智慧院所背景下企业档案工作面临的新形势与新发展

胡金涛

[摘要]国家军民融合战略的逐步实施对传统军工科研院所带来了冲击，同时也带来了军用技术转型升级的巨大机会。当前，我国军工科研院所广泛开展智慧院所建设，这给档案工作提出了新的要求。论文分析了智慧院所背景下企业档案工作面临的新形势，探讨了智慧院所背景下企业档案工作的发展路径，以期为智慧时代军工科研院所以及其它企业档案工作发展提供借鉴。

[关键词]军工科研院所智慧院所企业档案新形势

[分类号]G275.9

New Situation and Development for Archival Work under the Background of Smart Institute

Hu Jintao（China Electronic Technology Group Corporation Fourteenth Research Institute， Nanjing， Jiangsu， 210039）

Abstract： The implementation of the military and civilian integration strategy bring opportunities to traditional military research institutes. Military research institutes widely carry out the construction of smart institute which puts forward new demands on archival works. This paper analyses the new situation faced archival work under the background of smart institute， discusses the development strategies for archival works in the new era， these would provide reference for related works.

Keywords： Military Research Institute； Smart Institute； Enterprise Archives； New Situation

1智慧院所的概念和特征

隨着国家军民融合战略的不断推进，军工科研院所开始走进大众视野。为适应国家战略调整和经济发展需要，军工科研院所逐渐采取企业化经营方式，成为重要的市场经济主体。智慧院所正是在这样的变革浪潮中，为适应工业发展规律和国家战略要求应运而生的产物。

智慧院所的概念源于“智慧地球”“智慧城市”，智慧院所是以创新为驱动、以信息化为基础、以知识为载体，利用智能科学的理论、技术、方法、信息及自动化技术工具，通过智能感知、新一代互联网、云计算、大数据挖掘、虚拟化等手段，充分有效地整合和优化利用各类内外部资源，实现信息流、业务流、供应链的高度集成与融合的创新型组织。智慧院所有三个主要的特征，即产品研制中的知识重用，技术创新中的知识推动，人才培养中的知识共享。智慧院所建设强调信息与知识的粒度，强调数字化、集成化、自动化和智能化，注重全数字模型，这都给档案工作带来了新的挑战。

2智慧院所背景下档案工作面临的新形势

2.1智慧院所建设对企业档案工作的新要求

（1）智慧院所的特征对档案工作提出了新要求

智慧院所的三个主要特征在于“知识重用”“知识推动”“知识共享”。可见，知识是智慧院所建设的基础性甚至根本性资源。档案作为企业经营管理和科研生产活动的原始记录，是企业的知识载体，是企业“大脑”的“记忆体”。企业知识的挖掘、重用和共享，都离不开档案信息资源的支撑。智慧院所建设将档案信息资源开发利用的重要性提升到了前所未有的高度，传统的重视收集管理而轻视开发利用的档案管理模式必须做出改变。

同时，智慧院所建设很大程度上是一种技术主导的企业研发生产模式变革，大数据、云计算、仿真设计、全三维模式、全数字样机、人工智能等技术的发展很大程度上决定了智慧院所所能达到的“智慧”水平。档案工作作为智慧院所建设中的基础性支撑工作，必须要对智慧院所建设所涉及的专业技术有一定了解。此外，要为智慧院所提供集成程度和开发程度更高、粒度更细的档案信息资源成品，也需要借助大数据等技术对档案信息资源进行深度开发。因此，在智慧院所建设背景下，档案工作不再是单一管理性工作，智慧院所建设对档案工作者的技术能力和知识水平提出了更高的要求。

（2）科研生产流程的不断变革对档案工作提出了新要求

当前的科研生产模式保留了大量传统工业大批量生产制造的“遗留”经验，智慧院所的建设必然伴随着经营管理和科研生产流程的深度调整、优化和整合。档案工作不能仅仅停留于末端管理，这是档案界早已达成的共识。企业档案工作更是如此，只有融入整个科研生产流程生命周期，才能真正发挥档案的经济价值。在建设智慧院所的背景下，科研生产流程不断调整优化，新的研发流程和领域不断出现，旧的研发流程和领域不断被淘汰，这种“更新换代”的频率是以往任何时代、任何场景的档案工作都不曾面对的。但在传统的档案管理模式之下，长期处于末端管理地位的档案工作疏于关注文件生命周期的前期运动过程，只关注文件归档成为档案之后的管理，这无疑难以满足智慧院所的建设要求。档案管理模式急需寻求变革。

2.2智慧院所背景下企业档案工作的新内容

智慧院所强调智能研发、智能制造和智能生产，不同于传统的纸质或实物研发生产模式，智慧院所广泛采用全数字、全三维模型开展产品研发设计，采用3D打印等先进技术开展生产制造，实现全流程无纸化、模型化、自动化、智能化。在这种科研生产模式下，三维电子文件成为档案工作的重要对象。当前，针对二维电子文件管理尚有很多问题需要解决，而三维电子文件管理则有更多的研究和管理空白。

随着智慧院所建设的不断深入，科研生产流程的不断整合优化，技术手段的不断提升，新形式的数据、信息、文件等会不断涌现，这些都包含有原生的具有保存价值的企业信息资源，是档案工作必须关注的新对象和新内容。如何开展新类型数据资源的管理工作，例如三维电子文件，是接下来企业档案工作长期面临的挑战。

2.3智慧院所建设中企业档案工作的新定位

在智慧院所建设背景下，企业档案工作的管理对象不再局限于传统意义上的纸质和电子文件，凡是具有保存价值和知识加工意义的信息资源及其载体都是企业档案工作所关注的对象。知识是智慧院所建设的根本性支撑资源，而档案则是企业知识资源最为全面系统的载体，档案工作是智慧院所建设的基础性支撑工作，是智慧院所建设的基础性保障。档案机构不再是智慧院所中的末端被动管理机构，而是企业信息资源和知识资源的管理机构，是智慧院所建设的重要成员之一。

3智慧院所背景下档案工作的发展路径

3.1以数字档案馆（室）的建设为基础

智慧院所首先是信息化的院所，没有高程度的企业信息化水平，智慧院所建设就是无源之水，无根之木。智慧院所建设所依赖的信息和知识资源是数字化的信息资源，只有数字化的信息资源，才能利用技术手段进行集成开发和挖掘而形成知识资源，才能为智慧院所运转不断注入新鲜血液。数字档案馆是企业信息资源载体，是智慧院所建设的基础性资源支撑，推动数字档案馆（室）建设发展是为智慧院所建设打下坚实的信息资源基础，同时在数字档案馆建设基础上，通过提供基于数据的档案信息智慧服务，谋划智慧档案馆建设，提前为档案工作发展做好规划。

3.2以智慧院所背景下的档案制度体系建设为保障

智慧院所的建设使得科研生产流程不断变革，新的研发流程不断出现，旧的研发流程不断被淘汰。同时，智能设计、智能生产等技术的应用使得产品生命周期大大缩短，三维设计、数字化样机等研发手段也逐步走向成熟并越发得到广泛应用。在这样的背景下，档案管理工作首先要改变被动的工作习惯，主动与科技主管部门、研究部门等沟通交流，及时了解科研生产发展动态，做到心中有数，提前谋划。其次，变革传统模式下只开展事务性管理的工作习惯，针对新研发流程、新研发领域的档案管理，例如三维电子文件管理，档案部门应积极组织成立骨干团队，主动开展研究性工作，通过调研学习、课题研究等形式，探索出一套符合自身实际情况的档案管理方式方法。最后，通过制定标准制度固化其档案管理模式，同时也便于科研生产流程调整优化后的档案工作能够有所参照，迅速适应。

3.3以技术人才的培养与引进为根本

智慧院所建设是技术主导的企业变革，档案机构作为智慧院所建设中重要的参与者，如果对智慧院所建设所涉及的专业技术不了解，将会对工作开展造成很大阻碍。例如，开展全数字样机归档流程和归档范围研究，如果不清楚全数字样机概念和研发流程，相关研究工作就无从开展。同时，面对不断出现的新型电子文件类型，也需要具备一定技术能力的专业人才参与前期研究与具体管理工作。

因此，智慧院所建设要求档案机构必须加强档案工作人员专业技术培训，要求智慧院所建设主要参与人员至少应理解相关技术的概念和基本内容；同时，通过引进计算机相关技术人才，建立完善合理的人才队伍结构，推动档案工作与智慧院所建设深度融合。

3.4创新电子文件管理前端控制的手段

对于智慧院所建设而言，保证电子文件格式标准统一是开展档案信息自动和智能化提取、挖掘、集成的重要基础。

当前，采取电子形式归档的多是科研档案，一方面，档案机构可以联合标准化等机构，通过开展专题培训，加强相关标准制度宣贯，提升文档质量；另一方面，档案机构可以同科研主管部门合作，加强对科研档案归档质量的考核。企业可以将档案工作纳入到科研生产流程前端，将档案签审纳入科研生产文件签审流程，只有符合归档要求的科技文件才能进入生产环节，以此提升科研档案质量。

对于文书档案和项目档案而言，当前虽然多以纸质形式归档，但也可借鉴科研档案前段控制的手段，联合科研院所相关主管部门，把档案审查时机提前，在文件形成或流转的某个适当环节，加入档案审查，以此提高文件质量和标准化程度，为档案数字化以及后续开发利用奠定基础。

3.5谋划图情档和标准化、信息化工作协同发展

对于科研院所而言，除了档案之外，图书、情报等也是信息资源和知识资源的重要载体。在智慧院所建设中，通过谋划图情档协同发展，可以完善企业知识资源体系，提高知识资源覆盖面，进而推动知识共享发展。同时，智慧院所的建设离不开标准化工作。信息和知识的价值在于集成，而标准化则为集成提供技术保证。只有标准化的粒度信息，才能进行大规模的数据处理。

智慧院所是信息化院所的高级发展阶段，图情档工作一方面要加强与信息化部门联合，协同推进图书、档案等纸质资源载体数字化进程，另一方面，也要借助信息化部门技术力量，解决档案工作与智慧院所融合中面临的技术问题。

3.6立足科研生产推动信息资源成果开发多元化

智慧院所建设是科研生产流程的一次再造，其对信息资源和知识资源的重视程度大大提高，这对于档案工作而言，既是挑战，又是机遇。档案工作者应充分利用智慧院所建设契机，实现与科研生产活动的深度融合，改变档案工作的边缘地位。资源开发应紧密圍绕科研生产，以科研生产和用户的实际需求为导向，充分发挥自身信息资源优势，开发能够创造较大经济价值的信息成品。例如，企业档案机构可以利用自身丰富的产品档案资源，开展交互式电子手册（IETM）创作，为产品研发和随机交付形成配套。总而言之，智慧院所的建设需要牵动科研院所的各个职能部门，对原本的经营管理、科研生产等活动而言都是一定程度的革新，档案机构应抓住智慧院所建设重要契机，立足科研生产推动信息资源开发成品多元化。

4结语

智慧院所是军工科研院所未来发展的方向与目标，智慧院所建设带来的经营管理和科研生产流程改革给档案工作带来了挑战和机遇。作为档案人，面对智慧院所建设新形势，我们必须时刻关注智慧产业、智慧院所理论和实际发展动态，深入思考档案工作与智慧院所建设深度融合，推动企业档案工作在智慧时代的新发展！

参考文献

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