新时期人事档案管理信息化建设研究

赵世华

摘要：所谓人事档案管理，即为将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现如今在新的市场形势下，社会治理和企业管理的内容和要求都发生了变化，人事档案管理需要做出相应改变。目前我国的档案管理仍然存在许多的缺陷和弊端，如档案信息的利用率不足、专业人员的缺乏、信息化管理的方式落后等，都牵绊着档案管理的发展和进步。而顺应时代的发展潮流，我们必须要落实信息化管理，运用网络技术方便快捷的特点，改进传统的档案管理体系，才能构建一个合理便捷的行业机制和环境。

关键词：人事档案管理；信息化建设；重要性；问题；对策

中图分类号：G275文献标识码：A

1新形势下企业档案管理信息化建设的重要性

1.1电子文件归档便捷

以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。

1.2档案检索自动化

传统的档案检索主要依靠档案管理人员从一本一本的目录中找出利用者所需要的档案信息，然后再根据目录到库房查找档案实物，效率很低。在檔案管理信息化条件下，可以利用计算机检索进行档案查询利用，检索速度快且效率高，可实现多角度检索，提高信息的查全率和查准率，大大提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的劳动强度。

1.3有利于档案的安全和保密

企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。

2当前企业档案管理信息化建设存在的问题

2.1建设信息化档案中存在的安全隐患

网络和计算机是建设信息化档案的主要依靠，存储方法一般是选择软硬盘、网络云等虚拟存储工具，进行电子档案的采集、整理、调用、传输等，技术的安全性要求较高，一旦电脑或管理软件中毒，或被别有用心的黑客入侵，那么数据就很容易被窃取、盗用、甚至篡改、删除、伪造，危害极大。电子档案与纸质档案不同，由于其具有共享性，很容易发生信息篡改的问题，同时由于电子档案的建立是依托于计算机，一旦计算机出现问题，很容易造成档案丢失、破坏等情况。为了防止档案丢失、损坏问题的出现，必须重视建设信息化档案中存在的隐患。

2.2电子档案管理滞后易导致信息泄密

电子文件利于传播，只要存在网络，就可瞬间传输至世界任何角落。由于网络环境比较复杂，档案信息化可能会对机密信息有所泄露，使得档案管理保密性程度低，尤其关系国家重大机密的档案，一旦泄密后果严重。传统的纸质文件，保护方便，只需要锁到安全的地方，或者撕毁或烧尽，即可防止信息的泄密，而电子文件的保护工作更加复杂，即使从电脑上删除了文件，也有可能让人恢复，防火墙、杀毒软件、数据加密软件，都是顺应时代发展产生的，如何能够对电子文件进行安全保护，防止信息泄露是建设信息化档案的重大研究项目。

2.3档案部门的重要性没有被充分认识到

在很长一段时间内，人们认为档案管理部门只是负责档案的接收、保管，为档案管理提供有效措施，起到辅助性作用，并没有充分认识到其重要性，没有对它的潜在价值进行深入考究，更谈不上档案管理信息化建设，对档案信息化及信息技术应用缺乏研究。因而对档案管理硬件投放不足，造成无法对基础档案有效保护和利用，管理模式和信息服务水平与信息化时代的管理要求不适应。

3加强档案管理信息化建设的对策与建议

3.1建立全面的档案数据库

目前档案管理的现状是相互独立，未能实现在保证隐私和安全的情况下，对档案进行共享。而建立起一套档案数据库，就可以随时随地对档案进行查询和运用，实现信息的高效利用。建立起先进且完善的信息管理系统，实现各单位部门之间的档案资源共享，可以大大提高工作的效率，顺应当今信息化的时代潮流。

3.2打破传统模式，构建网络信息平台

传统的管理模式，需要大量的人力作为支撑保证，而建立起信息化的管理模式，就可以减少人力资源的浪费。使用现代化的技术，可以让档案得到及时的更新，实现档案的动态管理。同时建立电子档案，打破传统的统一模式，构建一套完善的档案管理体系。而要构建一个网络信息平台，就需要各单位之间通过局域网进行连接，实现档案资源的快速共享，以便在有需要时能够及时得到相关资料。同时为了实现这一目标，也需要专业的技术人才为保障，为了保护人员的隐私，也要注意对于档案管理的安全保护工作，避免信息流出造成的一系列影响，同时在信息传递时也要进行有效监控和记录保存，避免造成档案安全问题。

3.3从企业发展的宏观角度来看，信息化企业档案管理的目标是提高企业档案管理水平，促进企业信息化的实现。按照实用性，效率性，技术性和管理性同义原则，全面协调发展的原则。在促进企业健康稳定发展的基础上。企业发展的具体方面，有必要加快了公司的信息化管理机制建设，实现公司的档案管理部门的独立性，明确各部门的责任和专注于服务企业的发展作为工作重点档案管理档案信息的改进资源的服务功能。。

3.4档案信息服务的目的是确定档案管理部门尽快开发和共享档案信息资源。然而，共享和安全是很难的矛盾。因此，档案管理部门应先接受相关法律法规为依据，结合统一的档案管理的实际情况，严格的规章制度制定和形成的档案和信息网络管理的安全系统，以确保系统已经到位，责任人类负责。二是加强反病毒安全措施，反病毒扫描，反病毒监控系统；同时，我们需要定期备份文件并实施多个外部存储。最后，应该建立一个计算机网络安全警报中心来执行安全监视和预警，并监视网络数据库的安全。

3.5目前存在负面的档案管理情况，与其他部门和服务举措不符。但是，面对激烈的市场竞争，档案管理必须认识到档案为公司市场服务。满足经济需求是档案工作的方向，它必须面向提供有针对性的服务。实际工作的有效性导致了对自身工作外部环境的认识，并为工作的健康发展提供了长期动力。这就要求档案管理人员加强与组织内其他部门的联系，并抓住其他部门归档任务的需求。

人事档案的管理是一个非常重要的行业，它与人们的生活息息相关，而加快改革的步伐，才能顺应时代潮流。信息化时代的到来，为管理指明了方向。事业单位的不断变革，对档案管理提出了挑战，同时也是一个机遇。抓住这个机遇，就需要我们转变以往的观念，建立一个完善的档案管理体系，培养专业的信息化管理人才，才能构建完善合理的档案管理体系，更好的服务人民、服务社会。

参考文献：

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