文·刘冬梅
社会保障档案是社会保障工作中形成的带有专业性﹑连续性﹑高技术性﹑保密性等信息资料的人事档案,是开展社会保障工作的客观依据。社保档案,关乎民生,作用广泛,价值宝贵。做好社会保障档案工作是维护人民群众合法权益的重要基础,是社会保障工作依法监管的必然要求。近年来,泰安市人力资源和社会保障局(以下简称人社局)为满足社会保障事业发展的需要,加强社会保障档案的集中统一管理,全面提高社会保障档案管理水平,大力推进社会保障档案信息化建设,实现社会保障档案信息资源利用的最大化,推动了社会保障事业的快速发展。
泰安市社会保险经办机构包括:社会劳动保险事业处﹑医疗保险事业处﹑机关事业单位保险处﹑农村养老保险事业处等,负责全市社会养老保险﹑城镇职工(居民)基本医疗保险﹑工伤保险﹑失业保险﹑生育保险等业务。泰安市人社局高度重视社会保障档案工作,建立了市﹑县(市﹑区)﹑乡镇(办事处)社保单位共同参与的社会保险档案工作网络。各单位加强联系沟通﹑配合协作,形成齐抓共管的局面,共同推进社会保障档案工作的开展。
(一)明确责任。社会保障经办机构把有关社保文件材料的形成﹑积累﹑整理﹑归档的要求列入工作标准﹑工作程序及有关部门﹑相关人员的岗位职责,把社会保障档案管理与业务工作同部署﹑同实施﹑同检查,与岗位目标考核挂钩;建立综合档案室,对本单位形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理,建立健全社会保障档案的收集﹑整理﹑保管﹑利用等制度,并配备专门档案管理人员,落实经费,改善保管条件。在贯彻落实《档案法》的基础上,根据社保档案的特点,修订完善了档案人员职责和岗位责任制度﹑文件归档制度﹑档案保管制度﹑查阅利用制度等多项制度,并严格落实,把档案纳入了制度化管理轨道。
(二)加强业务建设。重点加强档案的收集,着重在提高档案管理的规范化上下功夫。正确界定各类社会保障文件材料的归档范围,全面收集社会保障工作中形成的各种门类和不同载体的文件材料,确保归档文件材料完整齐全﹑真实准确,做到社保档案的规范化整理。同时还确定了社保档案管理和建设的三条原则,即在档案基础建设和正常管理中,要高起点﹑严要求,坚持规范﹑科学﹑高效的原则。规范,就是要严格按照省﹑市档案局规定的标准和要求来规范各项基础工作;科学,就是在规范的基础上,结合实际,探索计算机管理档案的方法,使档案工作走向科学化﹑现代化;高效,就是充分发挥档案的本职作用,利用现代化手段,完善档案查询﹑统计﹑预测办法,更有效快捷地为社保各项工作服务。
在当今信息化高速发展的时代,社保档案管理必须紧跟时代的步伐向信息化的方向快速发展,确保为职工和单位提供更优质快捷的服务。泰安市各社保单位以办公自动化建设为契机,积极推进社会保障档案信息化﹑现代化建设。为实行互联互通,实现档案信息资源共享,各社保经办机构将社保档案管理系统纳入社会保障业务管理系统之中,做好电子文件的收集整理归档工作,电子文件实行脱机备份,与纸质文件建立相应的有机联系。加强对社保档案动态电子信息的管理,确保动态数据齐全﹑准确和安全。同时,加快社保档案数字化和网络化建设,逐步实现社保档案信息资源的科学整合和有效利用。
强化社保档案管理信息化建设措施,实现社保档案管理信息化,首先要进行功能齐备﹑系统完善的信息平台建设。信息平台涉及到社保工作所有业务领域,要对所有确认项目﹑实用操作以及安全保障进行科学设置,最大限度地体现 “信息四化”,即信息采集准确化﹑信息程序规范化﹑信息内容共享化﹑信息利用安全化。
(一)信息采集准确化。社保信息采集的真实性﹑准确性﹑完整性是社会保障机构开展支付救助补偿的重要凭据信息,故对平台信息的科学采集﹑项目设置有极高的要求,比如数字化信息的采集认证和修改权限设置﹑相关纸质及图片资料的信息化储存设置﹑补充项目设置等等,都要保证准确无误。
(二)信息程序规范化。各经办单位的业务侧重点不同,这就要求各个阶段业务平台设置既专项明确又密切相关。根据相关政策法规实现信息整合,既方便工作人员核查,又使职工及时了解其权益。比如职工在确认为工伤后,系统根据其伤情诊断结合相关法规,智能呈现职工停工留薪期限,避免职工与单位因不了解政策法规而造成不必要的纠纷。
(三)信息内容共享化。社保业务工作分散在多个部门和工作窗口,通过引入信息技术﹑通讯技术和人工智能技术实现信息共享。比如通过人工智能技术和通讯技术实现手机短信自动通知功能及反馈信息收集功能,实现职工通过个人信息认证,可用手机或网络实现自助查询。
(四)信息利用安全化。信息平台档案信息管理安全设置措施主要从以下几个方面着手:一是建立封闭的运行环境,使数据化的档案信息能在局域网的环境下安全运行,减少外网对运行环境的干扰;二是建立严格的管理制度,严格管理人员安全化操作培训上岗;三是配备必要的安全防护介质,避免出现高科技干扰或泄密;四是设置安全预警防护措施,以确保信息平台安全,保障个人信息安全。
根据泰安市社会保障工作实际,重点做好养老保险﹑医疗保险﹑工伤保险﹑失业保险﹑生育保险等内容的社保档案工作。
为规范社保档案管理,主要从四个方面细化管理。一是在档案分类方面,为了便于档案的查阅和长期保存,根据档案资料不同的类别﹑保管期限和保存方式采用分类管理方式;二是在档案交接方面,各项业务档案实行责任交接,实现对口交接﹑责任到人,避免档案资料遗失;三是在档案保存方面,各社保机构为档案室购置齐备的硬件设施,确保了档案资料的科学管理和安全保存,对于参保人员基础信息﹑缴费信息等重要档案文件,将所有数据信息拷贝到移动硬盘,实行异地存放;四是在档案借阅方面,严格借阅审批手续,进一步规范借阅经办制度。
为确保社保档案工作质量,各级社保部门会同档案管理部门进一步加强了联系,加大了对社会保障档案工作的监管﹑指导力度。一是依法管理与业务指导相结合,档案部门经常到社保经办机构进行检查,指导档案工作的开展。多次召开档案管理专题会议,结合泰安市社保档案工作的实际情况,制定实施办法,把《山东省社会保险档案管理暂行办法》落到实处。二是宏观管理与微观指导相结合。通过举办档案业务培训,现场指导等形式,为社会保障档案工作提供技术支持;通过树立档案管理工作典型,总结经验,以点带面,推动全市社会保障档案工作开展。三是加强社会保障档案干部队伍建设。社会保障经办机构选择政治素质好﹑责任心强﹑工作认真负责﹑档案业务精干的人员从事档案工作,并保持档案人员的相对稳定。