基层干部人事档案管理制度发展与改革

丰超

摘 要：基层干部人事档案管理是单位各项管理工作的重要组成部分。对个人来说，它记录了干部人员真实详细的信息；对单位来说，它是选拔录用干部人员的重要依据。做好干部人事档案管理工作不仅与个人切身利益相关，也是体现单位在管理方面到位不到位的一个衡量指标。在当今时代，随着人事制度的改革，单位要实时发现问题，及时解决问题，利用信息化规范管理，不断提高管理水平，确保干部人事档案管理工作高效展开。

关键词：干部；人事档案；管理

人事档案管理工作的最终价值是使档案得到有效利用，为单位发展提供准确的信息和科学决策的依据。加强单位人事档案管理，充分发挥其作用，是有效配置单位人力资源、促进单位发展的有力保证，也是现阶段人事档案管理工作的重点所在。

一、干部人事档案管理的概述

干部人事档案管理是指将干部的个人基本资料、履历、学历以及工作相关记录等资料进行统一的收集管理，能够反映一个干部是否具有资格在其当前岗位，合格的干部应该是通过国家的严格筛选的，若是对档案进行造假，不仅仅是对其他人员的不公平，更是对广大人民群众的不负责任。其次也能反映一个干部是否在工作期间为人民谋福利，全心全意为人民着想。这是一项专门的工作，要求干部人事档案管理人员能够实事求是的对干部资料进行记录，在录入档案时，严格要求自己，避免审核数据不出现误差，在档案归档以后还需要做好相应的监督管理工作，避免档案被人为恶意篡改，蒙蔽大众。干部人事档案管理工作看似简单，实则需要管理人员有着过硬的专业素质修养，同时该项工作相对比较枯燥，还需要管理人员能够有足够的耐心并且足够的细心完成该项工作。只有这样才能保障档案的真实性，为人民负起责任。

二、干部人事档案管理存在的问题

2.1 档案管理水平不高

干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。但由于档案管理人员大多数是身兼多职，对档案工作投入的精力不足，相应的业务培训系统性不强，因此严重影响了档案管理水平。

2.2 档案收集力度不够

干部人事档案的形成单位分散，有本单位的，也有外单位的，而且形成时间不固定，给档案收集工作增加了难度。在整理干部人事档案时经常会遇到材料缺失的现象。一般有三类材料缺的比较多。一是学历、学位材料；二是奖励、表彰登记表；三是较早前的干部任免审批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字迹潦草不清，书写不规范，给干部人事部门查阅档案带来了很多困难。

2.3 档案整理水平欠缺

干部人事档案要进行规范化的整理，干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。在新《条例》规定之前，档案材料必须统一裁剪或整理成标准的16开（260*184mm）规格，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔或复写纸书写。而在实际档案文卷中会看到很多不符合档案整理规定的地方，有的档案整理人员为了达到标准大小的纸张规格，对档案材料实行野蛮裁割，导致许多有价值的档案材料缺失边角内容；有的档案材料被反复打孔装订，致使左侧边缘综排达10余个孔洞；由于档案整理人员对档案鉴别存在理解差异，所以在对整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分情况予以处理，而在实际工作中，对剔除档案的材料登记往往无迹可查。

2.4 档案管理信息化程度不强

随着科学技术的发展，计算机技术得到广泛的开发，但许多先进的技术手段和管理理念还没有充分深入到档案管理上来。特别是调阅档案程序需要反复翻阅档案原始材料，影响了档案的保存和安全，并造成一定的资源浪费。

三、干部人事档案管理对策

3.1 提高认识，促进管理常态化

干部人事档案管理工作是我国党政干部人事工作很重要的一个部分，这与每个干部人员的切身利益息息相关。作为单位的领导部门，在人事档案管理工作中首先要提高认识，因为认识决定高度，高度决定行动，行动决定结果。要把这项管理工作列入日常的重点工作当中，认识到它的重要性并落实到行动上来。要舍得投入人力、物力和财力，并把管理经费开支列入到单位财政年度预算上，以此来保证正常工作的展开和落实。对人事档案管理人员进行专职培训，提高他们对档案管理的认识，加强他们工作上的业务能力。在生活和工作等方面表示关心，在薪资待遇上妥善解决，提高他们工作上的热情和积极性，促进档案进行常态化管理。

3.2 落实制度，强制管理规范化

在档案管理工作中少不了制度，制定制度很重要，但是更重要的还要去执行和落实制度，不然就是毫无意义的。落实制度可以从下面几个方面入手：其一，信息材料规范内容填写。比如出生日期、参加工作时间等是农历还是公历的，不要能省则省，做到完整规范；其二，管理规范。档案实行管理体制责任制，人事部门按照管理范围类执行管理原则，对人员的档案信息适时跟进落实，及时整理人员的档案管理。其三，使用和传输规范。在查阅干部档案信息的时候，不得查看其亲属关系的档案，遵循有关查阅制度。人员因工作变动需要进行档案转移，要保证文件完整。

3.3 与时俱进，促进信息化管理

信息化时代进行信息化管理是管理趋势。针对有些单位特别是基层单位，要加强促进其信息化管理，这能够提高管理的高效性。单位首先可以对人事档案管理人员进行培训，熟练利用先进的软件进行操作。之后，要利用计算机、扫描仪等设备把干部人员的档案信息转化成数据库资料，搭建一个完整的干部人事档案数据库，方便以后对干部人員信息的快速准确查询。单位要充分利用先进的科学技术，及时更新干部人员的档案信息，保持档案信息的时效性。

结语：

单位的人事档案管理应该积极转变工作零路，不断深化对这项工作意义的认识，夯实业务基础，树立与时俱进的理念，增强服务意识，建立现代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地开发利用档案信息资源，推动单位人力资源管理和其他相关事务的发展，使其在单位现代化发展进程中发挥更大的作用。

参考文献

[1]李盼.事业单位干部人事档案管理工作探析[J].办公室业务，2017（05）.

[2]林彦婷.机关事业单位干部人事档案管理思考[J].合作经济与科技，2015（19）.

[3]魏淑静，韩春红.基于绩效考核工作下的干部人事档案管理工作探析[J].卷宗，2015（07）.

（作者单位：邹城市委组织部干部信息中心）