浅析档案管理的现代化发展

王贺超　马威

摘要：时代的发展和进步，对各行各业都提出了新的要求。在档案管理中，我们也不能因循守旧，要做到与时俱进，促进档案管理的现代化，以提高档案管理工作的效率。

关键词：档案管理；现代化；计算机

随着信息时代和网络时代的到来，现代化的先进技术和计算机已经被广泛应用于各个领域当中。在档案管理中也不能落后于时代的发展，怎样实现档案管理的现代化是值得探究的重要问题。

一、计算机技术在档案工作中的运用

档案工作技术现代化的核心和关键是档案管理中计算机技术的普遍运用。这是因为计算机能应用于档案管理工作的各个方面，能带动其他新技术的应用和发展，并能控制各种现代设备的使用，促进档案管理工作的全面发展。从1946年出现第一台电子数字计算机至今，计算机技术的发展已经跨越了四代。第一代是电子管计算机，机器体积大、成本高、可靠性能比较低；第二代是晶体管计算机；第三代是中、小规模集成电路计算机；第四代是大规模集成电路计算机，从1970年开始投入使用。目前，电子计算机技术已进入第五代超大规模集成电路阶段。计算机软件技术、机器系统正在不断完善，微型计算机日益普遍，计算机的应用普及到人类社会生活的每一个领域。电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据，能够进行逻辑推理和判断，因而在档案管理中有着广泛的用途和明显的效果。它可以大大提高档案管理工作存储、处理、控制档案信息的能力，并由此推动档案工作的全面改革和发展。计算机应用于管理系统，无论管理系统的类型、规模和水平怎样，一般都应经过下列程序，计算机档案管理系统的设计也应按照这些程序逐项进行。

（一）计算机档案管理系统具体课题的选择计算机可以广泛地运用于档案管理系统的各个方面，而实际档案部门一般应根据本身的具体情况（包括经费、档案数量、档案利用者、档案工作人员素质等情况）决定建立怎样的档案计算机系统。

（二）对确定的计算机档案管理系统进行分析在项目确定之后，应围绕项目进行深入调查研究，主要了解与计算机档案管理系统有关的一些情况，并进行认真分析。

（三）计算机档案管理系统设计计算机系统设计一般包括两个环节，应根据用户对系统功能的要求和准备使用的计算机状况，如机型、特点、功能等情况，确定本系统的设计原则。

（四）程序编写在系统框图、功能模块和数据结构确定以后，就进入了程序编写阶段。首先应根据档案管理系统的要求，选择采用计算机文件管理方式，或者选择数据库系统管理方式。

（五）数据准备在档案计算机管理系统中，数据的量是非常大的，需根据数据类型的要求收集有關数据，并按一定的格式整理出来，即按规定好的数据结构进行数据的读写。由于计算机只能识别规范的符号，所以应按档案著录标引规则开展这项工作。

（六）程序调试程序编完后应进行认真的调试，要对各个模块直至整个系统准备好的数据在编好的程序上进行调试，经过不断修改、不断完善，最后投入正式运行。在调试过程中，原来的手工管理系统仍应同时工作，以便对程序作进一步修改和校正。

二、计算机档案管理系统的几种具体形式

（一）计算机档案检索系统档案计算机检索有很大的优越性，在档案管理中最先运用计算机技术就是从检索开始的。从20世纪80年代初，一些档案部门就开始了档案计算机检索系统的试验研制并取得丰硕成果。

（二）计算机文档一体化管理系统文档一体化是机关档案工作发展的一个趋势。计算机文档一体化管理系统能够集文书处理与档案管理为一体，具有文件处理阶段的登记、检索、注办、催办、机要文件清退、不归档文件清理、档案材料归档功能，档案管理阶段的收集、分类、划定保管期限、组卷、编目、检索、统计、编制销毁清册等功能。通过正规的文件著录，利用计算机辅助著录系统，可以较快地完成档案文件信息的输入，加强文书处理部门与档案部门的联系，提高工作效率，减少人工操作和重复劳动。

（三）计算机接待利用统计系统这个系统应具有查档接待利用工作中各种登记管理功能，如借阅、催询、预约、查找、利用统计等计算机自动管理；自动形成利用过程中产生的各种工作报表和统计表，可直接显示或打印出来。同时，利用系统一般都具有利用者身份检验功能、多用户系统，可供多个用户同时使用，互不干扰。

三、档案工作组织管理

现代化档案工作从本质上看是一项管理工作。不仅要管理档案，也要管理档案机构。管理档案人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理，才能达到档案工作的目标。现在我国常见的管理包括：经验管理，以个人或别人成功的经验和教训为依据进行管理；行政管理，以法律、法令、计划、条例、会议为依据进行管理；科学管理，以管理科学理论为指导，采用现代科学方法和手段进行管理。上述三种管理有着内在联系，经验管理、行政管理过程中应加强科学管理方法的运用。

第一，加强管理思想的现代化。档案工作人员、尤其是组织领导者应根据社会发展和档案工作的实践，从指导思想上认识档案管理现代化的重大意义，抛弃传统管理中不科学、不合理的因素，代之以科学的组织管理思想。

第二，注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果，改变单纯的以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、行政方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。

第三，强化组织机制，提高组织管理效率。应根据档案工作实际，按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程进行有效管理，通过必要的措施和手段保证组织机构的效率，充分发挥档案的社会、经济效益。

第四，进一步加强档案组织工作的标准化。通过制定档案工作的组织标准、业务规范标准，更好地、科学地开展档案工作，指导档案工作顺利开展。在档案工作现代化进程中，现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就中国目前的状况，很快在档案工作技术装备上全面现代化仍是比较困难的，而且即使装备现代化了，以目前档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用，甚至处于闲置状况，其关键是人员素质的问题。所以，建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是档案工作现代化的基本保证；没有这样一支队伍，现代化就无从谈起。

实现档案管理的现代化有利于推动我国档案管理工作的进程，推动我国档案管理工作的规范化、精细化的进程。