电子会计档案管理的有效途径初探

万川莉

摘要：随着计算机互联网的快速发展，信息技术在电子会计档案管理方面，得到广泛利用。但在信息技术的使用方面，依旧存在一系列问题，使得电子会计工作无法获得有效的管理，导致信息存储资源浪费或失效。本文从电子档案的管理方面进行分析，探讨解决问题的有效途径，为相关工作者提供参考。

关键词：电子会计；档案管理；存在问题；有效途径

近年来，随着计算机网络的普及，许多企业开始利用计算机技术进行工作。对于电子会计档案管理工作而言，信息技术的使用，不仅简化了工作流程，还在一定程度上节省了成本。但在使用会计档案进行管理时也会存在一系列问题，影响工作的效率，因此必须使用有效措施对这项工作进行科学的管理。

一、电子会计档案管理存在的问题

（一）电子会计档案管理制度不完善

在会计管理工作电子化的前提下，由于缺乏相应的制度，使会计管理工作缺乏安全系数，导致会计信息不完整，影响对会计工作的有效管理，进而使电子会计管理技术在使用时缺乏安全性，降低了工作效率。另外，在会计管理领域的会计管理人员，由于缺乏对电子档案管理工作的重要认知，在进行电子会计档案管理工作时，经常会使用传统的制度和手工管理方式对电子档案进行收集、管理、查阅和存储等，影响了对会计管理工作的有效进行，而这些问题的存在，就需要完善相应的规章制度。

（二）工作人员管理意识薄弱，能力不足

在电子信息化时代，电子计算机技术的使用是提高工作效率的捷径。在进行会计管理时使用电子技术，需要涉及到软件系统安全、计算机安全维护等一系列专业技术。因此，要求相关工作人员，不仅要熟悉并且还要掌握这些技术的使用方式，但我国目前会计领域人才多数是传统会计，在新的电子会计领域，相关知识技能较为薄弱，经常会导致在使用技术时，出现操作不当之处。比如在进行电子会计管理设备维护处理时，由于能力不足，这些难以解决的设备故障与界面问题，就容易导致束手无策或出现操作漏洞、数据丢失、系统崩溃等，致使在电子会计档案管理方面陷入发展瓶颈[1]。

（三）电子会计资料不全

由于我国电子会计管理工作开展时间相对较短，相应的工作管理人员缺乏经验与指导，在此方面的工作内容和具体的工作安排，存在诸多不完善与不合理之处，电子会计档案的存储方式问题就是其中之一。工作人员在对档案进行管理时，具有一定的随意性，存储数据时多数是使用纸质打印的方式进行存档，对存储的数据也会使用光盘等进行备份，但却未必能及时进行归档和存储，容易影响会计档案的完整性。

二、解决管理问题措施

（一）完善电子会计档案管理制度

建立完善的电子会计档案管理制度，對加强会计档案管理工作有极大影响，可以有效的保证电子会计管系统及时存储数据，加快更新资料速度，进而增加管理工作的有效性。对会计管理工作进行电子化管理后，随着存储方式的变革，相应的档案管理方式也会不同，在企业基础的规章制度基础上，需要根据实际情况，建立适合企业发展的相应电子会计管理制度，用来管理会计工作的各项流程与环节。另外，企业制定电子会计档案管理制度后，还需要对相关会计人员进行监督和管理，以确保各项管理工作的有效进行，提升工作效率，促进电子会计档案管理工作的建设。

（二）提高工作人员对会计管理工作的重视，提升专业素质

提高工作人员对会计档案管理工作的重视程度，是会计工作顺利实行的必要保证。在电子会计档案管理工作人员提高对电子会计的重视程度后，会计管理工作的效率会极大提升，进而促进会计档案管理人员的专业素质。电子会计档案管理工作人员的素质提升后，需对会计管理工作进行明确分工，设置专门电子会计档案管理工作的资料收集整理专员，根据电子会计的相关管理要求，可以有效提高电子会计档案的真实性，完整性和连贯性。

（三）优化电子会计档案的管理方式

电子会计管理工作的方式是进行会计有效管理的基础，因此必须重视先进技术和先进设备的使用。首先，需要提高电子会计档案管理工作人员的安全防范意识，针对会计管理中信息的存储问题，必须是存储介质满足防火、防磁、防潮、防腐、防虫、防磨损等，确保存储介质的物理性质，使其不会影响电子会计信息的存储。其次，就是必须保证信息的安全性。对于多数企业来说，信息是其生存和发展的根本，所以在进行信息存储时，必须保证信息的安全性，增加对监控设备和防盗设备的使用，设置相关安全维护人员，注意先进维护设备的使用。最后，需要对存储较长时间的档案进行备份防止因丢失和损毁，影响信息的的存储效率。另外，随着信息技术的快速发展，电子会计档案管理相关技术、软件也会随之发展，为了使会计管理适应现今社会的需要，必须对电子会计的管理工作进行及时更新，适当更新相关电子会计管理工作所需的电子信息技术及软件设备，减少电子档案管理的不合理性和设备故障发生的频率[2]。

三、结束语

总之，使用计算机网络对电子会计档案进行有效管理，必须在原有基础上进行优化，有效的解决存在问题。同时需加大在电子会计档案管理方面，对先进计算机技术的使用，为推进会计管理工作全面进入信息化时代提供基础，进而加强电子会计档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]夏天.电子会计档案管理的有效途径探讨[J].商品与质量，2017（30）：63，66.

[2]库丽卡尔·巴扎尔别克.电子会计档案管理的有效途径探讨[J].办公室业务，2016（5）：143.