角度去理解制度制定的内涵，导致在报账过程中审核人员与报账人员的沟通不畅。

（三）部门间信息孤立产生的信息不对称

高校的会计工作也是事后算账、事后报账，信息传递的时效性较差。业务流程与管理流程之间不能紧密合作，导致财务信息的相关性、有用性和实时性受到极大影响。报账人员通常无法实时查询经费的余额、使用情况、可使用的各科目额度等信息，财务处审核人员更是无法了解票据所涉及的科研业务进展情况，这样就会产生同一业务重复报账或者审核人员不知所云的现象。另外，有些财务人员只是将新的信息技术用在旧的工作流程上，没有从根本上改变工作流程，无法从新的信息技术中获益。

三、网上报账平台下财务业务再造的构想

（一）经费报销业务流程再造的方式

当前高校经费报销业务由报账人员贴好发票放在财务处排队，待审核人员查阅发票后再通知报账人员再次前往财务处，一般报销业务会有各种各样的问题，比如发票真伪问题、发票报销范围不正确、预算超支等，这些都是由信息不对称、信息传导不流畅导致的。

图3 高校业务流程再造后经费报销业务流程

1.通过高校网上财务报账平台进行高校经费报销业务流程再造（见图3）。（1）报账人员登陆高校网上财务报账平台，填写经费报销模块，经费报销比借款稍微复杂，需在报账平台输入的内容较多：报账人员填写项目编号后，可以查阅该项目每个预算科目的剩余额度，选择要报销的发票所属的预算科目种类，接着填写本次报销的发票金额、附件张数、相关说明、付款方式选择、银行账号等并保存。（2）由项目负责人登陆高校网上财务报账平台，审批报账人员的经费报销申请，同时生成经费报销预约号。（3）财务处审核人员登陆系统读取预约号，系统自动将经费报销的内容生成记账凭证格式，查验金额符合条件和项目余额充足时，审核人员点击保存即可生成记账凭证。审核人员根据报账人员在预约时填写的发票情况适当通知各个已预约的报账人员前往财务处报账，以合理安排时间，报账人员带上发票等相关资料给审核人员审核，如发票和审批等没有问题，审核人员打印已自动生成的记账凭证。（4）如果报账人员在高校网上财务报账平台填写借款申请时选择的付款方式是报账易，则直接通过银行联网系统，将款项转到填写申请时的银行卡号上。若付款方式选择的是开支票或者汇款到单位，也是直接通过银行系统，将款项转到填写申请时的对方单位账户。

2.经费报销业务流程再造后的优点。一是报账人员只需前往一次财务处便可完成报账工作，节省时间。二是报账人员登陆网上报账平台，选择本次所属的预算科目种类时，可查询到科目预算余额，避免传统审核人员出账发现余额不足时再退给报账人员进行修改，减轻了报账人员的工作量。三是在网上报账平台输入本次需报销的金额并保存后，相应的预算余额减少，避免尚未出账的多次预约致使预算额度超支。

3.经费报销业务流程再造对报账人员的要求。经费报销业务流程再造无疑提高了审核人员的出账效率，但同时对报账人员的要求更高。（1）只有熟悉项目经费各个科目的财务预算使用情况以及财务报销的各个科目类型的分类，才能在网上报账平台申请时准确选择所需的科目。因财务制度和审计的需要，高校对科目的设置较为详细，如专用材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、国家合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费等。（2）报账人员自己鉴定发票的真伪或者上网查询，有效地提高了报账的效率。

（二）津贴发放业务流程再造的方式

1.通过高校网上财务报账平台进行高校津贴发放业务流程再造（见图4）。（1）报账人员登陆高校网上财务报账平台，进入津贴发放模块，填写需要发放津贴的人员资料（姓名、身份证号、人员类型、发放金额等），然后将发放的总金额保存到经费发放的预算科目 （由于科目余额与报账系统联网，因此报账人员可以直观了解到经费是否还有发放津贴的预算）。（2）项目负责人登陆高校网上财务报账平台对报账人员填写的资料进行审批，保存后生成津贴发放预约号（项目负责人登陆自己的ID相当于电子签名）。（3）工资结算科审核各个津贴发放的预约单并汇总，批量导入银行联网系统并直接发放津贴。银行联网系统检查发放人员的信息、银行卡资料是否符合条件，有问题的退回，没问题的直接发放到个人银行账上。（4）审核人员通过工资结算科生成的汇总预约单导入报账系统，自动生成记账凭证模板，结合银行联网系统发放成功与失败情况，完成津贴发放的出账工作。

图4 高校业务流程再造后津贴发放业务流程

2.津贴发放业务流程再造后的优点。一是报账人员可以不用前往财务处办理津贴发放业务。二是报账人员可以通过高校网上财务报账平台查询预算额度，进而选择发放本次津贴的项目经费本，能在源头制止预算超支的可能性。三是工资结算科将所有报账人员津贴发放预约单汇总整理，直接通过银行联网系统进行发放，简化了以往通过汇总报账人员的电子文档、再根据银行发放的模板进行调整的流程，大大减少了工资结算科人员的工作量。四是根据汇总的预约单直接生成记账凭证模板，极大减少审核人员每月平均300条左右的发放输入量，并在源头上制止预算超支的可能，提高审核人员出账效率。五是报账人员在网上报账平台输入发放人员信息后，可联网银行系统直接查询银行卡信息是否正确，杜绝流程改造前只能根据银行退回资料单独通知发放失败的人员前往财务处、再单独出账把钱转到个人的情况。

四、结束语

经费报销是报账数量最多的业务，使用高校网上财务报账平台预约进行报销业务流程再造，能够减少审核人员工作量，同时也降低了报账人员往来财务处的次数，进而把更多的时间放在科研上，为高校的可持续发展提供保障。

津贴发放业务涉及的种类繁多，津贴的发放同时联系着报账人员、收费管理科、工资结算科、人事处、审核科等部门或科室，使用高校网上财务报账平台对津贴发放业务流程再造，使各部门对津贴发放信息的读取更加便利，实现了信息共享。