远程高等继续教育院校管理信息化工作现状研究

卢文静

摘 要：管理信息化对高校优化资源共享、简化办事流程、改进工作方式、提高管理效率、促进决策合理化、节约人力物力时间成本等方面都有重要意义，远程高等继续教育院校由于办学模式和教学模式的特殊性，利用现代信息技术提升管理信息化水平显得尤为重要。本文以国家开放大学为例，调研了40所分部（省级广播电视大学），远程高等继续教育院校管理信息化工作现状和问题进行了分析，提出了新时代下推进管理信息化工作的建议和反思。

关键词：国家开放大学 管理信息化 协同办公

一、概述

高校管理信息化是一项系统建设工程，需要有相应的基础和支撑。一般而言，高校管理信息化经历了1.业务信息化阶段，即各个管理部门分别牵头建设信息系统，并保有各有独立的身份识别、业务流程及技术架构。2.数据整合阶段，即选择一个公共信息服务平台，将各个业务系统的数据集中存放、统一管理，形成一个统一的信息化服务窗口，为全体教职工提供唯一的账号来使用各个管理信息系统。3.云服务阶段，即逐步将基础设施及软件转移至云端，使学校从繁重的基础设施建设及软件开发中抽身，集中精力开展运维与服务工作。

远程高等继续教育院校在办学规模、办学层次、办学业务方面相对多元和复杂，管理信息化工作尤为重要。随着信息技术的日新月异，远程高等继续教育院校内部各部门間办公业务信息系统联系更加紧密，业务衔接、协同处理、数据交换和共享需求不断增多，内部管理信息化问题也同时越来越明显。如何应用现代信息技术，对学校现有信息资源进行开发和管理，简化办事流程，改进工作方式，提高管理工作效率、决策水平和调控能力，节约人力、物力、时间等成本，多终端、人性化、便捷地提供打破部门分隔限制的规范、透明的管理和服务成为迫切需求。

二、远程高等继续教育院校总体情况分析

远程高等继续教育院校先后建立了人事管理系统、财务管理系统、资产管理系统、科研管理系统、图书借阅系统、电子办公系统等业务系统，基本保障了各块业务的顺利开展，各业务部门初步实现了本部门业务的信息化管理。总体来看，目前管理信息化存在的问题是：

1.各业务部门信息化系统各自独立，造成系统之间缺乏协同，不能或者难以实现数据交换和共享，存在“信息孤岛”隐患。

2.部分系统易用性、适用性不强，影响了用户的使用积极性。

3.部分应用系统重管理轻服务，数据呈现效果差，学校人、财、物、科研等信息分散于各业务系统，基本没有数据的呈现和挖掘。针对普通教职工，没有数据查询，针对校领导没有统计分析。

4.对历史数据的收集、整理和保存工作做得不够，无法指导学校领导进行科学的决策。

三、国家开放大学办学体系现状和问题

本文以国家开放大学为例进行了研究和分析。国家开放大学是由总部、分部、地方学院、学习中心和行业、企业学院共同组成完整的教学和管理体系，作者对国家开放大学40所分部（省级广播电视大学）进行了问卷调查，总体而言：国家开放大学全国办学体系内绝大多数分部（84.44%）都建立了自己的管理信息化门户；多数分部（66.67%）实现了公文无纸化流转；部分分部（42.22%）实现了部门间业务依托管理信息化平台的流转；少数分部（26.67%）实现了电脑、平板、手机等多终端办公；多数分部（71.12%）都未实现人、财 、物、科研等信息系统的数据调用和集成。由此可见，开放大学办学体系普遍处于业务信息化阶段，普遍未实现数据的集成和调用，管理信息化水平有不少需要提升的空间。

调查发现，各分部在推进管理信息化过程中遇到的主要问题是：信息孤岛；跨部门优化调整业务流程；校内业务流程规范不清；教职工应用意识不强；思想认识有待进一步提升；信息化队伍建设支撑不够。从各分部对推进管理信息化遇到的问题来看，尽管平台操作、数据整合和技术实现非常关键，但是业务的规范和流程的标准则是推进管理信息化最需要克服的困难。

各分部在推进管理信息化方面的经验和体会是：首先要重视业务的规范化，明确业务流程和标准；其次是需要领导垂范，带头使用；最后需要大胆尝试积极推进，提高教职工应用信息技术的能力。

四、结论与建议

通过对远程高等继续教育院校管理信息化现状与问题的分析，形成了以下推进管理信息化工作的建议：

1.更新观念，提高对管理信息化的认识。远程高等继续教育院校强调信息技术与教育的深度融合，更应该走在新时代的前沿，优化资源共享、促进决策合理化、提高管理效能、促进管理人员知识更新，管理信息化需要得到更多的关注和重视。远程高等继续教育院校由于办学规模大、多层级多，多业务部门协同和教育教学改革的迫切要求，对管理信息化工作显得尤为依赖。

2.做好管理信息化的统筹规划。为不断提升管理手段、创新管理模式，促进管理精细化、决策分析科学化，在管理信息化建设过程当中必须统筹全局发展策略，加强各部门的协同合作，做好各业务系统的统筹规划，做好信息标准和数据交换设计。

3.规范业务流程，提升管理水平。管理信息化绝不仅仅是业务途径由线下转为线上，也不是对旧流程的修修补补，而是充分发挥信息技术在沟通、协同等方面的优势，实现流程再造，破旧立新，跳出原思维模式，对过程进行根本的改造，简化原来需要历经多个部门的复杂业务流程，消除由此产生的延迟、人为失误等问题，从而促进业务的规范、提升管理水平。

4.强化培训，提高教职工信息素养。教职工是学校管理信息化建设的最大受益者，但与此同时，管理信息化的推进也对教职工提出了新要求。因此要加强教职工的信息技能和信息素养培训，对系统的应用进行全面培训，使教师逐步习惯管理信息系统，使其在熟悉基本流程的基础上强化信息化管理和协同能力。