高校档案档号编制改革刍议

颜丙通

[摘要]《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）首次提出归档文件档号编制内容，其基本立意是通过规范化的档号编制促进全国范围内的档案信息集成与资源的在线共享，这为《高等学校档案实体分类法》的档号编制改革提供了参考蓝本。论文通过对二者的比较分析，明确了新形势下高校档案档号编制的原则要求，在对整理规则和实体分类进行技术处理的基础上，提出了一套适用于高校档案的档号格式。

[关键词]高校档案档案实体分类档号结构改革

[分类号]G272.4

DiscussionontheReformofArchivalCodeMakinginCollegeArchives——The Revelation in the New Edition of the Arrangement Rule of Archival Documents

Yan Bingtong

（Archives of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The Arrangement Rule of Archival Documents（DA/T 22 - 2015）first puts forward the content of archival codes， in order to promote both the integration of archives information and the online sharing of resources by standardized archival codes all over our country， which provides a reference to the reform of archival code making in the entity classification of college archives. Through the comparison and analysis of the both sides， the article clarifies the requirements for the entity classification of college archives in the new situation， and puts forward a format of archival code for college archives on the basis of the technical treatment of the sorting rules and the entity classification.

Keywords： College Archives； Archival Entity Classification； Archival Codes Structure； Reforma？ tion

自1994年实施以来，《高等学校档案实体分类法》（以下简称《高校分类法》）有力推动了高校档案的科学管理和档案工作的科学开展，规范性和标准化也得到了加强。随着档案工作的不断深化，尤其是以电子文件管理为主要特征的档案信息化建设日新月异，高校档案的传统立卷方式及相应的档号编制规则已无法完全适应新的要求，亟待调整。

在《归档文件整理规则》（DA/ T 22—2000）（以下简称“旧《规则》”）的基础上，国家档案局在2016年颁布实施了修订后的《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（以下简称“新《规则》”）。新《规则》首次提出了归档文件档号编制这一内容。作为馆藏档案的重要识别要素，档号赋予了每一份归档文件唯一的检索标识，在文档一体化管理、数据质量控制、信息资源开发与共享、档案利用统计等方面具有重要意义。

1两种档号编制规则的比较分析

档号是立档单位档案管理编号的总称，适用范围涵盖纸质档案和电子文件[1]。它不仅具有“对档案实体的指代功能”[2]，代表“某一特定的案卷或文件，作为存取档案的标记”[3]；还有对归档电子文件的标识功能，代表经过逻辑化排列后某一特定的实体档案对应的电子文件（文件集合），作为数据检索的标识。档号同时兼具档案的唯一指代性和标识序列性两大功能。

1.1适用对象不同

《高校分类法》中的档号编制规则的适用对象为高等学校的全部档案。但由于对实物、名人、干部（人事）档案，以及《高等學校档案管理办法》（教育部令第27号）中涉及的学生类档案等未作详尽的分类和说明，在实践中，各高校编制档号的做法并不一致，缺乏统一标准。

新《规则》中的档号编制规则适用对象为各立档单位的文书档案（包括纸质和电子文件材料），其他门类档案可参照执行，企业单位有其他特殊规定的，遵从其规定[4]。这就将包括高校档案在内的所有档案门类纳入管理范畴，档号结构有了统一的标准参考格式，为全国范围内各立档单位档案资源的信息集成、分类检索和“大数据”开发提供了行业指导标准。

1.2标识功能不同

《高校分类法》中规定的档号结构为“年度号-分类号-案卷号”，对于高校保管多个全宗，并且标识到文件级的，在编制档号时前后还应分别加上全宗号、件号，即“全宗号-年度号-分类号-案卷号-件号”。由于该档号结构缺少“保管期限”作为位类要素，同一保管期限内档案的顺延性消失，弱化了档案的标识序列性功能，不利于档案排架、插卷、利用统计、批量鉴定和分类资源开发。

新《规则》中档号的建议结构为“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”。这一结构同时具备实体存放的“身份”定位意义和逻辑存储的检索标识意义，实现了档号唯一指代性与标识序列性的科学统一，为档案实体管理和海量数据整合提供了技术支撑。

1.3理念偏好不同

由于《高校分类法》对归档文件整理仍为立卷形式，编号体系上未对保管期限作单独区分，同一年度、门类下整理的案卷多进行流水排列，造成各门类不同价值的档案混编在一起，对后期的库房管理、利用统计、鉴定销毁等工作带来极大不便。《高校分类法》的档案整理强调实体案卷的整体性、连续性，在档案分级、分类整理方面的考虑有所欠缺，归根结底是一种粗放型的档案管理方式。

而无论对于新《规则》，还是旧《规则》，它们都将“区分不同价值”作为档案整理的基本原则，突出保管期限在档案管理（尤其在分类法的选择、档号编制等档案整理环节，进而延伸到档案排架）中的重要地位，其实质是从资源优化配置的视角加强对不同价值档案的分级、分类管理，相对而言是一种集约化的档案管理方式。

2新形势下高校档案档号编制的原则要求

新《规则》中明确指出“档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则”，新形势下就高校档案来说，其档号编制还应关注以下几个方面。

2.1以“简化整理，深化检索”为宗旨

不严谨、不规范的档号编制方法，比如将不同类型的高校、同一高校不同门类档案的档号编制规则割裂开来，容易导致归档工作复杂化，增加工作量，成为档案整理工作的“拦路虎”；更为重要的是，在档案数字化著录标引时，凌乱的档号结构不利于深层次的档案数据挖掘，沦为信息检索的“绊脚石”。

2.2便于数据交互与资源共享

在信息技术的推动下，档案信息资源的系统集成和线上资源共享已是大势所趋。现阶段，在档案分类法的选择上，全国大部分高校采用问题分类法（“十大类”），少部分高校采用机构分类法。按问题分类的高校，有的全部为立卷归档；有的部分参照以件为单位整理归档（党群类、行政类），部分沿用立卷归档（教学、科研、基建等）。在档号编制上，对同一单位不同门类档案有的按年度结合类别进行小流水编号（纸质档案等），有的完全按类别进行大流水编号（声像、实物档案等），档号结构繁杂多样，“信息孤岛”现象严重。因此，从长远来看，编制相对统一、整齐、规范化程度高的档号能够为各高校的档案数据交互和资源共享创造前置条件。

2.3兼顾统一性和灵活性

档号结构的统一性、整齐性不是绝对的，而是一个相对的概念。档号结构在确实无法完全统一的情况下，应尽量避免为了达到资源共享采取“一刀切”的做法。在进行具体的档号编制前，各高校应充分兼顾到档案的问题特征（档案门类）和形式特征（載体形式）：对于常见的或业内已达成共识的“十大类”档案和声像、实物档案可以根据新《规则》要求进行编号，必要时可以调整上下位类要素顺序；对于后出现的、尚有争议的或暂未纳入高校档案馆藏统一编号体系的学生类档案、干部（人事）档案、名人档案、口述档案等，可以参照新《规则》采取相对灵活的编号形式，从而保持全国范围内高校档案档号结构体系的相对统一，最终实现国家档案资源的集中、统一管理。

2.4理论逻辑与实践操作相适应

在档号结构的设计过程中，除考虑档案的实体整理、保管、利用等因素外，还应充分考量新档号的格式与各高校档案管理系统的内部数据结构、数据类型、字段值的兼容性和匹配度，不同档案管理系统与国家档案信息资源整合平台实现数据交互的现实可行性等，做到档号编制的理论逻辑与实践操作相契合。

3对高校档案整理规则和实体分类的技术处理

3.1总体要求

高校档案类别众多，总体上涵盖纸质和特殊载体两大档案类型。具体包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会十大门类纸质档案；照片、录音、录像、磁盘、光盘等声像档案；奖牌、奖状、奖杯、证书、礼品、题词、稿画等实物档案；以及围绕人物所形成的学生、干部（人事）、名人、口述等类别的档案。为尽量“避免出现在一个区域内存在多种档号结构”[5]，高校既要以新《规则》为参考蓝本，又要结合自身的特点编制档号，使档号结构科学规范、合理适用、相对整齐、简明易懂。

从严格意义上讨论，高校档案实体分类法中规定的类别并非传统认知上的档案门类划分标准。由于在文件制作、形成、文件间的有机联系、材料规格及样式等方面都存在较大差异，业界通常将档案划分为文书档案、科技档案、专门档案，其实这主要是根据档案的内容属性针对纸质材料划分的标准。近年来，科技档案和专门档案得到强化：2008年，国家质检总局发布《科学技术档案案卷构成的一般要求》，明确了科技档案的构成；2011年以来，国家档案局先后公布了两批《国家基本专业档案目录》，100种必须建立的专业档案门类被正式列入。在高校档案整理和分类时，除文书档案外，对于科技档案和专门档案，需要类别复分的，还“应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《国家基本专业档案目录》执行”[6]。

3.2改革思路

档案整理规则和实体分类这一“顶层设计”方案在档号结构的确定中至关重要，它是档号内上下位类要素匹配的基础条件。传统类型的纸质档案可以结合《高校分类法》继续延用问题分类法，但在档案门类设置上须做出适当调整：如原党群类、行政类档案合并组建文书档案门类；原科研档案中的专利（著作权）类、原行政档案中的审计类、原教学档案中的学籍类等应抽出，另行单独组建档案类别，并归入专业或科技档案门类；教学档案中的其他类归并至原行政档案；外事档案本身具有较强的文书档案属性、形式，以及管理利用方式，也应划归原行政档案进行整理、编号。特殊载体档案门类可以沿用原有的按照载体类型分类，人物档案门类可以按照类型分类。如图1所示。

为保持文件之间的有机联系，《高校分类法》中未作任何调整的各档案门类的一、二级类目代码保持不变，如DQ11、SB12、CB13等；一、二级类目内有移出、移入的档案门类，其类目代码可重新编排；对于新设立的科技或专业档案的一、二级类目，可根据问题类别确定一级类目，同时结合其归档范围作进一步细分，如将学籍档案中的学生名册、学籍登记卡、成绩单、毕业生登记表分别赋予XJ12、XJ13、XJ14、XJ15等二级类目代码。

保管期限方面，尽量采取与归档文件整理相应的“永久、定期”划分方法，即将原有的“永久、长期、短期”统一调整为“永久、30年、10年”。其中原“长期、短期”保管的档案可通过保管期限的重新划分或后期延长的方式解决，如2016年1月1日施行的《会计档案管理办法》已作了这方面的突破性尝试。

在立卷（件）环节，可以将文书档案按照“件”为单位整理，其他门类档案应根据各自的特点合理选择立卷或立件形式。考虑到档号的相对稳定性与统一性，以及“简化整理、深化检索”的宗旨，建议尽可能采用立件形式归档（可以是件的形式、卷的概念）。学者黄金国认为，影响科技档案和专门档案立件的影响因素主要是“对归档文件材料的‘件的界定与实体分类方法的确定，以及归档文件材料的著录方法”[7]，比如可以将一个具体的科研项目、一个工程项目中某一阶段（如施工）的某一个工作环节（如隐蔽工程）、一个班的学生名册立为一件等。以件代卷的档案整理、编号形式应在档案数字化著录时追加文件级目录。

4高校档案档号结构的适用格式

新《规则》中的建议档号结构有很强的普适性，为高校档案的档号编制提供了很好的参考依据。结合高校各门类档案的特点，档号结构可调整为：全宗号-档案门类代码·年度-问题代码-保管期限-件号。需要特别强调的是，为保持各高校档号结构的一致性，实现明晰、高效的数据衔接，应由国家档案行政主管部门会同教育行政主管部门等统一规定“档案门类代码”“问题代码”两个关键位类要素。具体说明如下：

4.1文书档案门类

文书档案门类主要包括党群类和行政类。如某高校文书档案中2016年度作永久保管的学校党委会议记录本，其档号可表示为：F001-WS·2016-DQ11-Y-1。

4.2科技档案门类

科技档案门类主要包括科研類、专利类、产品类、城建类、设备类。如某高校科技档案中2016年度作定期保管的某个已结项的科研项目，其档号可表示为：F001-KJ·2016-KY12-D30-1。

4.3专业档案门类

专业档案门类主要包括学籍类、出版类、会计类、审计类。如某高校专业档案中2016年度作永久保管的某个班级的学生成绩单，其档号可表示为：F001-ZY·2016-XJ14-Y-1。

4.4特殊载体档案门类

特殊载体档案门类主要包括声像类、实物类。如某高校特殊载体档案中2016年度作定期保管的某块实物奖牌，其档号可表示为：F001-TS·2016-SW12-D30-1。

4.5人物档案门类

人物档案门类主要包括学生类、干部（人事）类、名人类、口述类等。由于人物档案在收集、保管、开发利用等环节的特殊性，在档号编制时可对具体的类别酌情考虑是否标注“年度”位类。如某高校人物档案中作永久保管的某一名人校友材料，其档号可表示为：F001-RW-MR11-Y-1。

5结语

新《规则》的实施强化了档号编制在归档文件整理环节的重要地位，它将档案信息的系统集成和资源的最大化共享作为目标愿景，为今后高校档案整理、资源建设、保管与开发利用工作进一步明确了方向，也成为高校档案档号规范化编制的内在动力和行动指南。《高校分类法》推行至今近25年，其现有的整理规则与工作规范在实践层面已显诸多弊端，“与国家在文书档案、电子文件管理等方面颁布的新标准、新规定未有效衔接”[8]，无法适应档案信息化建设的时代要求，档案业界、学界提出改革的呼声也由来已久。因此，深化高校档案档号编制改革不失为一个有效的切入点，以推动《高校分类法》的修订、完善。

*本文系江苏省高校档案研究会立项课题（项目编号：JSGDF 2018-18）“高校档案档号编制改革研究”的研究成果。

参考文献

[1]李忱，丁德胜.《归档文件整理规则》修订方向初探[J].中国档案，2014（05）：39.

[2][3]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2005：165.

[4]DA/T 22—2015，归档文件整理规则[S].

[5][6]丁德胜.《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）[J].中国档案， 2016（12）：27.

[7]黄金国.试析《归档文件整理规则》对科技档案和专门档案整理的适用性[J].档案与建设，2006（10）：16.

[8]杨婵.高校档案工作与《归档文件整理规则》（2015版）的接轨[J].兰台世界， 2017（23）：61.