学校档案管理工作创新的意义与途径刍议

何青

摘 要：档案管理工作实现创新对于学校管理工作进一步完善以及促进档案管理进步都具有十分重要的意义，一方面，其可以保障档案管理工作实现可持续发展;另一方面，其可为档案管理工作提供源源不断的动力。档案管理工作当中，需要加强创新，促使档案管理更上一台阶，文章主要研究学校档案管理工作创新的意义与途径。

关键词：学校档案;管理工作;创新;途径

中图分类号：G271    文献标识码：A

学校档案是教职工在长期工作以及学校管理当中逐渐形成的具有不同价值以及不同形式的文件材料等，学校档案当中不但记载本学校的办学历史，同时也记录着全体师生的情况，学校为了深入内部的体制改革以及优化办学，就需要加强档案管理，重视对档案工作的创新。

一、学校档案管理当中的主要问题分析

学校的档案管理工作需要进行必要的创新，学校档案作为客观的材料，主要的作用就是对学校各类情况进行真实反映，相关档案管理人员需要在思想观念上进行转变，更新传统做法以及思想，找到学校档案管理工作当中的主要问题。总体而言，学校档案管理当中主要问题包括两个方面：一方面，档案制度缺乏健全性以及职责缺乏明确性。另一方面，档案管理工作实现信息化当中存在严重弊端。

1.档案制度缺乏健全性以及职责缺乏明确性

对于学校而言，档案管理相关工作本身就存在一定特殊性。通常来讲，学校当中的档案管理工作主要可以划分为两个大类，分别是学生以及综合档案两个方面的工作。其中，学生档案主要是管理学生当中各种档案，包括影像档案以及学生信息等，一般来讲，这些档案主要由档案室负责;此外，综合档案主要是指日常工作当中产生的档案，包括文书、会计、科技以及影像等多种档案，以上档案是综合档案室进行收集以及存储，业务管理主要是办公室主要负责。除此之外，人事档案主要是人事部门进行负责。换句话说，学校当中存在多部门管理档案，但是档案管理的形式依然比较混乱，其中，各大部门之间的职责总体不够明确，导致目前档案管理工作不够规范。同时，档案管理部门之间缺少充分有效沟通，档案信息难以实现有效共享。

2.档案管理工作实现信息化过程中产生的弊端

随着网络技术快速发展以及广泛应用，实际档案管理工作也开始发生了重大的变化，逐步向着数字化以及信息化方向快速发展，通常来讲，传统档案管理的模式难以适应当前高效率的工作，同时难以适应信息化社会的发展潮流。目录的输入以及检索方面，难以实现数字化管理以及现代化管理，同时在网络化方面也比较薄弱，想要实现信息化依然需要进行发展和完善。不仅如此，信息化的管理之中问题也比较多，例如，电子文件相关的归档方法以及载体形式相对于纸质文件本身就存在较大的差异性，然而，现实工作当中却未能全面体现出这样的差异性，同时未能将电子文档本身的优势显现出来，这样，就难以在档案管理工作当中有效实现信息化以及数字化。

二、学校档案管理工作当中主要应当采取的创新策略

为了做好学校的档案管理工作，实现档案工作创新，相关档案管理人员需要采取有效的措施，针对目前的档案工作进行必要的改进，如增强档案意识、对管理观念进行创新、健全管理制度以及创新管理体系，同时，创新档案服务模式。只有做好以上几个方面的内容，才能保障档案管理质量以及水平得到有效提升，促进档案工作健康可持续发展。

1.增强档案意识以及对管理观念进行创新

学校档案工作人员需要提升自身的档案意识，这就需要强化培训以及学习，这其中关键是提升领导以及干部的档案管理意识。除此之外，学校档案管理工作人员需要具备较多的法律知识，需要熟悉档案法，让全体员工可以充分认识到档案工作其实和生活紧密相关，促进档案管理相关工作在学校当中全面、顺利开展。另外，相关教研人员以及管理干部应当充分学习《中华人民共和国档案法》，促使自身法治观念以及归档意识得到提升，不仅如此，应当将档案管理的工作逐步纳入学校的建设当中，这有关键性以及决定性的意义。为了提升全体意识，档案工作人员需要加强宣传，宣传可以让员工对档案工作的意义耳濡目染，进一步展现出档案管理重要性，让每一个人都可以积极关注档案管理的相关工作。另外，管理人员应当不断对自身的管理理念进行更新，紧紧跟随时代的发展潮流，同时不可以丧失档案工作传统和迷失方向。

2.健全管理制度以及创新管理体系

对于学校档案管理工作来讲，最为关键的一项内容就是建立健全相关的管理制度，这是实现档案管理规范化的重要一点，也是关键性的一点。学校应当根据本身的实际情况，同时应当按照相关管理办法以及《中华人民共和国档案法》，保障档案管理工作可以建立全面以及完善的管理制度。加强制度建设，针对档案进行统一以及全面管理，促使档案相关管理以及学校業务实现同步发展。档案管理制度不能一成不变，需要根据实际情况进行必要调整以及改进。由于时代正在快速发展，各种问题都有可能出现。因此，实际工作应当学会变通并不断创新。相关档案管理人员需要谦虚以及谨慎，不能满足现状，而应当发现问题并解决问题，同时完善管理的制度。除此之外，应当在发展当中进行不断创新。比如，如今信息技术得到飞速的发展，在时代背景下，相关档案管理人员需要深入考虑多种问题，尤其是计算机技术的广泛应用，检索完全可以用计算机取代，那么，是否依然需要人工制作卡片来进行检索。同时，在各个科室本身都有文档的背景下，归档是否局限在职能科室方面等。以上都是在平时工作当中常常碰到的问题，也是档案人员应当解决的问题。

3.学校档案服务模式要创新

社会正在不断发展，目前计算机技术以及信息技术日益发展，对于目前的档案管理工作来讲，同样需要发生重大的变化，如应当转变服务模式，向着数字化以及信息化的方面发展。因此，为了实现这样的目的，档案管理人员就应当转变传统的思想，对服务方式进行更新，进一步强化计算机技术以及信息技术的重要作用，促使档案管理能够积极应用计算机技术和信息技术，创新档案服务模式。与此同时，相关人员需要进一步强化征集工作，保障档案信息全面以及完整，采取计算机网络，并且建立有效的档案信息平台，促使信息的查询以及利用更为方便快捷。不仅如此，服务管理同样重要，应当进一步提升利用，发展归档管理，一方面，相关工作人员应当对档案馆藏进一步丰富，另一方面，应当实现档案共享，切实保障档案安全性。同时，在相关业务指导方面，应当加强立案整理，随时收集好档案文件，避免重要文件流失。另外，档案工作人员应当加强调研，采取更加有效的方式了解档案的信息要求，从档案当中找到一些有价值的信息实施编研，有效提升档案利用率。与此同时，相关工作人员应当关注学校各个部门之间信息联系，对于档案信息应当实现共享，提升档案利用效率以及质量。

综上所述，在档案管理工作当中应当进行必要的创新，为了适应时代发展以及促进档案工作质量提升，档案服务模式要创新、健全管理制度、创新管理体系、增强档案意识，并针对管理观念进行创新。

参考文献：

[1]吴雅鸣.浅析学校档案管理工作创新的意义与途径[J].办公室业务，2018（3）.

[2]吴 霞.浅谈现代档案管理工作创新的意义及途径[J].民营科技，2017（3）：95.