档案管理工作“现代化”探究

赵雪霏

摘要：随着互联网的发展，信息技术已在档案管理中广泛应用，不仅能提高档案管理效率同时也能提高对于档案信息的使用效率，因此加强档案管理工作现代化具有重要意义。为了充分发挥其作用，本文简述了档案管理工作现代化的主要特征及其重要意义，对加强档案管理工作现代化的主要作用及其措施进行了论述分析。

关键词：档案管理工作；现代化；特征；作用；措施

一、档案管理工作现代化的主要特征

档案管理工作现代化的特征主要表现在：（1）网络化特征。档案管理工作现代化的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。（2）便捷特征。档案管理工作现代化具有便捷化特征。档案管理工作现代化就是基于现代化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作的效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。

二、档案管理工作现代化的重要意义

档案管理工作现代化的意义主要表现为：（1）满足档案使用要求。档案信息数据库中的信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的档案数据库系统，利用档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。（2）提高档案利用效率。档案管理工作现代化目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。档案管理应该对档案信息实行动态化管理，探索建立电子档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升档案的价值。（3）实现资源共享。在现代化档案管理工作中，计算机技术和网络技术得以广泛应用，档案不仅完成了存储和管理的数据化，并且档案信息能够及时进行传输，档案的查找和运用不会受到时刻和地址的限制，有利于提高档案管理工作效率，保证了档案资源共享。

三、加强档案管理工作现代化的措施

（一）建立完善档案管理工作现代化制度

（1）档案管理工作现代化有别于传统的档案管理方式与方法，因此档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案管理工作现代化的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案管理工作现代化有制度的保障，实现档案管理工作现代化的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案管理工作现代化中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案管理工作现代化过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

（二）提高档案管理的现代化意识

要想提高档案管理工作现代化水平，首先就要让档案工作人员接受档案管理工作现代化的观念，强化他们档案管理工作现代化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对档案管理人员进行现代化意识的培养，营造现代化管理的氛围，工作人员对档案管理的现代化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为档案的现代化管理，为档案管理工作现代化打好思想基础。

（三）加强档案管理工作现代化设备基础建设

先进的信息管理设备是档案进行现代化管理的物质基础，为了提高档案管理工作现代化水平，企业或政府单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能滿足档案管理工作现代化要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率将会大大提高，档案管理工作现代化进程的步伐也会加快。

（四）规范档案现代化的标准管理

档案管理工作现代化并不是一项容易的工作，其涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的现代化管理过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案管理工作现代化系统进行科学合理的构建。

（五）提升现代化管理人才的综合素质

主要表现为：（1）加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案管理工作现代化的中坚力量。因此，在档案管理工作现代化的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进档案管理工作现代化的技术人才。档案管理工作现代化过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案管理工作现代化过程中的各种技术难题。四、结束语

综上所述，档案管理工作现代化就是利用现代化技术以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理，并且提供相关服务。随着信息技术的快速发展，档案记录方式出现了多样化的趋势，传统的档案管理手段已经不能适应新形势，因此需要加强对档案管理工作的现代化进行分析。

参考文献：

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