试析高校档案的收集工作

庞碧霞

摘 要：档案收集是档案管理最基础的环节。在以利用为主导的原则下，档案管理的首末环节显得格外重要。在实际工作中，高校档案存在收集主体不明确、收集内容广而重复、收集方式单一等问题。文章立足实践，从具体操作着手，就高校档案收集工作加强提出建议。

关键词：档案收集 高校 现状 建议

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）08-00-01

引言

高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。高校档案收集是积累和贮存档案信息资源的表现，是利用的先决条件。本文就高校档案收集工作的现状进行分析并提出建议。

一、当前高校档案收集工作的问题

高校档案收集工作面临最现实的问题就是“收什么”和“从哪收”。要解决这样的问题高校档案管理部门应该从长期的被动接受归档的习惯思维中彻底解放出来，积极的寻找问题，主动做好收集工作。

1.收集主体不明确

按照《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的规定，高校档案涉及面广、门类多，一共分成十一个大类。这些材料收集很多都需要各相关主體部门的配合。虽然高校在管理过程中已经从制度上规定了归档范围，但是涉及到具体材料时尤其是联合形成的材料时，并没有对各部门归档的职责进行明确的规定。加之，各部门对档案重视程度不同及责任感差等，使得档案收集时，各部门相互推诿、难以确定某个具体材料的牵头负责部门。主体的不明确导致部分档案被遗漏、部分档案收集质量低、档案部门与收集主体沟通的难度大等。

2.收集主体档案意识缺乏

部分部门对应归档的材料未落实到位。高校内一些科研部门单独形成的文件材料被该部门视为自己独有的资产，不让其他人查阅与利用。同时随着新形势下教育事业的的开展，许多新形成的档案材料，如：高层次教研、深造、外事访问等过程中形成的材料，不能及时收集，导致这部分材料缺失严重。由于各部门档案意识缺乏，各部门归档时按部就班，各自负责，缺乏交流，导致应归档的材料重复归档，降低了工作效率。所形成的档案都是割裂的，当真正需要时又不能发挥作用。同时，收集制度的不完善及滞后性，对归档范围没有进行科学的研究，使制度不能指导实践。相关部门对档案收集工作缺乏关注，也很少对归档范围进行分析和研究。

3.电子文件收集滞后

在办公自动化的背景下，高校传统的处理文件的方式逐步被网上发文所替代，产生了大量的电子文件。高校电子文件是高校重要的知识资产，是高校档案信息资源的重要组成部分。部分部门只收集纸质档案，单纯用纸质档案归档代替电子文件归档。未以“前端控制”为指导理论。未在档案形成之前与相关部门做好沟通工作，未提前对电子录入工作进行统一的规划和安排。

二、加强高校档案收集工作的建议

1.进一步明确收集主体

著名的管理学者鲍勃卢茨提出了“绩效致死”的管理理论。这个方法论指导在实际工作中运用就应多进行激励而非进行考核及克扣。高校应进一步规范收集制度，把对档案工作参与者的激励写入制度并落地。对收集工作完成好的部门加以奖励。档案工作长期以来偏重于考核与惩罚，不利于从本质上调动人员的积极性。教育部第27号令中也规定了在收集过程中有成绩的应该做出奖励。高校档案管理部门应该根据本校的实际情况制订档案收集工作奖励细则，全面的激励各部门的积极性。激励的实施使得各部门工作的职业素养进一步提高，各部门归档中就更有责任感、参与感和奉献精神。近年来，随着高校管理模式、流程等均在不同程度的变革，档案收集工作更加复杂，档案收集需要进一步落实归档责任，不同的业务流程归档方式不同，归档责任也不同。让档案管理从源头入手，明确主体及范围，消除档案收集工作的盲区。

2.提高全体师生的档案意识

高校档案的宣传工作始终贯穿于档案管理的各环节中。英特尔公司发明的OKR，是一套明确和跟踪目标及其完成情况的管理工作。对于高校档案事业而言，对档案重要性的宣传可以看成是一个大目标，对档案收集工作宣传可以看成是一个小目标。实现的关键指标之一就是定期通过校园内网、专题会议、校报等方式对档案工作进行宣传，让广大师生了解档案、走进档案、积极参与到档案归档的过程中。也可以将《档案法》、教育部第27号令等法律法规的理论知识加以整理，并聘请专业人员进行详细的讲解，提高全体师生的档案意识。实现的另一个关键指标就是加强领导的重视，通过领导的带头带动作用辐射到更广的师生中。通过领导的支持，档案部门可以更好的深入到各部门的第一线业务，通过确定归档形成文件数量、范围等，因地制宜的进行宣传工作，从而形成及时全面收集档案材料的良好作风。

3.提高收集工作现代化水平

根据摩尔定律的理论，电子文件的发展更迭非常快。为了进一步做好电子文件的收集，一方面要适时引入计算机的专业的人才，力求打造一支档案管理综合能力强、年轻化的人才队伍，从而提高档案收集工作的劳动生产率。针对档案工作人员变动频繁、业务生疏等，高校要定期开展培训工作，对电子文件的形成、收集等进行全面的指导，提升他们的理论水平和实际操作水平，从而整体提高电子文件收集的质量。同时，要加强对电子文件收集的立法并落地，电子文件的收集包括对元数据的收集，较之纸质档案收集范围更有复杂性，在顶层设计的时候更需要协同信息中心等部门，通过齐心协作等制定出具有指导意义的制度。制度的覆盖面要广而全，将分散于不同数据库、系统平台的文件集合生成电子文件资源群。同时要转化思维，需要每一个收集工作的参与者明确高校档案收集不仅仅是纸质材料更包括了电子文件。电子文件收集工作甚至更为重要。

结语

高校档案收集工作是高校档案工作的重点。高校档案工作者要认识到管理中的问题并积极改，为高校发展提供可靠参考。

参考文献

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M]，中国人民大学出版社，1994年.

[2]苏全玉.如何做好高校档案材料的收集[J].山东纺织经济，2015（10）.

[3]侯朝阳.关于高校档案收集工作的探讨[J].社会发展，2014（21）.