针对如何加强中职档案管理工作的探析

倪冬辉

摘要：随着社会的快速发展，国家越来越重视中等职业教育工作，而且对中等职业教育的投入也呈上升的趋势。促使中等职业教育工作进入快速发展的关键时期，同时学校档案管理工作的重要性也越来越明显。本文针对如何加强中职档案管理工作进行了研究，针对中职学校当前的实际情况，分析了学校档案管理的薄弱环节。每位中职院校的教育工作者们也在努力的思考如何才能更好的促进档案管理工作的健康发展，在中职学校档案信息管理中应积极的采取先进的设备技术，使档案的利用速度更加的快、准，准确的把握档案管理工作发展的机遇，为中职学校教育科研工作提供优质的服务。

关键词：中职档案管理；问题；解决对策；创新

新时期中职教育体制改革的不断深入，给中职学校档案管理工作带来了更高的要求，我们必须改进工作思路，在原纸质档案立卷的基础上，建立有效的档案管理机制，与档案的信息化相适应。正确认识档案学管理在整个学校管理中所扮演的重要角色，在電子档案的升级过程中，充分发挥原有工作人员的优势，在文件管理也要以人为本，担负起电子文件管理工作的重任，实现档案信息的数字化。本文分析了当前中职学校档案管理工作中存在的主要问题，并结合实际情况，提出了加强中职学校档案管理的有效措施，进一步实现档案标准化、规范化的管理。

一、目前中职学校档案管理工作中存在的主要问题

（一）档案管理人员专业素质良莠不齐导致各种档案整理工作困难重重

档案工作有着很强的专业性，尤其是中职学校的档案工作更具有其独自的特点，不能仅凭经验去做。可是目前中职学校的有关档案工作人员，大部分没有经过专门的上岗培训，没有正确认识到档案管理工作的重要性。工作积极性不高，无法胜任具有专业性的工作，阻碍了中职院校的档案管理工作的发展。

（二）档案信息化程度不高，管理设施滞后，大大降低了档案信息的利用率

在中职学校的管理工作中，虽然档案管理工作是基础工作。但是由于领导重视程度不够，使中职学校档案信息化建设无法满足档案管理现代化的需要。传统的档案材料是以纸质的形式存在，目前仍然有一些中职学校的档案信息并没有实现电子版。基础设施不健全，只能维持档案管理的一般需求。影响学校档案材料的保存，甚至出现丢失与损坏。

（三）对于档案管理教职员工的认识存在偏差，影响了档案资料的不完整性

丰富的档案资料是学校的宝贵财富，浸透着教师多年的辛勤汗水，可以为教学科研提供服务。可是教职员工却没有正确认识它的价值所在，甚至将一些文件、科研成果等重要的材料长期保存在自己的手中，没有按时的进行归档移交，甚至变成了“死档”，缺乏档案材料的收集意识，导致档案资料的完整性受到严重的影响。

二、加强中职档案管理工作的有效措施

（一）提高档案管理人员业务素质，增强现代信息技术的应用能力

中职学校档案管理工作直接受档案工作人员的业务素质影响，尤其现代信息技术的综合型技能人才特别需要。因此，要想加强中职档案管理工作，必须从根本上提高工作人员的专业素质。加强档案在职人员的继续教育，定期对现有教师进行培训，使其掌握各种载体档案的管理方法，提高相关的知识水平和实践能力。同时改善工作条件，不断研究新的档案管理理论，在务实基础上促进创新。

（二）加强档案信息的数字化建设，实施信息化电子档案建设

首先要结合中职学校的实际情况，把纸质档案升级为数字化信息，实现纸质档案的信息化，避免出现传统档案管理的常见问题，比如由于受潮等导致的档案损坏现象出现。加快档案数据库建设，要充分利用计算机网络，更好地保护好档案。应用现代化管理手段，保障档案资源的开发和利用，强化学校档案信息开发工作，可开设多媒体阅览室。在档案材料上做到纸质档案和电子档案相结合，使档案管理手段要与时俱进，发挥档案信息应有的作用。

（三）健全档案管理制度，加强档案的收集和整理

完善的工作制度能够提高工作效率，设立专门档案室。在中职院校的档案管理中，建立综合档案管理机构，专门配备档案工作人员，整理全校各类档案。充分利用各职能部门档案管理灵活，加强档案的收集、保管和归档工作。实行统一集中管理，提高档案馆（室）的建设，这是档案工作的基础。认真研究落实本部门的档案工作任务，责任要落实，保障中职学校的各种资料齐全完整，确保档案材料的安全。

三、结束语

综上所述，在中职学校的管理中，学校档案工作能够充分体现出学校管理水平、办学特色、以及发展轨迹等，发挥着重要的作用。中职学校档案管理工作基于新时期所出现的各种变化，正确树立中等院校档案管理理念，应该积极采取创新工作手段和科学的管理方法。拓展工作对象，制订完善的与现代化管理相适应的管理体系，实现档案的电子化升级。提高档案资源开发利用工作的质量，发挥档案信息的价值作用，丰富学校档案资源。为工作人员提供业务学习和技术培训的机会，使其尽快掌握先关的知识，并能够熟练的应用有效的技能。促使档案能够更好地服务于学校，推动中职学校健康的发展。

参考文献：

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