论社交媒体环境下的档案信息资源建设

沈娉婷

摘 要：信息技术的快速发展及社交媒体的广泛应用，给档案信息化工作带来难得的发展机遇。如何更加有效地发挥社交媒体的潜力，加强档案信息资源建设，助力档案信息化工作，提升档案信息服务水平，值得每一个档案人去深思。

关键词：社交媒体；档案信息资源；建设

1建立规范的社交媒体归档制度

丰富的档案信息资源是档案机构提供有效服务的前提。目前，社交媒体在我国政府机构中的运用己经渗透到各个领域，社交媒体在承担大量政务功能、体现政府业务活动轨迹的同时，但其归档问题并未引起足够的重视。档案机构应重视社交媒体信息的归档工作，同时借鉴英美等国的存档经验，丰富并优化我国档案馆藏，为人类留下丰富的社会记忆。首先，建立专门的社交媒体档案库。因我国在探索社交媒体信息归档方面处于初始阶段，各档案部门应联合开发信息的捕获、存储和获取系统或采用第三方技术，确保获取信息的安全性。明确归档主体，归档信息的内容应丰富化，包括文字、图片、音频、视频等形式，检索项包括时间、关键词等可以进行快速检索和高级检索。其次，根据我国的档案机构管理体制，国家档案局应出台明确的标准，对社交媒体信息的捕获、鉴定、处理和获取加以规定和监督。社交媒体文件不同于数字化信息，是通过网络获取的原始数据，在捕获信息时要连同元数据一同保存，并对信息的来源、内容和价值进行严格鉴定以保证信息的真实性与可靠性；还应对归档的范围，文件格式等加以说明，以保证社交媒体归档工作有章可依。最后，成立专门针对微博、微信归档的实验项目，或建立专门的指导机构，对社交媒体归档的流程、应注意的问题进行培训，建立规范的流程管理制度，适时帮助各档案机构排解归档难题。

社交媒体文件具有凭证价值和历史研究价值，记录着我国政府的活动轨迹，再加上我国拥有庞大的社交媒体用户群，加强社交媒体归档势在必行。国外的社交媒体归档工作己趋向成熟，如美国的Twitter存档项目，英国政府的网页档案项目等。我国档案机构应该行动起来，关注电子文件管理的前沿研究与学术创新，借鉴国外的成功经验，结合我国实际，探索出适合我国档案管理现状的社交媒体归档方法。同时还可以加强与图书馆、博物馆的技术、资金合作，谋求共赢。

2提高档案信息服务质量

一方面，档案工作者应拥有正确服务意识和服务观念。在日益发达的网络环境下，坚持以人为本、资源共享的服务理念，明确档案机构的定位为“服务型”而不是“宣传、展示型”，有利于指引档案工作的发展方向。社交媒体庞大的用户群体决定了其需求的多样性，档案机构作为信息的传播者，只有提供丰富的档案信息类型，将文字与图片、视频等结合起来，不断创新信息内容，才能吸引更多用户的注意力，提高档案信息的利用率。同时，应养成良好的信息推送习惯，不能闲时就频繁推送，忙时就不推送，这样只会引起用户的反感，只有及时推送档案信息，培养用户良好的阅读习惯，才能维持档案信息的生命力。

另一方面，用户的需求是提供信息服务的依据，档案机构应对用户进行细分，详细调查不同用户群体的阅读习惯，了解不同年龄、不同职业用户基于社交媒体平台的阅读兴趣，明确用户不仅需要了解档案馆的工作动态和国家政务，还需要了解贴近公众生活的、富有趣味性的事闻；不仅需要目录信息，更需要全文信息；不仅需要查询档案信息和现行文件，也需要有特色的个性化、精准化服务：还需要对档案馆藏进行深加工，实现现有档案信息资源的增值服务，只有充分感知用户需求，及时发现热点，挖掘预测用户潜在需求，才能不断提高信息服务质量，实现档案信息资源的利用价值。

3构建完善的沟通交流机制

首先，创新档案信息服务方式。档案机构可以通过举办形式丰富的社会活动，鼓励有需求的人参与到整理历史档案的志愿活动中，公众有可能出于兴趣需求、工作需求、社交需求等动机而参与志愿活动，档案机构应对其进行合理安排，让他们接触到自己感兴趣的工作，为档案专业学生提供更多的实习机会，在使他们获得满足感的同时，也可以对档案资源有不一样的诊释，如对历史感兴趣的人可以对档案史料进行深层次的解读，档案专业学生可以为档案机构注入新的活力。通过这种活动方式，更多的档案信息在公众的视角下得以解读，这也是对档案信息进行深加工的一种方式。其次，加强档案宣传，注重用户体验。档案机构的服务以用户为中心，良好的用户体验与感受是档案机构的服务目标。无论是档案信息的内容、服务方式还是社交媒体平台的视觉效果，都应从用户的需求出发，拉近公众与档案机构的距离感。档案馆可以在其服务平台添加用户反馈机制，了解用户对于利用社交媒体平台分享信息作何评价、用户最喜欢哪种类型的档案信息、对于网络安全与用户隐私问题有何看法，通过这种方式，档案机构可以对用户需求有更精准的了解，提供更优质的信息服务。

4合理控制和引导档案信息传播

这方面主要是加强信息传播流程管理。首先，精心选材并进行价值引导。社交媒体的受众范围十分广泛，档案机构在选题的时候，要做到精细化，根据用户的需要选择好的素材进行加工编辑，如文化部门、教育部门的全宗或有地方特色的名人全宗，在其中适当融入勤俭节约、艰苦奋斗等正確的价值观，让用户在潜移默化中受到影响。其次，由于受到管理期限的限制，并不是所有的档案馆藏都可以向公众开放，档案机构在公布信息之前应进行严格的鉴定，以免造成保密档案泄露，造成不必要的损失。其次，对档案信息进行深加工。信息质量是档案文化传播能否被认可的关键，社交媒体平台上每一条信息的编辑都应充分考虑用户的需求，将档案原件加工成富有趣味性和文化性的成品，不仅可以提高用户的接受能力，还可以提升档案信息服务的知识化水平。最后，档案机构要抛弃以往的“高冷”形象，多以平民的视角诊释档案、传播档案，增加亲和力，寻求公众的共鸣，树立良好的公众形象。

5加强档案信息安全管理

首先，重视信息及相关技术的运用。若要保证信息内容的安全，则需从存储安全、系统安全、网络安全三个方面着手。档案机构还可以运用RSS订阅技术，RSS提供了一个信息快速传播的技术平台，可根据用户所需直接将信息推送至用户面前，满足用户的个性化需求，同时也拓宽了信息的传播渠道。其次，建立权威可靠的认证机制。档案部门与社交媒体运营企业合作，建立严格的档案微博、微信公众号等社交媒体的申请流程及认证体系，可以在一定程度上限制信息传播主体的混乱情况。再次，注重综合型人才的培养。随着社会信息化水平的提高，档案工作已不仅仅是守着档案库房，建设好档案馆藏就能满足用户的需求，档案机构需要与时俱进，在网络环境中拓展服务空间，培养懂技术、素质高、专业强的综合型人才以适应社交媒体背景下档案信息服务的需要。

6结语

总之，新时期，社交媒体在我国档案领域的发展研究任重而道远，档案机构应加强资源整合，优化档案馆藏，提高信息服务质量：始终坚持“用户至上”的服务理念，提高信息服务的主动性，丰富档案信息的宣传渠道，以前瞻性的眼光，使档案文化在更广范围内传播，也是档案机构的使命。

参考文献

[1]王潇，黄新荣.微信公众平台开启档案利用新时代[J].陕西档案，2013（2）：28.

[2]刘晓菲.论社交媒体在档案馆中的应用[J].北京档案，2014（2）：16.

（作者单位：广东省特种设备检测研究院）