论展馆档案工作的重要性

苏洪明

摘 要：档案是人类社会实践活动的真实记录，是党和国家宝贵的历史文化财富。这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案，是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。为使我馆的档案更好地有效地利用和科学地保护，因此提出支持档案信息化信息库的建立，为各类机读档案编制检索工具，制作全宗电子版的档案这个观点。

关键词：鸦片战争展馆；档案；管理

一、档案管理工作的重要性分析

档案，指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等这些活动直接形成各种文字、声像和图表等不同形式，对国家和社会来说，是有保存价值的历史记录。

展馆的档案的主要职能工作是征集保管、展示教育、学术研究等，并围绕这些工作展开作用，记录了各项业务活动的真实历史，还显示出发展和服务社会的核心能力。随着社会的知识经济发展，展馆的档案在建设社会主义先进文化过程中发挥着越来越重要的作用。展馆在社会中，对教育、学术研究都有着不可磨灭的贡献，重视档案的建设和管理，发挥展馆的重要作用，提高其管理水平，并且让展馆里的信息资源得以丰富，为新组织目标的实现和在可持续发展竞争中保持竞争优势至关重要。展馆的档案要努力实现向现实生产力的转化，并服务人民群众。要使展馆成为社会上重要的文化资源，就必须将其档案管理加强，这样才能更好的为全社会提供档案资源的利用。实现现代化档案管理是展馆工作所不可忽视的重要一环。如今，涌现的新领域档案，社会的快速发展和对档案信息化需求的变化，使档案工作的“廣阔前景”得到拓展，展馆管理者也要随着这些变化而开创新的工作态度和科学发展观，与时俱进，将现代科学的理论、方法与技术得到掌握和应用，按照一定的原则和要求对档案进行科学管理，增强档案工作在新时期的应变能力、竞争能力与宏观调控能力，真正为社会的发展和改革事业提供有力的支持和保障。

二、档案工作面临的问题

（一）资料收集、分类、整理的问题

（1）资料收集。无论是档案馆、还是档案室，资料收集都处于盲目状态，凭领导或档案人员的兴趣爱好进行收集，结果造成资料不是臃肿芜杂，就是寥寥无几，影响了馆、室藏的优化组合。（2）资料的分类和整理。从国家档案局到地方各级档案局，没有一个统一的规定和要求，档案人员只能想当然地对资料进行分类和整理，有的采用档案分类法进行资料分类，有的凭空想象地进行分类，结果造成分类混乱，不够科学，给管理工作带来困难，也影响了统计和利用。（3）利用方法各自为政。利用方法要么过于简单，甚至设有借阅手续，要么过于繁杂，影响了资料的开发利用。

（二）档案专业人员缺乏的问题

档案的重要性大家都有所共识，然而面对快速发展的经济建设，较之其他立见成效的专业工作，档案管理工作只在潜移默化中。正因为如此，各级领导对其扶植程度也不尽相同。

致使档案管理工作相对薄弱，从事档案管理工作的人员大多是兼职档案管理人员，不具备专业的档案管理知识，对档案业务不熟练，档案整理很不规范，造成档案建设工作缺乏秩序。因此，要使档案管理工作能与社会主义四个现代化建设相适应，与市场经济接轨，为党和国家各项工作服务，就要求档案工作能迅速、准确、全面、系统地提供所需要的档案材料。而以往传统的管理方法和手段则无法满足现代信息社会发展的需要，这就要运用科学管理的方法，采用现代化的手段，实现档案管理现代化，才能提供全方位服务。

三、档案信息的信息化管理

21世纪，人类社会的科技发展迅速，建设社会主义现代化也进入了新的阶段。自从出现国内外社会要共享信息资源的要求，人们开始对信息有了新的认识，在知识社会中，比资产、能源更重要的就是信息资源，它们对整个社会的进步以及生产力发展有着愈来愈大的作用。

因此，我国想要发展社会主义市场经济，就要实现现代化档案管理，这对党和国家事业而言是非常重要的组成部分。就本质方面而言，现代展馆是社会教育机构，收集、利用和研究展馆收藏的标本和文物，并组织成列在社会上传播给公众科学文化知识，是它的基本任务，进行简易的概括，这个过程为获取信息、研究信息再输出信息。好的展馆要有大容量信息的输出能力。

（一）信息信息化管理目标

计算机技术和网络技术的普及应用，令信息的处理变得更加方便灵活，丰富了检索手段，不仅如此，档案的管理工作目标也因为技术的发展开始发生了变化。档案管理工作在计算机应用的初期阶段确定目标为：将计算机技术灵活使用，完成各类检索工具的编制，使档案的信息化管理得以实现。档案管理工作在不断完善的计算机技术中，尤其是在网络技术的应用上要确定的目标是：为档案的信息化建立信息库，将各类机读档案检索工具进行编制，完成电子版全宗档案的制作。

（二）信息的著录

关于档案的数据准备，档案标引和著录是关键，在应用电子计算机前期处理的工作中是至关重要的，是一项非常细致和艰难的工作。著录标引工作要安排在前面，因为它的质量和数量会对计算机的管理系统的实用性有着直接影响，坚持标准化著录标引工作中的著录和标引，要用科学的方法办事，打下档案检索与自动化的坚实基础。靠信息分类令藏品的信息实现有序化，进一步实现信息共享和流通是远远不够的，必须要信息著录得到规范化。关于著录项目，要全面地对外部联系与藏品存在的方式、状态有所反映，还要同时对信息的检索与利用需求上进行考虑，为信息制定检索语言和检索工具，才能更好地在信息检索中因为检索语言的规范而实现了共享与流通。

（三）优化电子版全宗档案

将档案的检索信息和原件数码信息共同输进计算机里，就是电子版全宗档案，通过对各类计算机的程序进行编制，组合档案的检索信息和影像信息，实现查询与浏览档案的全部信息。电子版全宗档案可以复制档案的原件，它的检索功能也很重要，读者可以通过计算机查看档案原貌，还可以通过计算机上面的各种检索功能快捷地查询到档案信息。并且，电子版全宗档案还能够使档案原件得到保护，是一种档案原件的存放介质。

（四）建立档案信息数据库

为了使采集档案信息的准确性得到保证，就必须让档案信息数据库的标准以及基本形式得到快速确认。在数据库的基本形式确认上，要对各全宗档案中不同特点进行考虑，保留适当的可变空间，方便灵活处理各项数据。在计算机档案的检索系统上，根据有着不同特点的各全宗档案来建立数据库，从确定数据库的结构到链接各数据的关系，从审校修改数据到集成处理数据，都需要计算机专业人员与档案著录人员紧密的合作，使正常建立和运作系统得到证。除此之外，计算机中藏品信息的管理还让使用藏品和保藏矛盾得到了缓解，通过网络对社会和展馆进行沟通联系，使展馆的科学研究服务和教育等功能得到加强。