论高职院校内涵建设下的办公室管理创新探索

蔡珺　程潇潇

【摘要】本文基于高职院校内涵建设背景上，针对高职院校办公室管理现状及问题，结合当前我国高职教育发展现状，深入探讨高职院校办公室管理如何创新改革，更好地为高职教育服务。

【关键词】高职院校办公室 管理机制 精细化管理

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）17-0195-02

我国高职教育走过三十多年的发展历程，已然成为高等教育的中坚力量，不仅为完善高等教育体系、促进高等教育大众化起到了重要的推动作用，也源源不断地为社会输送制造业应用型人才。近年来，随着国家对职业教育的重视以及社会环境等因素的影响，高职院校正经历着持续的发展，同时在招生就业、专业建设、校企合作、国际交流等诸多方面也面临着巨大的变革，特别是从由注重规模扩张向重视教育质量和管理水平等变迁。高职院校办公室作为不可或缺的管理部门，其管理水平直接影响着学校的教学工作、科研管理及人才培养，同时关系着学校的发展大局，反映着高校的整体管理水平和运行质量。

一、高职院校办公室管理现状

学院办公室作为综合管理部门，其三大主要职能：办文、办事、办会，重要性不言而喻，但是其管理水平还有待提高。横向来看，高职院校办公室日常事务及工作量不亚于普通本科高校，且随着高职教育不断发展，校企合作日益密切，办公室职能范围及工作复杂性大大增加，但其机构设置精简、人员配备不齐，使得办公人员不堪重负、工作效率及积极性不高。纵向来看，绝大多数高职院校是经过高校扩招后，中专院校合并升格形成，多年的发展已经形成一种固化的模式化管理标准，这种凭经验办事的模式使得工作标准和创新意识都有待提高。

高职院校实行二级管理制度，院系办公室不仅要承担院系内部的办公事务，更要协助学校各职能部门的工作，服务于整个院校工作大局，确保学校各项任务下达及师生信息传递及时、高效、准确。但是高职院校在实行二级管理制度之际，出现了以下几点问题：

1.人員业务素质有待提高

高职院校办公室人员严重不足，而工作任务繁重，要求严格，使得办公人员工作积极性不高、服务意识不高；在繁杂的事务中分身乏术，使得工作品质低，难以实现精细化管理，存在职业倦怠现象；日常事务繁杂，而办公室现代化发展日新月异，办公人员很难抽出时间进行管理综合素质的培训，也没有提高自身理论知识和实践能力的想法，政治素质和业务素质都有待提高。

2.管理理念有待转变

大多数高职院校的二级管理制度通常依赖学校的一级管理制度，缺乏与实际联系的切实完善的规章制度。同一院校不同学院之间学生人数差别巨大，专业建设方向各异，难以量化标准，导致高职院校办公室考核机制不全，评价标准模糊。

3.运行机制有待创新

高职院校办公室作为全校信息枢纽的中心，本该发挥着承上启下、协调左右的桥梁作用。但其信息流单一、信息不对称，收集信息意识不强、合理利用信息能力不足，缺乏系统化的信息管理模式。

4.法治思维有待推进

随着高校扩招和人口下降的社会趋势，高职院校扩大了对口单招和注册入学的比例，生源质量每况愈下。学生基础知识薄弱，纪律性较差，处理问题较为偏激，导致教学管理工作难度加大。只有严格制度规范，加强学校法制建设，才能确保办公室管理工作正常开展。

二、高职院校办公室管理问题的创新办法

当前，高职院校立足于“校企合作、产教融合”这一主题，为培养具有综合素质的技术型人才发挥着至关重要的作用。因此，分析日常教学管理工作的问题，通过内部治理，完善相应的教学管理制度，提高办公室精细化管理能力，是激发高职院校办学活力和维护教学秩序的有效途径。

1.明确管理职能，提高主观能动性

高职院校内涵建设的根本是提高教育质量和管理水平，根据社会需求调整人才培养模式。因此，强化管理职能是加强高职院校办公室管理的必然选择。首先，需强调服务职能，目前高职教育面临改革发展的分水岭，高职院校需要更精准的决策管理能力和协调各方关系的执行力，因此办公室要从繁琐的日常事务中理出头绪，转变提供优质的政务管理服务，既能专一于本职工作，又能多面处理事务。其次，应加强主观能动性。办公室日常工作繁琐，且多为领导交办的任务，充满不可预见性。如何处理突发性事件，办公人员应做到提高服务意识，加强主观能动性，推动主动服务形式，协调各方。同时，应具备求真务实的精神，不仅要具有提供优质服务的精神，而且要全面落实工作要求，加强监督职能发挥，确保学院整体工作顺利开展。

2.完善制度建设，提供根本保障

随着高职院校二级管理工作的推进，教师考核制度和学生手册细则日趋规范和完善，这就要求高职院校办公室必须创新管理机制，真正做到依照规章制度办事。管理到位中最重要的就是完善制度建设，规范各项工作程序、明确事情具体章程。办公人员应维护规章制度，并作为工作准则，在工作中做到“有章可依，有章可循”。首先，通过建立章程，定岗定责，使得办公人员熟悉岗位流程、明确岗位职责；同时，建立有效的考评机制，强化岗位责任制，根据考核点和任务完成情况进行考评和奖惩。

3.深化管理措施，推动精细化管理

精细化办公室利用高效的管理措施和信息化手段，是高职院校办公室管理走向规范化、科学化、高效化的必由之路。高职院校办公室精细化办公室管理包括办公室日常事务处理、接待业务处理、文案写作和管理平台四个方面：在日常管理上，对每日工作按轻重缓急分类，并做好处理记录，保证工作有序进行；在接待业务上，全面考虑多方因素，对各项内容精细化，确保能对突发状况迅速反应；在文案写作上，要不断学习，了解国家大事与国际局势，要从院校精神内涵方面正确解读并传达国家和党的各项政策和文件精神，优化院校工作；在管理平台上，要以计算机网络信息技术为根本，建立精细化管理平台，规范工作职责与流程。

同时，要通过有效的管理举措，减负减压，建立以人为本、积极向上的办公室文化；塑造高效、井然有序的办公室形象，营造团结、和谐协作的办公室氛围。

参考文献：

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作者简介：

蔡珺（1990-），女，汉族，湖北黄冈人，硕士，助教。研究方向：教育教学。