高校留学生档案管理的完善与优化途径探讨

郑平

【摘 要】在经济全球化的今天，高校间的国际交流日益频繁。来华留学生人员的增长，给我国高校留学生档案管理带来了一定的挑战。为了提高留学生教育质量，做好留学生的服务与管理，文章对高校留学生档案管理的完善与优化途径进行探讨，根据当前高校留学生档案管理实际情况，分析其中存在的问题。然后，基于发展的角度，提出了高校留学生档案管理完善与优化途径。

【关键词】高校留学生；档案管理；问题；途径

【中图分类号】F276.1 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）02-0301-02

在世界全球化不断融合的背景下，我国高校教育国际化进程的不断推进，使来华留学生教育得到跨越式的发展。而高校留学生档案真实记录了留学生在校期间的全过程，作为高校档案管理的重要组成部分，它与普通的高校学生档案管理不同，在管理过程中存在一些问题[1]。据调查显示，大多数高校留学生档案管理存在一系列问题，且档案资源的利用程度不一。为了加强高校留学生档案管理，需要们重视对高校留学生档案管理的完善与优化途径的探讨，这对留学生教育意义重大。

1 现阶段高校留学生档案管理存在的问题

对于高校留学生档案管理来说，由于其在管理过程中受内、外各因素的影响，因此档案管理不能有序且规范化地开展，出现的的问题主要体现在留学生档案管理机构不明确、留学生档案保存方式不完善、留学生档案管理内容不完整及留学生档案开发利用程度不够，具体内容如下。

1.1 留学生档案管理机构不明确

目前，由于各高校对留学生的录取、管理模式不一，导致其档案管理各有差异。其中，档案管理机制涉及留学生管理部门、教学单位及高校档案管理部门，而各部门之间有自身的任务，各自为政，缺乏有效的对接与沟通。另外，各部门之间对留学生信息的收集与存放，都仅仅是涉及本部门所管理的部分，因此导致归档内容不一致，甚至出现同一留学生档案在各个部门之间内容不统一的情况[2]。此外，由于留学生档案在入学前由国际合作交流处管理，而在学习期间由所属院系管理，待毕业前重新交给国际合作交流处，这种多头管理模式使档案管理过于分散，难以保证其完整性与系统性。

1.2 留学生档案保存方式不完善

首先，大多数高校对留学生档案保存时间并不一致，且主要按照年份进行整理，在学生毕业离校后移交学校档案馆立卷并保存，这样的组卷方式不利于查找与利用。其次，保存部门不统一。由于留学生身份信息比较复杂，名字、护照号码等时有重合情况，多部门进行档案归档时难免存在疏漏。而有些留学生由于休学、复学等客观因素，学籍材料形成时间过长，对某一阶段的档案管理不能妥善衔接。最后，档案保存要求不相同。一般而言，档案部门对留学生的档案管理偏重对学生各个阶段的档案管理，而对较短时期的留学生档案管理不做硬性要求。另外，留学生档案大多为纸质档案，电子档案较少，且没有要求整理递交给档案馆。纸质档案在各高校流通中并不是通用的，不能成为交流外事工作及成果的媒介。

1.3 留学生档案管理内容不完整

现阶段，虽然大多数高校留学生档案管理均按照教育所颁布的相关规定执行，但归档内容缺乏统一的标准，难以统一管理措施与方法。而系统化管理体制的缺乏，使高校留学生档案管理不明确，导致原始档案管理不规范、完整，加上大多数高校只重视留学生入学前的档案收集，没有考虑到其档案的特殊性，对留学生入学之后的一些档案收集情况不够重视，导致该内容资料比较缺乏，这不利于留学生档案管理。另外，高校对留学生日常管理类档案收集比较重视，而对其教学档案重视不够，这就导致留学生档案缺乏整体性，使用价值不高。

1.4 留学生档案开发利用程度不够高

目前，对高校留学生档案的管理，还处于基本的保存状态，对档案信息的利用尚浅，对教学管理、改革服务的利用成效不大，从而导致高校留学生档案利用程度并不高[3]。另外，留学生档案档案信息具有分散性、无序性，在实际的留学生档案管理过程中，主要是对其进行信息的整合与筛选，但在档案信息归档方面还缺乏一定的标准，这使留学生档案信息管理难度进一步加大。例如，虽然一些高校有留学生档案管理平台，但是只限于本校人员及学生使用，其他高校或用人单位不能了解学生的信息，这为留学生招生、教学管理及日常管理带来诸多不便。

2 高校留学生档案管理完善与优化途径

对于高校留学生档案管理的完善与优化问题，在了解了其管理过程中存在的问题之后，提出了完善与优化的途径，主要表现在完善与优化留学生档案管理制度、管理内容及管理方式及做好留學生档案开发利用工作。

2.1 完善留学生档案管理制度

自国家教委颁发有关高校学校档案实体分类法后，外事类档案被列为高校十大档案之一。教育部也实施了相关的档案管理办法，这从法律层面对留学生档案管理范围、方法做出了界定[4]。但是在具体的管理过程中，相关规定使留学生档案管理过于笼统、简单，不能满足当前对留学生档案的管理要求。各高校需要根据高校留学生各方面管理情况，立足于法律法规，制定合理的留学生档案管理制度。此外，要完善留学生档案管理机构的职责，对相关人员进行培训，提高留学生档案管理的质量。

2.2 创新留学生档案管理方式

目前，受当前经济条件与行政管理条例的影响，高校留学生档案管理不能满足学校的发展需求，呈现一定的落后性与局限性。据调查显示，大多数高校留学生档案仍是手工操作与纸质保存状态，这不仅容易导致错误频出，还耗费了大量人力与物力资源。比如，一些高校虽然建立了自己的网络管理平台，但在管理过程中容易出现盲区[5]。因此，需要我们创新留学生档案管理方式。首先，通过建立自动化检索档案条目，加强电子档案建设，更新相关设备与技术，以此实现网络化管理。其次，通过采用现代化管理手段，为留学生档案信息化管理提供先决条件。另外，建立并完善高校留学生档案信息管理系统，将留学生档案管理朝向优质化、社会化及多元化方向发展，实现留学生档案资源的共享。

2.3 完善留学生档案管理内容

对于完善留学生档案管理，其内容涉及较多，主要包括简化留学生基本信息录入程序、做好学生档案数据库信息资源共享及成绩信息一体化管理。

2.3.1 简化留学生基本信息录入程序

在传统的档案管理中，管理人员根据学生填写的学籍表，补充相关的资料，对学生的信息实施录入，然后归档到学校档案室管理。由于在管理过程中需要完善信息，这使管理人员在一段时间后，为了更新与完善档案信息，需向学生征集信息，这在无形之中增加了管理人员的工作量。而高校建立信息化档案管理系统后，学生可直接通过网络，下载所需的表格进行填写。在此过程中，学生一方面可根据自身的学习情况，将档案信息进行更新与补充，另一方面学生可自行查阅个人基本信息。而学校可根据学生完善的档案信息进行科学的筛选与使用。

2.3.2 做好学生档案数据库信息资源共享

在高校留学生档案信息资源的管理与资源方面，对学生来说，通过高校建立的信息化网络，可随时查阅自己的相关成绩。对学校领导而言，可了解留学生选修课的情况，进一步了解留学生的学习特点，方便教师优化课程设置。对相关用人单位而言，可以随着检索所需留学生的档案信息，为其管理与决策做出帮助。

2.3.3 成绩信息一体化管理

留学生在校成绩信息管理是档案管理的一部分，其涉及的内容较多，比如平时成绩、选修成绩等。以往学生的成绩管理比较复杂，并且在管理过程中容易出现一些错误[6]。而建立信息化档案管理系统后，可根据每学期教学计划的内容情况，制定合理的管理措施。教师负责完善学生的成绩录入，待核查无误后进行发布，这样可使学生随时进行搜索，方便一体化成绩信息管理，满足了高校留学生扩招、专业增加等内容的管理。

2.4 做好留学生档案开发利用工作

随着高等教育事业发展，留学生数量的增多，甚至一些留学生受我国文化的影响，在毕业之后会留到国内工作，这就必须对留学生档案信息加强管理，使其档案信息资源共享的同时，可以更好地服务于社会。然而，在实际的档案管理过程中，我们对留学生档案的管理始终处于保存状态，而对档案研究工作开展较少，这就需要分散与传播静态信息、集中动态信息，总结数据与资料，筛选与提炼其中的信息资源，为学校教学与管理提供一定的帮助[7]。另外，建立完善的查询与检索体系，扩大留学生档案信息的利用范围，给一些使用者查询档案信息的机会，使档案信息发挥更大的社会效益，实现留学生档案信息的管理价值。

参 考 文 献

[1]谢凤丽.新形势下的外国留学生档案管理模式探讨[J].卷宗，2016，6（1）：16-16.

[2]何淑冰.有效加强高校留学生档案管理的若干思考[J].兰台世界，2016（18）：53-55.

[3]趙秀梅.高校外国留学生档案管理工作存在的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报：教育科学版，2013，26（1）：163-164.