基层档案管理模式创新显活力

周春燕

近年来，如皋市档案局围绕“档案强市”的建设目标，着力在全面提升基层档案管理水平上下功夫，创新工作模式，全力推进镇（区、街道）档案中心规范化建设。2014年，全市14个镇（区、街道）全部建成档案中心，实现镇级各部门、各门类档案集中统一规范管理，如皋市委市政府拨专款70万元给以奖补，省档案局局长谢波批示进行专项评估，2015年6月省档案局发专刊，在全省推广该局的做法和经验。近两年，该市又放大示范效应，积极探索“村档镇管”，推动村（居）星级档案室创建，逐步完善基层档案管理机制、体制，形成“横向到边、纵向到底”的档案规范化管理新格局，全市基层档案管理步入良性循环的新轨道。

高点定位，科学决策。针对全市各镇（区、街道）档案管理领导重视不够、制度不完善、资金投入不足、库房面积不达标、硬件设施严重缺乏、保管条件差、人员变动频繁、业务水平不高、档案整理不规范、信息化建设缓慢、档案开发利用程度不高等现状，以及因乡镇多次区划调整带来的档案丢失、损毁等问题，如皋市档案局审时度势、科学谋划，果断提出建设镇（区、街道）档案中心，使乡镇“七所八站”档案实行“一站式”集中统一规范管理，从根本上解决基层档案管理不规范、不科学等问题。

多措并举，破冰前行。为了实现全面建成镇（区、街道）档案中心，促进全市镇（区、街道）档案管理大变脸、大提升，如皋市档案局运筹帷幄、强力推进，多措并举、攻坚克难，8个月时间即完成原计划需两年完成的工作任务。

一是坚持顶层设计。多次向市委、市政府领导专题汇报建设构想，得到重视与支持。2014年1月，如皋市委办、市政府办联合印发《关于建立镇（区、街道）档案中心提升档案管理水平的意见》，提出了用两年时间完成档案中心建设的目标，明确了具体要求，并提出了激励措施，对档案中心建设达标且经考评达省二星、2A级标准以上的，予以一定的奖补，先后共拨资金70万元，充分调动了各镇（区、街道）建设档案中心的积极性。

二是堅持典型引路。如皋市档案局先后组织4批次各镇（区、街道）分管负责人、专职档案管理人员到江苏首家镇级档案馆常熟市古里镇档案馆及邻近县市和市级机关五星级档案管理单位参观学习，以先进典型来统一思想、达成共识，明确目标、明晰任务，统筹规划、加紧实施，全面增强档案中心建设的主动性与积极性。

三是坚持强化培训。针对镇（区、街道）档案人员变动频繁、专业素养不高、档案业务薄弱等现状，如皋市档案局加大培训力度，创新培训形式。采用集中培训与分片培训、总体培训与条块培训、理论培训与实务操作相结合的方式，确保培训实效，先后共培训近600人次，使镇（区、街道）各部门负责人、档案人员尽快熟悉档案的收集、整理等业务，夯实中心建设的基础。

四是坚持现场推动。在全面分析各镇（区、街道）档案管理的基础和推进速度、完成质量的基础上，决定先培育典型，以点推面。7月份，在仅用4个月就首批建成且质量较高的长江镇、白蒲镇档案中心召开现场推进会。8月底又在如皋市乡镇档案室中首家被评定为三星级的城北街道（国家级如皋经济技术开发区）等镇召开了第二次现场推进会，效果明显，使行动不力、效果不好及计划第二年创建的镇（区、街道）坚定信心，加快建设。

五是坚持一线指导。市委市政府分管领导经常过问，了解中心建设进度，帮助协调解决相关问题，并亲赴相关镇现场推动工作开展。市档案局一把手亲自挂帅，与推进力度不大的镇党、政一把手及市级主管部门多次沟通，直到按要求配齐库房、硬件设备及所需的人财物。局分管领导和相关科室人员亲自上阵、一线指导，经常加班加点，坚持一对一地精心辅导，积极推动库房、设施设备等及时到位，推进各类台账资料的完善和档案的高标准及时移交进库。

众志成城，成效显著。在如皋市委市政府的大力支持下，如皋市档案局强力推进的多项措施取得显著成效，不仅超前完成既定目标，还创新了如皋市的档案管理模式，为其档案事业的长远发展注入了源源不断的活力。

一是全面建成，实现档案资源有效共享。在市、镇两级党委、政府、主管部门领导重视及所有档案人员的共同努力下，奋战8个月，到2014年年底，全市14个镇级档案中心建设提前一年全面完成。至2017年年底，全市所有档案中心共投入资金511万余元，库房总面积达到15000平方米，共保管各部门档案（至2016年年底）97502卷（册）、归档文件32415件、实物档案450件、声像档案95册。共接待利用近2万人次，得到机关部门、基层群众的普遍好评。档案库房、硬件设备、档案资源实现有效共享，充分发挥了档案服务中心、服务基层、服务民生的重要作用。

二是形成机制，档案管理规范有序。市档案局对各镇（区、街道）强化监督指导、强化考核奖惩，形成较完善的管理机制。规范文书档案管理，各镇（区、街道）必须于每年3月底前收集齐全后集中至市档案局统一整理，并签字确认，实行一票否决制。规范部门档案管理，每年6月底前各部门必须将档案收集齐全、规范整理并移交给档案中心。规范制度台账管理，建立创建各项档案管理制度并认真执行，及时补充完善档案检索工具及全宗卷、编研资料、各类台账等。规范“八防”管理，所有中心必须配备防盗门窗、防光窗帘、空调、防火设备、防磁柜、消毒机、去湿机、监控等，有条件的中心安装了气体灭火系统、门禁等。自2015年起，该市将档案中心安全工作列为重点，结合档案业务检查每年进行两次安全专项检查，并及时通报、限期整改。至目前，各镇（区、街道）档案中心均已实现了规范化管理，通过了江苏省档案工作等级测评。

三是推进信息化，科学化管理程度提升。市档案局在稳步推进数字档案馆创建、市级机关数字档案室创建的同时，将档案信息化管理向镇级延伸。为镇（区、街道）部署了统一的档案管理系统，配备了统一的专用电脑，促进各中心实施“存量数字化、增量电子化”。为确保全市档案数字化能统一质量、统一价格、统一监管，由市档案局统一进行了招标，并由具备资质的数字化外包公司统一进行数字化。配备了数字化工作室的镇由外包公司上门服务，数字化工作室不符合要求的，由外包公司在市档案馆进行数字化。至2016年年底，所有镇（区、街道）重要档案均已数字化，共形成扫描件280余万页。2017年，该市将推动所有镇（区、街道）档案中心创建省数字档案室，促进基层档案科学化管理水平的全面提升。

四是放大效应，村级管理水平提高。在全市镇级档案步入规范化、科学化管理的基础上，如皋市档案局又放大示范效应，将目光投向基础更为薄弱的村级档案管理。2016年，该局尝试在高新区（城南街道）实施“村档镇管”，即具备较好保管条件的村（居、社区）创建星级档案室，不具备规范保管条件的村（居、社区）则在每年规定时间前将档案收集齐全、规范整理后移交镇档案中心管理。该年度，高新区共有2个村（居、社区）创建星级档案室，15个村（居、社区）档案全部双套制移交街道档案中心保管。2017年，该局进一步扩大示范范围，印发了《关于开展村级档案室规范化创建活动的通知》，明确全市所有镇（区、街道）村级档案室规范化创建的目标任务，提出创建工作要求，制定规范化创建推进表，开展村级星级档案室创建。经过一年的努力，有17个村（居、社区）档案室规范化创建成功，其中1个村（居、社区）建成三星级档案室，15个村（居、社区）建成二星级档案室，1个村（居、社区）建成一星级档案室。