略谈新经济时代下文书档案工作

王志莲

摘要：随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

关键词：档案；文书；探讨

当计算机技术和网络技术深入到各行各业时，文书档案管理工作也深受其影响，这必然会促进新时期的文书档案管理工作“与时俱进”，在规范文书档案管理的同时，要求该项工作要不断进行创新，以此来适应新时代对其的需要，为单位的发展作出应用的贡献。

一、文书档案管理工作中存在的问题

文书档案管理工作与传统的档案管理工作有所区别。文书工作包括文件的收集、登记、整理以及归档等工作。而档案工作是在文书的基础上对所收集的资料进行保管、统计、检索和提供利用等工作。文书档案管理工作集两者的任务和特点于一体。所以说它是一种较严谨的服务体系工作。文书档案管理工作中主要存在着以下几个问题：

（一）文书管理人员的积极性不高、专业性不强。

文书档案管理工作比较枯燥，也不能给工作人员带来较好的经济效益，所以管理人员的工作积极性不高。大学毕业的学生不愿？氖麓讼罟ぷ鳎？所以只能安排一些素质较低的人员负责此工作，所以出现专业性不强的现象。

（二）文书整理工作与档案管理工作不能有效地衔接。

文书工作重大收集、整理、归档。档案管理工作重在检索、统计和提供利用。可是在具体的操作过程中，这两大体系各自为政，无法有效地衔接，导致工作承接过程中不能使两者有机地统一，紧密地结合起来。

（三）档案信息化的工作在执行过程中并不顺利。

在信息化时代，文书档案管理工作离不开信息技术，可是档案信息化的工作在执行过程中并不顺利，档案管理工作人员的多种不利因素阻碍了信息技术在文书档案管理工作中的进程，导致文书档案管理工作无法取得明显的改善。

二、新时期创新文书档案管理工作的策略

为了使新时期创新文书档案管理工作能够有效地适应时代发展的需要，提高文书档案管理工作的效率，笔者认为应该从以下几个方面进行创新：

（一）加强文书档案管理人员思想上的创新。

穿新鞋走老路，只能防礙工作的进展。所以在文书档案管理工作上，务必要对管理人员进行“洗脑”，促使他们改变思想，抛弃传统管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再单纯从政治角度上去管理和处理文书档案，而应从信息资料应用的角度去管理文书档案，增强其实用性，使之与各行各业紧密联系起来。

（二）更新文书档案管理所用的系统。

在计算机技术以及信息化技术的支持下，新时期创新文书档案管理的工作已完全脱离了传统的手工操作系统，已全部借助于计算机操作系统。但是，因为相关部门对档案管理工作的不重视，对文书档案管理工作的操作系统更新不到位，无法跟上信息化时期对其的要求。例如，在文献资料的检索中，由于操作系统的版本太低，无法存储大量的资料，所以查询资料者只能检索到目录，而无法对全文进行检索。单位要想长远地发展下去，立于不败之地，就需要完善档案管理系统的信息化，采取相应的措施，对单位档案管理的模式进行调整。在管理上加强力度，根据单位的实际情况制定相应的一些管理条例，改变原有的档案管理工作的模式。

（三）规范文书档案的信息化管理。

更新了文书档案管理工作的操作系统之后，还应该规范文书档案的信息化管理工作。在文书收集整理的过程中，要使之自动化和文字的规范化。例如在输入文书的相关信息时，要采用统一的文字标准，使用规范化的文字和管理用语。另外还要加强对文书档案的监控，使之具有安全性，确保文书档案的安全性，从而对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。

（四）创新工作机制。

文书档案管理工作一定要与社会环境相适应，在操作过程中注重现实利益，所以要创新工作机制，不能再像以前那相处于封闭的状态，而应该做好文书档案工作的宣传，以引起上级部门领导对此的重视，使各部门能够有效地参与到文书档案管理工作中来。在充分利用这些资源时，可以促进文书档案管理工作的协调性，从而提高文书档案管理工作的质量。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

（一）进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。

（二）加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

（三）明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。

传统的文书档案管理工作已不能适应新时期对其发展的需要，其管理模式必然会受到冲击，所以必须要与时俱进，在管理理念以及管理机制上加以改进，制定出一套符合我国国情的完善的文案管理方案。让文案管理工作也能跟上时代发展的步伐，为我国档案管理工作作出贡献。