浅谈信息化时代机关档案工作的编研与开发

摘要：机关单位在我国社会和政治方面有着极高的地位，与我国的建设和发展有直接的关系，所以机关单位的建设和管理工作始终是重点，其中的档案工作就是一个重要的内容，机关单位的档案工作对于机关单位的正常运行和发展有很大的作用，随着我国的科技发展，机关单位的档案管理工作也出现了新情况，受到现代科技的影响，机关单位的档案工作也呈现出了信息化的特点，这些都促进了现代机关单位档案工作编制和开发的发展，对于机关单位的档案管理工作有重要的意义。所以本文就针对现代社会的信息化背景下，机关单位的档案工作编研及开发进行研究。

关键词：机关单位 档案工作 信息化 编译 开发

档案编研工作是机关单位十分重要的工作内容，档案工作对于机关单位的工作开展有很大的帮助，尤其是现在社会的信息化使得信息的共享成為了常见的现象，互联网和计算机技术的发展也给档案编制工作提供了极大的便利，所以在现在的机关单位的档案编制和开发工作中，信息化的趋势就更加明显了，这给档案编制和开发工作带来很大的影响，也给机关单位的工作带来了很大的便利。

一、信息化对机关单位传统档案编研工作带来的影响

（一）数据库的应用

在信息化的环境下，计算机技术和网络技术是主流，所以档案编研工作中，计算机技术和网络技术的应用也就极为普遍，其中应用比较广泛的就是数据库技术，应用数据库，工作人员能够通过建立数据库的方式将档案中重要的文件、案卷等资源进行数据化的存储和备份，并通过互联网上传，达到信息资源共享的目的，这样能够增加资料的利用率，也能够便于档案信息的存储。建立数据库这种档案信息的数字化存储方式使得档案工作更加便捷和高效，数字化的存储方式也对档案编研与开发的自动化、现代化发展十分有利，这些都对档案工作的建设和管理提供极大的帮助，将档案编研工作的效率提高，也能改将其成果尽快进行共享，使其更好为人们提供服务，满足使用需求。在信息化的背景下，电子档案和数字档案的编研是档案编研工作中极为重要的一部分，所以在进行电子档案的编研时，其内容和格式就极为重要，因为信息化的数据对于信息的兼容性等有很高的要求，所以在进行电子档案的编研时，要格外注意档案信息的真实性、完整性，以及编制软件的兼容性，使档案信息能够被大多数的人使用。在电子档案建立之后，就需要对相关的软件和程序进行研发，其中就包括了档案的检索工作，要建立专门的检索软件和系统对档案信息进行检索和利用，这样能够方便档案信息的利用。

（二）档案工作出现的新变化

在信息化的背景下，档案工作的很多方面都出现了新的变化，比如档案的载体就由原来的纸质载体变为了电子文件为主的电子载体，档案信息的传播也从实体的档案资料转变为了虚拟的网络传播，档案管理工作由原本的人工管理转为了自动化的管理，档案在利用时也不需要亲自到档案管理机构借阅，只需要进行网上查询，档案的类型和数量都显著增加。这些新变化给档案管理和利用等都产生了新的影响，尤其是电子档案的出现，使得社会各界对于档案的重视提高，各种档案资料相继被记录，给工作人员的工作带来很大的压力，档案的编研更加严谨，种类也更加多样，管理起来也十分困难，人们对于电子档案的需求和使用也发生了新的趋势，档案信息的跨单位和跨领域查询利用已经十分常见，人员对于信息的高质量和全方位的需求使得人们对于档案信息的需求也相应提高。在信息时代，信息化的工作方式给人们的行为方式和需求都带来了很大的变化，所以在新时期，原先封闭的档案编研工作已经难以满足现代社会的需要，档案编研工作需要继续寻找新的方式、方法。

二、信息化环境下档案编研工作的特点

（一）社会性

在信息化的社会背景下，档案编研更加依赖互联网技术和计算机技术，这些技术使得信息的流通和查询更加便利，于是在利用信息技术对档案进行编研时也为会呈现出相应的特点，信息的广泛性等特征使得档案的编研工作也呈现出了社会性，档案编研的过程中，编研的主体主导地位十分突出，相关的档案编研人员和机构已经打破了原本的封闭性，除了专业的档案管理人员之外，社会上的很多领域的相关人员都能够进行档案的编研，而且档案信息也能够通过网络在社会上进行流通和使用，甚至一般的民众都能够通过专门的软件和程序进行查询和使用。

（二）选题广泛性

在信息化的背景下，档案编制工作呈现出了新的趋势，很多的电子档案被编研和利用，档案信息的公开流通和查阅也成为了常态，这些都在一定的程度上使档案的编制人员在进行编制时适当考虑到人们的使用需求，所以在进行方档案的选题时也就更加广泛，对各个类型的选题都进行了考虑，拓宽了选题的范围，让编研人员能够在选题时更加灵活，也能够更好满足人们的需要。在进行电子档案的编制时，编制人员会先对网络上的相关信息进行查询，在确定大致的范围之后，根据人们关注的热点内容进行选题，使档案编制工作能够更加迎合和满足人们的需求，而且这种方式确定出的选题和编制的相关档案资料还能够作为重要的资料服务于学术研究。在信息化的背景下，档案的编制工作更加便利和高效，相比于传统的档案编制工作，在进行选题时，不需要考虑太多工作量的问题，无论是什么选题都能够快速完成，便利了工作人员的工作。在进行选题的过程中，对新型选题的选择也能够反映出社会热点和人们的关注重心，能够促进社会的相关建设。

（三）自动化

信息化的社会中，各种高新技术和设备的应用是十分普遍的，所以在档案的编制工作中，各种新型的技术和设备都被应用，特别是相关软件和技术的开发，使得工作人员在编制档案时更加高效，自动化成为了现在电子档案编制的一个显著特点。利用相关的软件，编制人员在编制时只要进行查询，就能够很快得到相关的数据和资料，进行编制，编制的效率明显加快。

三、信息化环境下机关单位档案工作编研与开发的措施

（一）完善统一的机关单位档案信息化工作体系

统一的档案信息化工作体系是信息化背景下档案工作编研与开发的重要基础和保障，可以推动档案管理工作的协调性和高效性，加强管理和监督，有了一个完善的、统一的工作体系，能够加强档案工作的管理。想要建设完善统一的工作体系，首先是要完善运行机制，要建立由办公部门牵头、相关部门联动的电子文件管理机制，实现电子文件的全程管理。在档案的编制工作中，相关的档案管理部门要注意加强管理和带頭作用，要能够实现上下协调，共同促进档案编制工作的发展，提高信息化在档案编制工作中的比重，促进机关单位的电子档案的编制，要充分利用部门的资源帮助编制档案。其次是要规范档案编制的行为，要在电子档案的编制过程中严格对档案信息的真实性和完整性进行检查，制定相关政策，制定一系列的计划，然后按照计划进行编制，对编制人员的专业能力进行提高，保证档案编制的专业性和科学性。

（二）规划建设统一的档案信息资源共享系统

在信息化的背景下，信息的流通和共享是很普遍的特征，人们更加重视对信息资源的共享，所以在进行档案的编制时，需要做好信息资源的共享，要建立起统一的档案信息资源共享系统，促进电子档案的编制，然后将编制好的档案进行共享，促进其传播，尽量满足人们对于信息的需求，加大对系统的建设，让人们得到更多的便利。

（三）加强技术和资金支持

档案的信息化编制工作是一项技术含量比较高的工作，需要大量的新科技和技术人员，所以在该过程中，需要消耗大量的人力和物力，其中最重要的是新技术的应用，所以机关单位要注意加强对档案管理部门的技术和资金支持。

（四）建立统一的档案信息查阅系统

信息化的档案编制工作中，档案的查阅工作也是十分重要的，资源的共享的实现也是通过建立快捷的查阅系统达到的，所以在进行信息化的档案编制工作中，对查阅系统的建立也必须要重视，需要将档案信息进行数字化的传输和共享，让人们能够利用专门的查询软件和系统查询到。机关单位可以向公众公开档案信息查询系统，通过充值和实名认证的方式授予用户访问权限，让用户能够进行远程查询和使用，提高档案信息的利用率。在机关单位的内部也要建立起电子查阅系统，用电子查阅代替传统的查阅方式，方便信息的查阅和使用。

四、结语

信息化已经成为了21世纪的重要趋势，机关单位的档案工作作为其重要的工作内容，也应该顺应时代的发展，推进其信息化进程，加强对电子档案的编制。

参考文献：

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（作者简介：苏侠，本科，山西太原师范学院生物科学专业，山西阳泉市城区政府治超办。）