高校学生档案工作的现状、困境与出路

汤顶华

高校档案工作是高校日常工作中的重要内容，中国的高校普遍具有体量较大、人员众多、工作繁杂等特点，作为有效记录单位和个人工作学习内容的档案工作承担了不可替代的作用。高校学生档案是大学生在校期间各类表现的记录和佐证，全方位记载了大学生的学习成绩、奖惩贷助、社会工作、心理状况、党团发展等情况，以学号姓名为单位建立起来的文字、表格等综合记录体系。工作范畴包括全日制本科生、硕士研究生和博士研究生。学生档案管理是贯彻落实执行党的教育方针的一项常规性的基础工作。各高校学生档案工作普遍按照学校统一管理为主、院系协助管理为辅的原则，院系为学生档案生成单位，必须确保档案的真实性、完整性、准确性。高校档案部门的学生档案科室负责统一指导全校学生档案工作。

高校学生档案工作具有与其他档案工作截然不同的属性。大学生档案工作具有数量巨大、流动性强、关乎前途等特点。目前国内高校学生规模体量大，笔者所在的东南大学，本科生约16000人，硕士生约12000人，博士约3200人，本硕博在校生合计约31000多人，并且这31000多人是流动的，每年都有老生毕业，也都有新生入学，是典型的铁打的营盘流水的兵。这对高校学生档案工作提出了严峻的考验。

一、高校学生档案工作的现状

1.学生档案的收集整理

各院系分管学生工作的党委副书记是学生档案工作负责人，也是第一责任人，相关学生辅导员承担学生档案材料的收集、整理、补充和移交等具体工作。学生处、研究生院、教务处、各院系等单位应将学生档案工作纳入相关工作人员的职责范围。各院系及时将本单位负责学生档案工作的领导和工作人员变动信息等报档案馆备案。学生辅导员工作变动时，应在变动前办理移交手续。学生工作处、研究生院、教务处等有关单位应及时向档案馆提供本科生新生花名册、研究生新生花名册、毕业生派遣名单、毕业生名册、学籍异动表等材料。凡在本高校产生的材料，如新生入学登记表等，必须有相关责任人签字或院系盖章。学生辅导员根据新生正式注册名册，收齐所有学生档案，对照新生档案整理清单，仔细核对档案材料，确保内容完整、真实、清晰，错漏缺档案及时补齐。核对无误后，密封学生档案。核对人在新生档案整理清单上签字，院系盖章。整理后的学生档案，在每个档案袋封面用铅笔注明学号、姓名，所有学生档案按院系、专业、班级、学号顺序排列。

2.新生材料归档内容

（1）本碩博新生归档材料：高中学籍卡、本科新生入学登记表、党团组织材料、本科毕业生登记表、本科成绩单、硕博士研究生录取材料、硕博士研究生新生入学登记表、硕博士研究生成绩单、硕博士研究生毕业生登记表、硕博士研究生学位申请书、专家推荐书、工作期间的档案等。

（2）硕士博士定向委培新生归档材料：硕博士研究生录取材料、硕博士研究生新生入学登记表、委培协议等。

3.毕业生材料归档内容

（1）本硕博毕业生材料归档内容：高中学籍卡、本科新生入学登记表、党团组织材料、本科毕业生登记表、本科期间学习成绩表、硕博士研究生录取材料、硕博士研究生新生入学登记表、硕博士研究生成绩单、硕博士研究生毕业生登记表、硕博士研究生学位申请书、专家推荐书、学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定、工作期间的档案、其他可供组织参考的有保存价值的材料、毕业生报到证存根等。

（2）定向委培硕博士研究生材料归档内容：硕博士研究生录取材料、专家推荐书、硕博士研究生新生入学登记表、委培协议、硕博士研究生成绩单、硕博士研究生毕业生登记表、硕博士研究生学位申请书等。

4.学生档案的移交

新生档案材料在每学年开学后三个月内完成整理，并根据校档案馆规定时间，连同相应的新生档案整理清单一并移交档案馆学生档案室。移交档案必须对象明确、手续完备、排列有序。存在缺档等问题的档案，不得移交档案馆。所有移交到档案馆的档案，必须密封。学生档案用统一样式档案袋装袋。档案馆学生档案室核实院系所移交档案准确无误后，签字接收，并拷贝一份移交清单给院系。学生毕业前，由院系学生辅导员到档案馆将本院系毕业生档案全部领回，按学生档案转递通知单要求收齐归档材料，整理、核对后，所有应归档案装入档案袋，密封，并在学生档案转递通知单上签字。按毕业生就业协议上的地址，在档案袋上准确规范书写寄档案地址。写好地址的密封档案袋送交档案馆验收寄递，填写毕业生档案交寄单，送收双方签字并各执一份，签字的学生档案转递通知单交档案馆保存。

5.学生档案的管理利用

档案馆学生档案室为转学、转系、转专业、转入下一级、转入上一级、休学、复学、退学等的学生办理学籍异动和档案转递等工作。院系或用人单位确因查档、办理学籍异动等需要启封学生档案的，档案馆工作人员必须当查档人面共同启封，启封后工作人员审核档案的完整性，发现问题，及时通知相关院系处理。

因工作需要阅档，应遵守以下规定：

（1）学生不得查阅档案，学生辅导员阅档，凭身份证件按规定登记，阅档人不得查阅直系亲属的档案。其他人员阅档，须持有单位介绍信和身份证件，并说明查询内容和目的，经有关职能部门领导批准方可查阅。阅档人不得翻阅与查询目的无关的档案材料。

（2）凡摘抄档案材料，须经档案馆工作人员同意，并在阅档登记表上如实记录。阅档人严禁私自拆封、涂改、销毁、更换档案材料。

（3）学生档案日常不外借，因特殊需要必须借出使用时，由院系分管学生工作副书记审批，履行借档手续，限期归还。档案外借期间做好保管保密工作，不得再次外借他人。档案归还时，由档案馆工作人员仔细检查核对无误后办理入库手续。

6.学生档案的转递

学生毕业后个人档案随即转至学生的工作单位。遗留档案在档案馆保存不超2年，超过2年的档案，学生工作处毕业办协助办理相关手续后，由档案馆通过邮政EMS快递至学生原籍。转出的档案必须完整、密封，并按要求进行认真的检查整理，不得扣留材料或分批转出。因特殊需要提前调档时，学生将调档函或录取通知书送交院系相关辅导员处登记备案后，由档案馆学生档案室凭调档函或录取通知书将该生现有档案材料进行第一次转档。当学生正式毕业后，再将新增加的档案材料进行第二次转档。学生档案一律由档案馆学生档案室通过邮政EMS转递，任何人不得擅自将档案交个人携带。因特殊原因需自带档案的，应持就业单位同意本人自带档案的证明件和本人申请，经院系副书记同意后方可自带，自带档案必须严格密封。若档案丢失，由本人承担责任。因转学、退学等原因，需要办理相关手续后方可自带或转递相关档案。本人不得拆封档案，档案馆不接受离开档案馆后的学生档案。

二、高校学生档案工作的困境

1.學生档案管理模式多元化

高校学生档案管理模式呈现多元化，第一种模式是在高校内部成立独立的、直属学校的档案管理机构，全面管理工作档案、教师和学生个人档案。例如笔者所在的东南大学，以及清华大学、中国人民大学等。第二种模式是在高校人事主管部门下设档案科室，负责教职工和学生人事档案。例如，北京大学、上海交大等。第三种是在高校学生管理部门下设学生档案管理科室，专门负责学生档案工作。三种模式各有其优势和劣势，第一种模式有利于集中力量和资源统筹，有利于整合档案工作，有利于档案工作的规范化，有利于与上级档案主管部门衔接，但对于学生档案工作的主要承担方即院系学工办，缺乏紧密联系和指导；第二种模式把高校教职工和学生档案工作整合在人事主管部门旗下，在强势部门的带动下，有利于加强学生档案工作的话语权，但与学工体系仍处于相对割裂的状态；第三种模式把学生档案工作放在学生主管部门内，有利于统筹协调各院系学工负责学生档案工作，上传下达较为顺畅。

2.多校区办学带来的传递困境

目前各高校普遍具有两个以上校区，由于物理空间和人员配备不足、需要统一规范管理等原因，高校学生档案普遍集中保存。但各高校学生一般都分布在各个校区，新生入学和毕业生离校这两个最集中的时间点，有大量的学生档案要跨校区运输传递，极为不便。

3.顶层设计重视不够

档案工作口头重视，但经费、编制、空间等严重不足。档案工作在高校各类年度工作计划和总结中都会有所体现，但都缺乏实质性的谋划和支持。各高校普遍没有专门的档案馆楼，存在人员老化和低学历、技术设备更新速度慢、管理服务水平落后等问题。

4.观念不够与时俱进

时代的发展日新月异，但档案工作的内容和理念与几十年前没有大的变化。过去的各行各业是割裂的传统的，新时代随着科技的发展，不同的分工趋向融合，以个人身份识别作为账号体系的大数据和人工智能时代的来临要求档案工作与时俱进。档案工作作为个人成长和发展过程中的详细记录，将在人才选拔任用中发挥重要作用。

三、高校学生档案工作的出路

1.学生档案管理与学生工作深度结合

高校学生档案管理模式多元化，但基于学生档案量大、动态的特征，并且内容增减都是源自学生工作条线，建议学生档案工作与学生管理工作深度结合。这种结合，可以是体制加机制的全方位结合，也可以是机制的局部结合。在学生工作部门下设学生档案管理科室，在各院系学工办设专门的学生档案室是最直接高效的方式，可以极大简化档案入库和提取流程，减少各院系辅导员送档和提档的工作量。院系学工办直接管理学生档案需要院系在存放空间和家具设备上大力支持，需要上级主管部门对档案工作进行常态化的规范指导。

2.多校区多馆区

院系不具备自我管理学生档案的情况下，可以考虑多校区多馆区的模式。每个校区设置一个档案馆区，学生档案尽量存放在各自所属校区的档案馆区，最大限度地减少各院系辅导员送档和提档的工作强度，提高工作效率。这需要学校层面对档案馆的空间拓展和人力配备鼎力支持，需要档案馆自身提高管理水平和规范相应的服务。

3.学生档案数字化

高校学生档案的媒介、存储，目前为止仍处于相对原始的状态，基本还是传统的纸质材料和文件，由于学生数量巨大且动态，所以对存储空间和工作人员要求甚高。时代在进步，技术在发展，技术将极大方便人们的工作和生活。档案的数字化，将大大缩减所需要的物理存放空间，提高档案整理的规范性，促进档案阅读、使用和传递的便利性。

4.建立以身份证为账号体系的档案云

档案工作是中国特色社会主义的传统内容，在党的97年历史中发挥了重要作用，在发现和培养人才的道路上彪炳史册。学生档案是一个人一生档案的起点，档案在同学们人生发展过程中的各个重要节点上起到记录、证实、推进的作用。随着新技术的演进，档案的形态、内涵和外延将会极大地拓展，大数据和人工智能将推进新档案概念的形成，目前的信用体系建设等，将来都会纳入个人档案云的系统，未来的个人档案云将记录一个人从出生起的全部数据，全面记录每个人或辉煌或平淡的一生。社会或企业对一个人的判断，将会精准地依托人工智能和档案云来形成。

高校学生档案工作具有自身特点，也有很多难点，随着科技的发展，将迎来新的发展和机遇。