文书档案电子化管理的措施分析

李玉梅

摘 要：文书档案管理的信息化、电子化建设是时代发展的趋势和要求，文书档案是单位运营管理中的真实客观的记录，对于单位管理有不可忽视的重大意义和作用。在当前计算机信息化技术普及的趋势下，单位办公自动化生成的各种文书都要采用电子化的管理模式和方法，进行电子化流转、归档、存储和利用，要充分发挥文书档案电子化管理的优势特点，确保文书档案信息的准确、完整和系统化，采用切实有效的文书档案电子化管理措施和方法，全面发挥文书档案的现实应用价值和效能。

关键词：文书档案；电子化；管理；措施

中图分类号：G270.7；G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）04 — 0147 — 03

文书档案是单位发展活动的重要载体，如何实现文书档案电子化管理和应用，使之更为准确、完整、高效和安全，是当前思考的重要课题和内容。在当前计算机网络技术、信息技术迅猛发展的背景下，文书档案要逐渐由传统的管理模式向电子化、数字化的管理模式转变，在充分理解和把握文书档案电子化管理的理论基础的前提下，利用文书档案电子化管理的优势，较好地实现文书档案电子化管理的采集、整理、归档、存储和利用，最大化地发挥出文书档案电子化管理的效能，突显文书档案的现代化、电子化管理价值。

一、文书档案电子化的理论基础分析

文书档案电子化管理是由传统纸质的文件管理方式向电子化管理方式转变的一种趋势和方向，要结合计算机网络技术和信息技术，将繁复的办公行为转变为便于查询、存储和利用的电子文件，实现由手工档案管理模式向智能档案管理模式的转变。由于文书档案涉及国家、社会生活的各个方面的内容，覆盖面极其宽泛，表现出极其丰富的内容和多样化的形式，因而文书档案体现出综合性的特点，并且由于大多数文书档案都局限于单位内部使用，并没有较高的开放性，显示出其相对保密性的特点。简言之，文书档案是单位各类管理活动中办理完毕且具有保存价值的文书形式，具有自身的属性特点和规律性。在文书档案电子化的过程中，要进行观念的更新，并充分认识到文书档案电子化的理论基础和依据，具体包括以下方面：

1.文件生命周期理论

這一理论关注文书档案形成的全部过程，包括文件产生到销毁的全部流程和环节，也即文件的历史价值永久保存或消失的整个运动过程，文件生命周期理论侧重于对文件的基本属性及管理者主体行为之间的关系的研究，是对文书档案运动全程的特点和规律性的一种客观描述和阐释，在这个理论观点之下，认为文书档案电子化管理可以从三个阶段来认识和理解，即：现行阶段、暂行保存阶段、永久保存阶段，显现出文书档案电子化管理的动态化过程和状态。

2.前端控制理论

这一理论强调全程控制的原则和理念，针对文书档案电子文件的生成全程进行统一规整化的设计、部署和要求，使电子文件在由生成到归档的整个运动过程中统归于预先设定的系统之中，并使文书档案管理系统与办公自动化系统（OA系统）及其他业务系统相链接和嵌合，成为一体化的电子化管理系统，还要对文书档案整个业务流程加以重组和优化，同时进行文书档案电子文件的超前控制和监督，确保文书档案管理电子化流程全程处于可控的管理状态之下。

3.文档一体化理论

这一理论以文件的生命周期理论为基础前提，借助于计算机网络技术和信息化技术，将文件处理流程与档案管理流程相互链接和整合，使之成为有机的整体，成为文书档案电子化管理系统工程中的两大子模块，并且为了使文书处理与档案管理更好地衔接，还要从组织制度、机构、管理方式、工作流程等方面入手，对其进行科学化、自动化的管理，使电子化文件在整个系统之中处于全面控制和综合管理的状态，在规范化、电子化的公文处理前提下，实现对文书档案的超前控制和监督管理，使电子文件在经由规范化的处理之后，成为具有存储和利用价值的文书档案电子化文件，从而更为便捷地实现对文书档案的查询和检索，也使文书档案卷宗更为系统化和科学化。

二、文书档案电子化管理的优势分析

从文书档案电子化管理的信息采集来看，它可以充分利用电子化的方式实现档案信息的采集和保存，将纸质的文件转化为数字化的存储文件，极大地提升了信息采集的工作效率，降低了文书档案信息采集的成本，拓宽了文书档案信息的来源。同时，传统的纸质文书档案要受到环境的制约和约束，对于环境的保管要求也较高，如：温度条件、湿度条件等，还要经受可能出现的虫蛀、腐蚀等现象，在频繁多次的档案借阅和使用过程中还不可避免地受到损坏。因此，文书档案电子化管理可以较好地规避传统纸质档案的保管缺陷，具有占用空间小、存储量大、易于保管和存储且可以持久性保存的优势。

从文书档案电子化管理的整理来看，文书档案信息由采集进入到整理阶段，要进行各种流程，如：档案的分类、创建索引信息等，要进行科学合理的电子化处理，才能更好地彰显文书档案电子化管理的价值和效能。

三、文书档案电子化管理建设进程中存在的问题分析

在办公自动化技术的应用之下，衍生出文书档案电子化管理的相关概念和内容，在当前科学技术突飞猛进的趋势下，文书档案管理实现了自身较大的突破，然而，在实践发展进程中也显示出以下几个方面的问题和不足：

1.办公自动化应用程度与文书档案电子化管理尚未完全对接

部分单位由于受到资金等条件的限制，配置的办公自动化设备极为有限，还有大多数部门在采用纸质文件传递信息，并没有达到全面足够的办公自动化普及程度，缺乏各部门、各层级之间的良好、通畅交流和配合，这就无法使办公自动化应用与文书档案电子化管理相对接，制约了文书档案电子化管理的发展进程，成为了文书档案电子化管理的阻滞，降低了档案电子化管理的效率和质量。

2.观念缺乏更新导致文书档案电子化利用率较低

在文书档案电子化建设过程中，部分人员还仍旧沿袭传统的观念和管理思维，习惯于采用人工手动操作的方式进行文书档案的借阅和检索，而没有将文书档案管理的电子化纳入到管理全程之中，仅仅是在档案文字的录入、整理、编辑等过程中采用计算机自动化操作和运用，然而并没有将计算机信息化技术融入到文书档案电子化管理全程，这就使文书档案电子化利用率不高，导致出现文书档案电子化管理中的资源浪费现象。

3.文书档案软硬件的通用性存在问题

由于不同组织机构的文书档案管理工作中的计算机系统存在不相容的问题，计算机型号、规格等硬件存在差异性较大的现象，软件的应用也存在一定的差异，不同的办公自动化软件难以通用，对于文档资料的信息检索、利用和管理也显现出不相契合的状态，这就使文书档案录入、编辑、整理等环节要耗费更多的时间和精力，降低了文书档案电子化管理的效率。

4.文书档案电子化管理标准不够健全

原先的文书档案电子化管理存在卷宗质量较低、著录细则相容性较差等问题，并缺乏健全的电子化管理标准，这就使文书档案电子化管理的效率相对较低。另外，还有部分文件出于某种特殊原因而无法直接录入到计算机电子化管理系统之中，而需要依赖于人工手动完成，为此，有必要推广和应用标准专业系统，以确保文书档案的全面电子化管理。

四、文书档案电子化管理的提升措施分析

1.提升文书档案电子化管理意识，完善电子化管理制度

单位领导者要提升对文书档案电子化管理的意识，充分认识到文书档案电子化管理的现实应用价值和功能，意识到文书档案电子化管理对于单位管理决策的重要性，应当在单位的日常发展规划部署中纳入文书档案电子化管理内容，使之成为单位的重要议事日程之一，能够按规划、有条不紊地开展和进行，较好地促进单位文书档案电子化建设。

在提升文书档案电子化管理意识的前提下，要从制度入手，完善和健全文书档案电子化管理的相关制度体系，包括文书档案的文件保密制度、收集整理制度、检索制度、归档制度、统计制度等，使这些制度相互整合和链接，为文书档案的电子化管理奠定制度基础。同时，在文书档案电子化管理的制作、编辑和归档等环节之中，还要统一和规范其标准，避免相互之间衔接不够紧密甚至脱节的现象，更好地健全文书档案电子化管理的标准化和规范性。另外，还要重视文书档案电子化管理的专人负责制，要从文书档案电子化管理的连续性和完整性的角度考虑，尽量减少文书档案电子化管理人员的组织调整或岗位异动，这主要是由于文书档案管理工作需要定期整理并归档分类，这就要求有专业人员在较长的时间内保持稳定，以便于他们进行定期、有序的文书档案电子化管理工作，更为妥善完整地整理和保管文书档案，以免引起文书档案资料的损坏，充分体现文书档案电子化管理的系统性和完整性特点。

2.强化文书档案电子化管理的日常工作

文书档案电子化管理的日常管理工作是极其重要而基础的内容，要加强对文书档案形成过程中的管理、归档利用中的管理，要全面把握标准行文的具体要求，对拟定的标题、档案密级、档案保管时限等方面进行标注，并及时记录文件每次修改的时间、签发信息等内容。同时，还要做好文书电子档案的歸档日常管理工作，要确保档案在规定的时间内及时归档，不得延误，以较好地确保文书电子档案的完整性和时效性。另外，文书档案电子化管理工作人员还要勤于收集相关信息，整理单位日常活动中形成的档案资料，及时细致地进行筛选、编辑、整理和综合分析，丰富和完善文书档案信息，切实发挥出文书档案电子化信息功能。

3.促进文档一体化建设和管理

基于当前的文书档案管理的现状，电子档案文件完全取代纸质档案文件毕竟是不现实的，因而还要注重做好文书档案的电子文件和纸质文件同步归档的管理工作，必须使文书档案的电子文件与纸质文件之间形成一种相互链接关系，通过文本方式和映像方式形成电子文件与纸质文件的“通道”，使之成为切合实际的管理方式和制度，能够较好地实现文书档案的文档一体化共存管理，达到优势互补和资源共享的管理目标，并使之成为单位管理决策的凭证和依据。

4.注重文书档案电子化管理的方法创新

（1）文书档案电子文件的收集与归档管理。要在文书档案电子化管理的过程中，加强文书档案电子文件的收集与归档管理的方法创新，由于文档一体化管理模式要依赖于计算机网络系统，对于文书档案电子文件的收集工作要求更高，加之电子文件的形成到归档之间有一定的时间间隔，极有可能存在电子文件被修改和删除的风险，因而要做好文书档案电子文件的及时采集、归档和集中保管等工作，尽量避免电子文件由个人分散保管的现象，以较好地保证文书档案电子文件完整性和集中化管理。同时，在电子文件归档管理流程之中，不仅包涵静态数据信息，而且还有诸多的动态数据信息，如：文件属性信息、存储格式、处理工具、版本等静态数据信息；动态数据信息则是指文件创建、校审、归档接收、变更、下载利用等相关信息，可以实现系统自动提取和录入，避免受到人为主观因素的影响和干扰。

（2）文书电子档案的存储与备份。文书电子化档案对于计算机设备的依赖性极强，它是现代科技的产物，要在计算机技术和系统的支撑之下实现对不同类型文件的归档、存储和备份管理，并主要采取通用的主流存储格式，如果采用的是非通用格式的电子档案文件，则要将其进行必要的格式转换才能进行存储和备份。另外，鉴于电子档案文件存储设备的成熟性和变更性，还要对不公开的机密电子档案文件实施脱机保管，以确保电子文件的安全存储和备份，确保文书档案文件资料的机密性。另外，对于文书电子档案的备份、恢复管理也是极其重要的安全保障，为了确保文书电子档案的安全性，要建构不同层级的备份系统，包括系统备份、数据库备份、网络备份、电子原件备份等，使之成为相互补充和完善的电子档案文件备份及恢复系统，增强文书档案管理的电子化水平。

（3）文书电子档案双套制保管。电子文书档案具有自身的优势特点，然而也存在便于修改、拷贝的特点，这就使人们对电子文书档案的真实性和原始性失去了信任，并因电子档案传递中存在的信息丢失、失真、泄密等情况而对电子档案文件存有怀疑，认为原始性的纸质档案更具有真实性和说服力。因而，当前的文书档案电子化管理还要实施“双轨制”的管理模式，形成多种介质并存在的状态。

5.加大文书档案电子化管理的物质基础建设

要以信息化、电子化为文书档案建设管理的标志，加大对文书档案硬件设备的投入，使之具有统一的型号和规格，并开发使用统一的信息化管理软件系统，引入具有现代化信息技术和档案专业知识的复合型人才，从硬件、软件、人才等方面加强建设，确保文书电子档案的信息化传递和共享，以坚实的物质、人员保障较好地提升文书电子档案的利用率。

6.强化文书档案电子化安全管理

文书档案电子化安全管理还要从系统和员工管理两个层面加强，从员工管理来说，要通过有效的网络监控方式，杜绝和规避文书档案电子管理中的人为破坏和侵害行为。从系统管理来看，可以在电子文书档案传输网络中设置隔离带，使文书档案电子文件在局域网内限制使用，避免文书档案电子文件流入外网。另外，还要做好文书档案电子文件的定期杀毒工作，及时发现系统中存在的安全隐患，确保文书档案电子文件的安全性。

综上所述，文书档案电子化管理是档案管理与利用的发展方向和趋势，在当前网络信息化技术渗透和普及的背景下，文书档案电子化管理要充分利用先进的电子设备和现代化技术，促进文书档案电子化管理的高效性实现。

〔参 考 文 献〕

〔1〕张岩.浅议文印工作中电子文档的安全问题〔J〕.改革与开放，2016，（13）.

〔2〕杨红英.浅谈电子文件的归档管理工作〔J〕.办公室业务，2013，（17）.

〔3〕刘萌.文书与档案管理〔M〕.北京：电子工业出版社，2014.

〔4〕卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考〔J〕.管理观察，2013，（22）.

〔5〕周宏云.探讨文书档案管理信息的电子化应用〔J〕.黑龙江史志，2013，（19）.

〔6〕马玉英.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考〔J〕.黑龙江科技信息，2011，（29）.

〔责任编辑：谭 蕊〕