企业应收账款管理探讨和应对

史宏伟

摘 要：近几年，随着互联网的兴起，微信、客户端、自媒体等新兴电子传媒的出现，传统媒体失去了往日“垄断”的优势地位，尤其是以纸质形态呈现的报纸，受到的冲击更大，报纸的发行量、零售量出现连续下滑的趋势，加之部分从业的传媒人没有“与时俱进”，没有以积极主动的心态去适应和迎接时代新变化，导致作为报纸收入主要来源的报刊广告收入也随之出现断崖式下滑。

关键词：传媒业 应收账款 内部代理 外部代理

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）11（c）-083-03

这一情况在东北的传媒业尤其明显，我们也从上市相关企业公示的报表中的收入与成本数据得到了证实。纸张价格上涨、印刷费用、发行的人工费用增加等所导致成本却不断增加，企业为“节约资金、控制成本”，往往会减少印刷量和发行量，导致收入更加减少，但是，收入较少的同时，企业的应收账款并未相应“减少”，企业资金回收缓慢，进而企业经营形成“恶性循环”。应收账款是公司资产的重要组成部分，对它的管理是否完善直接影响着公司的发展。经调研，应收账款增加的主要原因除了因新媒体出现拓宽了企业的可选择空间之外，为了扩大纸质传媒销售收入，本着挽留老客户，争取新客户的理念，相关业务人员在承揽广告业务时作出了一些赊销让步，实际并未完全按照合同执行，导致应收账款不能及时收回，期末余额较大。

一般来讲，对企业而言，收入增加，应收账款一般也随之增加，只要增加的应收账款能够按部就班如期收回，提升应收账款周转率，加快资金周转，形成良性循环，就能满足企业的日常经营需要，但公司应收账款不能及时收回，将严重影响公司的现金流动，这对于公司的可持续发展是十分不利的，因此加强公司应收账款的管理是十分必要的。

以下从通用行业和纸质传媒业特色几个方面来分析应收账款的管理策略和分析应对。

1 客户的筛选

（1）通用行业。

很多公司有专门的客户管理部门来进行，一般包括客户的公司名称、地址、电话、注册资金、经营规模、业务种类等资料客户基础资料；包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况等在内的业务状况；还有客户的市场形象、声誉、财务状况、信用状况、相应的资质和证明等。如果客户资质或资料不全/不能满足需求的，则不能成为公司的客户。

（2）纸质传媒业现状。

因地位改变、同业竞争等原因，传统的方法不再奏效。相比于通用行业的严格筛选，传媒业相对要“宽松”的多，已经降低标准来执行，甚至“来者不拒”。客户的基础证明资料往往不提交或提交不及时，更深层次的详细资料更是基本没有。

（3）分析及应对。

相关资料需要公司层面进行制度规定和相应的归档，结合业务员查询、要求客户提供基础信息等进行资料收集和归档，同时必须设置选择客户的“底线”要求——如没有相关的违法违规记录、信用良好等。当然，对于长期的、优质、行业内的标杆客户等，条件可适当放宽。

2 合同

（1）通用行业。

合同应作为订单和发货的前置审核要素。没有订立合同的客户，允许以钱货两清，但不享受任何政策。如果需要享受政策的，必须书面报总经理审批。

（2）纸质传媒业现状。

因客户预算和审批周期变长，导致部分合同无法签订、即便补签也不完全按照合同执行。

很多是对方的固定制式合同，付款和发票等条件无法更改。对于代理公司的框架协议约束有限。

（3）分析及应对。

补签合同是可以在制度中要求的，合同中的付款等主要条件也可以有相关的授权或简易协议代替；对于即便合同中“无法”加入约束、惩罚条款的合同，也可以加入如果按照合同约定执行，可以利用报纸宣传公示“优质客户名单”，如果不按合同执行可能“公示”等手段来进行“软约束”。

3 信用额度

（1）通用行业。

客户资信管理包括信用额度、信用期限、信用政策三方面内容，由财务部和业务部共同确定。新开发的客户，必须按规定的客户开发审批程序对其展开资信调查，作为客户管理和法务部评审的依据之一。因特殊情况中途需要调整铺底应收账款的，也需要走严格的审批程序，同时在系统内维护，定期检查和调整。

（2）纸质传媒业现状。

对信用额度的规范较少或过于粗放。

（3）分析及应对。

建立专门的信用管理机构，在业务开展前后要有专门人员对客户的信用情况进行调查和评估，应充分考虑销售商的商业信誉、资本实力、还债能力、经营状况等因素。不能只追求销售量和利润最大化而忽视了应收账款的可收回性和现金流入。

对代理公司，无论是内部代理还是外部代理，都可以应用，虽然在一定程度上，传统的媒体没有过多的主动权，但依然有一定的优势；对于内部代理，可控制总额度、银行流水、保证金等方式来保证和促进回款，超过额度暂停业务办理、停止提成等方式；外部代理，在签署年度框架协议的同时，超额完成可增加奖励和优先续约权，消极则取消代理权。

4 纸质传媒业应收账款管理

4.1 责任落实、归口管理

应收账款的收款责任按“谁管辖、谁销售、谁回款”的原则，由业务人员承担。业务人员不得以其他人员的工作失误作为理由怠于行使收款职责。

公司要明确应收账款管理的责任部门和责任人，发生应收账款后，财务和业务均应应收账款的项目进行不同维度的管理，定时分析应收账款的结构、账龄等情况，随时检查应收账款有无异常现象，防止相关交易人员与客户相互勾结，破坏公司自身利益的舞弊事项的发生；業务人员交替或离职，必须进行交接。交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；涉及账务方面的，必须将所涉资料交财务部门保管或备案，否则，公司可拒绝发放工资和费用报销。由此引起的经济损失，由交接双方和其直接上级共同承担。涉及客户资料信息的，由业务部门内部交接，如果建立客户报备制度或者有CRM系统，则交接会更为顺畅。涉及应收账款管理要求的移交信息应包括但不限于以下几个方面：客户资料、对账函、担保事项、未回款客户及金额承接等。

4.2 对账

对于直签客户和外部代理客户，按季度/半年度时间节点，结合事务所函证等形式即可进行，但因涉及到的客户数量太多、客户种类参差不齐，导致回函的比例相对较小，所以不能完全按照审计的节点进行。对内部代理公司来说，要求公司的业务员每月根据财务提供的数据与对方进行确认后业务员签字确认是非常必要的。

这里需要说明的是，有关客户账务资料的所有信息来源均由财务部门提供，如：对账函、对账单等，业务人员不得擅自以自行记录的备查资料提供给客户。业务人员应按对账计划按时保质完成对账任务。销售人员擅自以自行记录的备查资料与客户对账的，一经发现，按200～500元/次予以考核。

一般来讲，从公司成立之初，每月核对签字，基本不会出现不符的问题，问题主要存在于不及时对账或者出现差异后未及时调整、代理公司的回款、业务人员交接等问题上。对于已经产生差异的应收账款对账问题，首先简述一下传媒业应收账款的记账过程。

（1）记账。

客户方面——因涉及的客户品类繁杂、数据庞大、不同时期分次投放广告、存在大量的同一集团内多家分子公司分别进行投放广告的，前述的客户资料提供不全或滞后等原因。客户在财务软件中维护通常存在不相符、不及时、不准确的情况，公司内部制约——受到财务软件版本和人员有限等因素的限制，在财务软件系统内，例如，客户/客户科目明细账不易进行每天直接记账和相对应的查询。

财务需要用手工自制明细表来进行补充，月末汇总经审批后统一进行账务处理。

（2）回款。

客户在回款时，一般按照自己的还款计划进行，一般不对应相应的版面来回款，而是通过财务自身和业务员之间来核对，所以与财务账务系统中的“对应关系”不太明显。所以，财务自制手工明细表的重要性就不言而喻了，因为涉及的数据量较大，自制的明细表一般按月/年度来进行归档，在每次有回款信息时，出纳员、业务员、往来会计员需要核对，同时更新相应月份/年度的自制明细表。保证账表相符。

基于此，传媒业的所谓对账清单一般不能直接从财务系统导出，而是在账表总数一致的基础上进行加工和细化，方便业务员的角度进行对账。

从最近一个时期的向前追溯一段时期，例如，当前8月份，就近核对2018年1～7月份欠款的余额核对，在9月份，仅对8月份的金额和预计回款日期进行确认，对于1～7月已经确认过的，直接打印出来即可。

至于以前年度所累积所产生的差异，分解到不同的时点，按客户或业务员来分别进行核对和调整。

对账过程中业务人员要求提供对账单的，财务应积极配合、协助办理。针对业务员反馈的差异及时进行相关处理，财务整理和保存对账记录，提交对账差异说明。对于对账出现的差异，提醒业务部门关注，并敦促在下次对账前予以解决。对账出现的同一差异，由财务部门进行反馈并跟踪并对业务人员进行处罚。对应收账款形成的相关档案进行专门的归口整理和保管。

4.3 分析预警及异常应收账款的处理

在上述对账工作的基础上，业务部门和公司总经理办公会定期召开相关会议，对于对账中发现的或执行中出现的问题，及时进行跟进和反馈、处理。对于形成的历史遗留的应收账款，确定清收负责人、列明清理计划和政策。

对于坏账准备的计提比例，可由公司根据实际情况与会计师事务所进行制定。业务员发现发生坏账的可能性时应迅速上报业务管理部门及法律部，业务员配合法律部及时采取补救措施，业务员不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货。否则相关损失由业务员及主管人员负责全额赔偿。

公司财务部应于每季上报应收账款账龄分析，坏账原因分析、解决措施。财务中心视具体情祝，对超过预算10%应收账款启动预警机制，督促各公司加强应收账款清理，如有必要，同时委派审计部门进行专项审计，审计结论列入对各部门负责人、财务负责人的业绩评估。

异常应收账款应列为会议主题之一，充分讨论，形成解决机制。包含新增异常应收账款的解决方案和老旧异常应收账款的解决进度，明确形成原因、解决办法、预防措施、时间节点、责任人、考核措施等，报总经理审批、财务部门备案。异常应收账款信息由财务部门提供。

死、呆账的概念以及界定部门：死、呆账及其责任人的界定和考核由总经理会议讨论，总经理审批决定，对于直签客户，凡最后一笔业务账龄两以上的账款均为呆账，界定为死账的原则包括但不限于以下几点。

（1）账龄两年以上。

（2）追讨费用比讨回账款更高。

（3）对方企业或关键人员失踪，难以找到。

（4）通过诉讼途径难以追回，或对方已丧失偿还能力，无追回的必要。（5）其他应列为死呆账的应收账款。

对于符合条件确认为死、呆账的，先对责任人员考核损失额的5%，再由总经理办公会议根据清理结果，出具最终考核意见报总经理审批执行。

对于已经被考核的应收账款在半年内又以现金方式收回的，制定奖惩制度，加大应收账款的清欠力度，根据实际回款情况与清欠人员的工资挂钩。如收回人为直接责任人，在被考核金额范围内奖励收回金额的5%～10%，收回人为工作交接人的，奖励收回金额的10%～15%，收回人为其他人员的，奖励15%～20%；半年以上以现金方式收回的，如收回人为直接责任人，在被考核金额范围内奖励其收回金额的10%～20%，收回人为工作交接人的，奖励其收回金额的20%～25%，收回人为其他人员的，奖励25%～30%；如以核价形式核销死呆账的，按核价金额的5%～20%考核直接责任人，其直接领导承担连带责任。同时，为吸引客户提前付款，缩短收款期，可以采取现金折扣政策，现金折扣最大额度，现金折扣政策必须由财务总监和总经理审批后方能执行

4.4 事后控制

在对账和分析完成的基础上，落实责任人，形成还款计划，对于未按照业务员承诺日期回款的，工资缓发、罚款，确定最长还款日期、暂停使用公司所有相关资源（形成决议后由法务部门下发通知书）等形式进行处罚，如有发现违反通知书中的行为出现，将严格追究相关法律责任；对于内部代理公司，主要采取“下任务”的形式来进行催收；对于外部代理公司，制定回款计划，并签订经营责任书。主要采取代理权和合同中的约定来进行，可参照上述直签客户的相关政策进行；针对应收账款余额大、账龄长的情况，已经组织有关人员对债务人进行了评估，对偿债能力差，商业信誉不佳的客户终止的业务往来，防止产生新的呆账。

盘活应收账款中的不良资产，对长期无法收回的应收账款，公司应采用积极态度对应收账款进行管理，如：对不能及时收回的应收账款，可以考虑将其转化为应收票据，在一定程度上可防止坏帐损失的发生；也可考虑采取适当的资产重组方式，如以物抵债、置换等非货币性交易等，最大限度地降低企业的应收账款损失。对于多次催收仍未回款的客户，在确认为死呆账之前，应要求对方制定还款计划并提供担保，使其能逐步还清欠款，对那些既不制定还款计划又不提供担保的，或发现其缺乏清偿能力的，应及时通过法律途径给予解决。以维护公司的合法权益，实现公司的可持续发展。

对于坏账损失的核销，按照公司章程、制度和稅务等相关规范和程序办理。

固然作为传统纸质媒体销售趋势下滑，但鉴于其本身拥有诸多不可替代和不可复制的特点，短期内不会消失，相反，从业媒体人也在不断探索新的道路，从单纯的硬广广告扩展到软文、项目合作、自营、代理等不同业务形式来增加收入，与此同时，应收账款会同步增加和减少，因此，应收账款的管理制度企业的一项基本制度，通过提升管理加快资金流动，降低坏账损失，提高资金周转和使用效率，最终实现企业经营资金良性循环。

参考文献

[1] 王红英.新形态下的出版企业财务管理与创新[J].科技与出版，2012（8）.