谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用

张平

【摘要】档案管理专业当前的发展趋势就是电子档案的应用，通过分析企事业单位档案管理中的电子档案应用程度，可以总结出电子档案的当前应用深度，提升企事业单位的档案管理水平。本文对企事业单位的档案管理特征做出阐述，并将电子档案管理在企事业档案管理当中的应用方式展开探讨。

【关键词】企事业单位 电子档案 档案管理 策略分析

事实上，当前我国企事业在档案管理当中已经开始使用电子档案管理的方式，传统的纸质档案管理方式渐渐淡出。电子档案有便捷高效的特点，远超纸质档案管理的工作效率和工作的准确性，但在优势背后，电子档案也存在一定的缺陷。本文对电子档案管理做出了全面分析，对其优势与劣势加以总结，并根据实际情况，对其在企事业档案管理中的应用提出可行性解决建议，以发挥电子档案的最大价值，让我国档案管理迈上高效、科学的新台阶。

一、当前阶段企事业单位档案特性

现今时代是一个数字化时代、信息化时代，企事业单位档案管理也应当与时俱进，在信息技术的帮助下，让档案管理工作的效率得到提升，同时实现企事业单位内部档案的共享利用，一定程度上减少了人力及财力的投入成本[1]。电子档案管理技术是在信息技术及标准化、数据的支撑下实现的，信息技术有普遍性，标准化使得企事业单位的档案管理具备一定的继承性，而实现数据采集和存储需要首先对档案数据展开处理，由此看来，在企事业单位檔案管理工作中，信息技术的应用使其有了普遍性、集成性以及动态性。

（一）企事业单位档案管理的普遍性

信息技术时代让人们的生活方式发生了全面改变，对于企事业单位档案管理来说也有较大的影响。我国企事业单位档案管理应用信息技术的时间补偿，但随着信息技术的飞速发展和普及，在企事业单位档案管理方面，信息技术的应用和其他专业没有较大差距。想要通过电子档案管理的方式来做好企事业单位档案的管理工作，就应当明确信息技术在档案管理行业的普遍使用性，并根据这一点顺应档案管理行业的发展特性[2]。使用信息技术开展档案管理工作，可以让档案管理工作的效率实现大跨步飞跃，因此企事业应当在档案管理理论工作以及实践环节充分利用信息技术，由此，企事业单位的档案管理工作的信息化程度也就呈现出普遍性的特点。

（二）企事业单位档案管理的集成性

企事业单位档案管理实现信息化方式之后，在档案管理工作中只需做相应的整理和录入工作，继而档案管理工作就可以得到完善，由此，数据的整理以及输入和使用都产生了集成性，这种集成性让档案具备了共享利用的特征，让档案信息有了一定的服务功能。电子档案信息系统的最大特征是完整性和效率高，可以理解为，企事业单位使用电子档案管理的的方式开展自身的档案管理工作，可以充分发挥电子档案管理系统的这一特性，实现管理工作的高效率以及完整性。

（三）企事业单位档案管理的动态性

在企事业档案管理工作中使用信息技术的动态性表现在以下三点：首先是档案信息采集的动态性，数据信息在收集完毕以后，能够及时放入到数据库，这个过程所需要的时间非常短，由此也让档案数据库具备了实时更新的功能，这种档案信息采集的动态性是传统档案管理方式所无法比拟的；第二电视档案数据的动态性，档案信息存储到数据库中以后，数据雄可以对收集来的数据展开处理，处理过程所用时间较短，同时在处理过程还可以避免认为操作的失误，足见信息技术档案管理的效率至高；第三点是在数据和搜集和处理动态过程后，档案数据的公布以及使用也有动态化特征，使用者可以根据自身需要选取数据，让数据的使用更具灵活性。

二、电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措

（一）技术层面

企事业单位想要在档案管理工作中应用信息技术，首先需要有健全的电子档案管理系统[3]。这需要企事业单位有多媒体技术、网络技术以及数据库技术的制成，所以。另外，要构建出科学、健全的电子档案管理系统，就需要对档案资源进行科学的规划和处理，根据企事业单位管理工作的特征，设计更加便捷、符合实际情况的电子档案管理系统。电子档案管理和传统档案管理的最大区别就是存储介质的性质发生根本改变，因此，实现电子档案管理要有信息技术设备的全面支持。

（二）人才资源

电子档案信息管理系统的应用在网络技术及信息设备的基础上，还要有专业的电子档案管理人员进行具体工作的操作。操作人才需要在以下三个方面发挥重要作用：一是技术改进和档案管理工作；二是档案管理质量和服务质量；三是电子档案管理的规范化。所以，企事业单位想要顺利走上电子档案管理之路就要注重人才的培养，让专业的人才在电子档案管理工作承担起系统的使用、维护、更新与管理工作。

（三）安全保证体系的建设

使用电子档案管理的方式开展企事业档案管理工作，对安全问题不能忽视。电子档案管理系统的安全性和稳定性是保证电子档案系统发挥档案管理优势的基础，在系统安全的基础上，方可实现档案的高效率、高准确度管理工作[4]。对于这一点，要强化机房的监管工作，定期检测和扫描档案，设置浏览权限避免病毒入侵，安装防火墙、制定严格的管理规定，同时还要提升档案管理工作人员的安全意识，从根本上排除电子档案管理系统的安全隐患。

时代是不断进步的，科学技术也迅速发展、日新月异，当前社会对信息的重视度越来越高，科技进步的方方面面也需要有信息的协助和补充。这种情况下，电子档案在企事业档案管理工作中就发挥出了重要作用。电子档案有很大的优势，应当普遍推广，不过在具体的使用当中，应当充分认识电子档案，使其发挥最大价值，同时避免其不利因素。通过深化电子档案的学习，提出电子档案的技术改进方式，培养专业的管理人员，从方方面面推动电子档案的实施和普及，使电子档案在企事业单位档案管理中发挥重要作用。

参考文献

[1]刘宇亮.浅谈电子档案在企事业单位档案管理中的应用[J]. 经济管理：文摘版，2016，22（4）：00051-00051.

[2]周瑞廷.人事档案管理在企事业单位中的重要意义经验谈[J].办公室业务，2017，24（11）：143-143.

[3]王培培.浅谈事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设[J].青年时代，2016，13（7）：288-289.

[4]刘妍然.浅谈企事业单位档案管理存在的问题及对策[J]. 社会科学：引文版，2017，11（6）：00166-00166.