特高压输变电工程档案标准化管理探索

倪向萍 唐宁 刘搏晗

[摘 要] 特高压输变电工程工期长，规模大，新工艺应用多，形成了数量庞大的各类档案，因而档案管理工作非常重要。当前，档案管理仍然不够规范，文章探讨了其档案标准化管理的必要性和重要意义，并提出现阶段档案标准化管理模式。

[关键词] 特高压输变电工程档案；标准化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 064

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）11- 0148- 02

1 特高压输变电工程档案标准化管理的意义

档案数量大，种类多，档案内容更新多。工期长，规模大，新工艺应用多，对其档案资料进行标准化管理，能够有序、妥善保管档案资料，为以后的工程建设提供信息支持，也为公司和国家积累无形财富。

档案形成者多，参建单位多。投资主体多元化、管控主体属地化，给档案管理带来了很多新挑战。档案工作实现标准化管理一方面为参建单位、管理单位提供操作指南，一方面能够约束和检查各单位档案管理情况。

电网工程档案的重要性要求工程建设单位对其实施标准化管理。国网公司档案管理处于国内一线水平，档案标准化管理是电网工程档案工作的重要组成部分，档案作为项目从立项到竣工投运全过程的真实记录，是电网建设发展的宝贵记忆和未来生产运营的重要凭证，其标准化管理能够为国网公司档案管理锦上添花。

全球能源互联网背景下，档案管理亟待优化和完善。随着全球能源互联网的提出，工程不断新建，其档案数量也随之增加，但是档案管理不够规范给工程建设和运营管理带来一定程度的隐患。因此，建立档案标准化管理模式，使文件材料经过系统、科学的整理归类，从而为工程建设和运营管理提供完整、有序的依据，是十分必要的。

2 现阶段特高压输变电工程档案标准化管理模式

2.1 建立标准化管理体制

采用统一领導，多方参管的管理体制。统一领导即以工程建设单位为核心管理单位，对工程档案工作进行统一领导，统筹规划，抓好工程档案全过程控制工作。建立工程档案领导小组，成员包括公司主管档案工作的领导、档案部门负责人、工程项目部负责人和项目部专职档案员等；组织制定档案制度规范体系并根据实际情况及时做出修订；工程建设单位应充分发挥主导作用，协调文件材料从形成到移交归档全过程；组织工程各参建单位工作人员参加档案工作交流活动和人员培训，在项目建设开始到档案全部移交归档的各个阶段，建设单位应组织多次培训工作，培训对象包括各参建单位专兼职档案员；对各参建单位档案工作进行指导、监督和检查。

多方参管，“多方”包括设计单位、监理单位、施工单位以及其他参建单位，是工程档案的重要形成者，应指定专职或兼职档案员负责各自职责范围内工程文件材料的收集、整理、移交归档工作；各单位应积极主动学习建设单位工程档案管理制度规范，按规范要求工作；参与制度规范的制定修订，当文件材料新增、减少或变更时，应主动向建设单位档案部门报备，并配合建设单位修订档案管理规范；积极参与工程档案培训。

2.2 完善档案标准化制度规范体系

特高压输变电工程特色鲜明，难点突出，给档案工作带来很多问题和挑战。其档案管理应参照国家标准和行业标准以及国网公司现有相关档案管理规范，根据新形势下档案的特殊性，统一规划设计方案，建立一整套示范级档案制度规范体系，包括管理制度、收集归档整理借阅利用保管等操作规范、流程管控规范及档案信息化建设规范等方面。

管理制度。除管理体制、机构人员设置、档案管理的原则性要求外，应针对工程参建单位多，对各个参建单位做出要求，如监理单位除负责监理文件材料整理归档外，还应协助档案员审核工程档案收集归档工作；针对工程地域跨越大，属地管理的特点，要求工程档案在移交归档时考虑当地档案管理要求，满足多地保管套数要求。

操作规范。包括归档范围和保管期限表，工程地域跨度大，跨省项目居多，跨国项目也会出现，各国工程管理方式不同，档案形成内容也不尽相同，归档范围应考虑到各国差异，因地制宜，制定具有当地特色的归档范围并根据实际情况及时修订，此外，工程应用新工艺较多，收集归档文件材料时重点关注。制定分类编号方案、归档整理、保管、利用等规范，明确各环节管理职责、质量要求、操作要求等，既要兼顾国内外管理和利用需求差异的基础上符合国内档案管理要求，使所收所管档案有其用，又要具备实操性。

流程管控规范。在流程管控方面，在规范中应把合同管理、施工节点管控、竣工验收等关键点档案检查工作详细说明，包括档案检查人员、检查时间、发现问题、整改质量、与项目进度一致性等，并将文件材料“预验收”纳入规范中，做到前端控制和全过程管理。在工程项目管理相关办法中应加入详细的档案管理条款，使档案管理内容成为工程项目的必备要素。

信息化建设规范。将档案信息化管理纳入公司档案信息化平台中，参考国内外先进技术手段和管理方式，制定电子文件管理规范、元数据管理规范、档案管理系统操作规范、数字化档案信息管理规范，为工程档案信息化建设提供参考指南。

2.3 标准化管理流程

特高压输变电工程档案工作应贯穿工程项目从筹备、立项、可研到开工建设、竣工移交这一全过程。工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入工程建设各个环节，纳入建设计划，纳入参建单位工作人员的岗位责任制；工程建设筹备同时，提出工程文件材料的归档要求；建立日常检查机制，通过周检、月检等自检方式和第三方检查等他检方式，在检查建设进度同时，检查文件材料归档情况；竣工验收同时，验收工程档案的完整性、准确性和系统性，保持档案资料检查、移交归档与工程建设进度的一致性。

建设单位与各参建单位以及监理单位、检查单位在签订合同中应约定档案工作内容，包括移交范围、移交时间、移交要求、移交质量以及对未按要求完成移交工作的处罚措施等；充分发挥监理单位的作用，监理单位熟悉工程项目整个过程，应指派专人协助档案人员审核移交归档档案；建立工程档案管理约束机制，将档案归档管理工作在施工合同中做出约定，通过档案保证金等手段，激励各参建单位做好工程档案管理工作；将档案管理工作作为第三方检查内容之一，对各单位档案管理质量打分评判，发现问题限时整改。

2.4 标准化管理系统

档案管理系统是标准化管理的重要组成部分。特高压输变电工程档案管理制度、规范内化在档案管理系统中，通过档案管理系统这一平台发挥作用。在国网档案管理信息化平台的基础上，建立特高压输变电工程档案管理模块，用于档案管理，将前端控制和全过程管理融入管理模块之中，同时注重流程管控，关注工程管理计划节点。

在文件材料收集整编、归档文件分类整理、库存档案优化整理、鉴定销毁、统计利用等环节，考虑工程档案的参建单位多、档案工作人员多且工作水平参差不齐等特点进行定制。众多参建单位使用收集整编模块，但根据参建单位实施内容应制定不同版本的收集归档模板，模板由档案工作人员、系统管理人员和参建单位职能人员共同参与制定，做到详尽具体、有理有据，可由档案系统管理人员按照参建单位配置对象模板，同时隐藏不需要的模板；实现自动归类，避免因档案人员认知差异导致归类不准确的情况；实现高度智能化，整理环节采用关键字自动提取、日期自动生成等技术手段，增加著录项选择功能，减少手工录入项目，从而减少档案人员甄别时间，提高档案录入准确率；定制月报、年报，自动统计条目、原文数量以及报表中的相关数据。此外，系统应具备知识管理和在线学习培训功能，把有关工程及其档案相关知识汇总、归纳，将档案管理模范典型展示出来供相关单位或人员学习效仿；应体现工程档案特点，通过在线展示档案管理成果增加工程关注度，促进特高压输变电工程的发展；还应重视系统定期维护和更新工作，包括系统升级、业务变更、知识更新等。

2.5 标准化人才队伍

建立档案人才队伍建设标准化机制。在人才引进方面，拓宽视野，不拘一格，通过公开选拔等方式发现对档案工作感兴趣并热爱档案事业的优秀人才，为他们提供施展才华的舞台；不仅要从现有档案人员中选拔，还要从社会上公开招考选拔一批勇于开拓创新并掌握档案先进知识的优秀人才进入档案部门；要重视培养新进人员的创新精神和实践能力，鼓励他们在学术研究和实践操作中努力拼搏。在培养方向方面，一方面，培养掌握工程档案学基础理论、档案信息资源开发利用、工程建设与管理等基础知识的学术型人才；另一方面，培养一批系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、相关技术的使用与研究以及档案信息化建设运营与管理等方面的复合型专业人才。在教育培训方面，注重特高压电力工程建设和档案管理知识相结合，知识培训与参观学习相结合，定期课程与专题讲座相结合，理论与实践相结合，在线考试与实操演练相结合，稳步提高工程档案工作人员专业技术。

3 结 语

综上所述，特高压输变电工程档案标准化管理势在必行，这不仅是对档案管理人员的要求也是对电力行业工作者的要求。标准化管理能够明确各单位和人员的职责，有利于文件档案一体化管理和加强过程管控，确保特高压输变电工程档案得到妥善保管和有效利用。

主要参考文献

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[2]宋辉.电力企业电网建设项目档案标准化管理研究[D].天津：天津大学，2012.

[3]方勇. 特高壓输变电工程监理档案资料管理方法探讨[J].建设管理，2015（8）.