人事档案管理新思路

高中平

摘 要：人事档案管理水平直接关系着社会对人才的选拔和任用，关系着社会的进步与发展。而在信息化高速发展的今天，如何探索出一条新的、适应时代发展需要的信息化人事档案管理途径是我国人事档案管理目前的新思路。

关键词：档案管理 信息化

一、信息化背景下人事档案管理的意义

信息化背景下，人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化，进而提高人事档案管理效率，使其更方便、快捷。在信息化时代背景下，加大现有人事档案数据库的规模和容量，加强信息共享与安全储存也是时代发展的需要。信息化管理人事档案的意义与作用可归纳为以下几个方面：

<一>降低管理成本，实现救济效益和社会效益。传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为电子档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张浪费，也是低碳环保的时代要求。

<二>选人用人更方便。人事档案进行信息化管理后，档案不再以传统的纸质版形式传递，用人单位可以直接根据网络授权共享平台对人员进行直接快速审查，不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核，这在很大程度上加快了用人单位的工作效率，降低成本，如黑龙江要到新疆查看一个人档案资料，这就很麻烦，如果能实现网络管理授权，他只要在计算机前就能查看档案，这为选人用人带来更多的便捷。

<三>促进档案信息的准确、完整。在传统的档案管理工作中，经常会出现由于部门之间没有及时沟通，交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，避免了这种由于交接工作导致的错误，使得档案更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性程度。

<四>改变现有管理人员的工作模式。在传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，而进行档案信息化管理后，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析，从而提高各项工作的效率。同时还可以提高工作人员对业务的学习，进而提高他们对档案的管理水平。

<四>增强档案原件保护。传统的纸质档案，虽说在档案室里能够保护完好，但档案拥有者一旦提出档案，安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化，会使档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时，档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。

二、加强和完善人事档案信息管理新思路

<一>建立完善的数据管理系统。国家要重视人事档案管理的信息化建设利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解到自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便社会在进行招聘时查询应聘者资料，同时这些信息可以重复利用，为社会的发展提供多方面的帮助。

<二>加强人事档案管理工作人员的专业素质培养。档案管理员的专业素质是保障人事档案信息管理工作顺利进行的保障。只有档案管理员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。所以，无论是政府机构还是企业都应该加强对档案管理档案管理员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。

<三>建立健全内部管理模式，提高工作水平，使档案管理更安全。科学、完善的自身管理机制，是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全、高效，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能的实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。

<四>实施严格的考评制度并进行奖惩。按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度，按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出，认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励，而对那些工作成绩不高，或者在工作中犯了错误，比如将个人隐私透漏、使信息失真的档案管理员进行惩罚、批评，对于情节比较严重的档案管理员则追究其法律责任。

<五>建立专人负责制度。为适应新形势的需要，促进档案管理信息化的发展，人事档案信息管理工作不仅需要专业的技术型人才掌握必要的信息化业务知识，并且还要有人参与档案管理、保护等具体业务。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，以便档案能够更好的得到管理与保护。

<六>加强相关系统、软件的安全保障。现在网络技术发达，黑客也非常厉害，所以信息化管理一个非常注意的问题就是，档案的安全，系统的稳定，信息被篡改或者泄露。

因此，在进行相关软件购买的时候，一定要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件是否存在着漏洞，如果检查结果不符合安全需要，应立即停止使用，以保障档案信息系统的正常适用。

三、结语

总之，计算机信息技术的普及和应用为人事档案管理提供了新的方向和途径，也带来了新的机遇与挑战。人事档案信息化应吸取其它档案信息化建设的经验与教训，在科学发展的前提下，努力探索出一条向着数字化、网络化发展的可持续道路及檔案管理的新思路。