对发挥档案信息资源作用的思考

徐成钢

摘要：为了保证档案信息能充分的发挥其所蕴含的内在价值，档案工作者应能认识到对档案中所含有信息进行有效利用的必要性，并能在档案信息利用阶段结合档案信息开发的关键点来制定工作方案。本文就档案信息的开发利用工作进行了分析。

关键词：档案；管理；信息；资源

档案作为一种信息载体，在档案之记录了大量的社会发展信息、重大会议信息、科技发明信息等重要信息，这些信息中蕴含了大量的知识以及丰富的智慧。如果能全面的对这些档案信息进行开发利用，那么就能达到促进社会进步的效果。但在目前的档案信息利用阶段仍存在一些不足，影响了社会对于档案信息中知识的利用。

一、对档案中所含有信息进行有效利用的必要性

在社会不断发展中逐渐积累下了丰富的档案信息，这些档案信息覆盖了社会发展的各个层面，并且也在其中蕴含着大量的知识以及智慧。但目前大部分的档案信息都只是安静的被放置在各个档案馆中，未能实现对档案信息的利用，这无疑是造成了巨大的浪费。

1.目前各个地区都储藏了数量丰富的档案信息，虽然档案信息之中往往蕴含了大量的有价值信息，但这些信息往往具有较强的隐蔽性以及潜在性，不能直接被利用到社会发展中。面对这种情况，管理人员应能充分的认识到对信息进行有效利用的必要性，只有通过科学合理的档案信息利用才能高校的发掘出档案信息中所蕴含的知识，同时也只有保证对档案信息的深入分析利用才能将档案信息中所蕴含的大量知识切实的转化成社会效益，从而促进社会发展，

2.现代社会逐渐实现了多元化的社会发展模式，并且各个领域都在向更深层次发展。在这样的发展趋势之下，各个领域对于知识的需求量也在提升，而檔案信息所含有的信息恰恰能满足各个领域的发展需求，因此档案内容的开发也就成为了各个领域发展的关键力量。

3.在电子网络技术得到大力发展的情况下，人们也更容易掌握到各种信息，同时也对信息公开更加的重视。信息公开目前已成为了社会发展的一个趋势，这不仅能满足人们对知情权的要求，同时也能进一步促进社会稳定发展。而在开展信息公开工作的时候档案信息就是其中的关键组成部分。

二、档案信息在开发阶段的关键点

档案信息内容往往会涉及到较多领域、总量较为庞大，并且一些地区档案还存在年代跨度大、时间较长的情况，这些因素都对档案信息开发造成了不利影响，为此在进行档案信息开发中要能掌握档案开发的关键点，从而保证档案开发的质量。

1.要保证档案开发的全面性。

由于档案信息的总量偏大、内容较为复杂因此在进行档案信息开发的时候，一些工作人员为为了减少工作量而采用了有选择性的开发，这种档案信息开发模式就会使得一部分有价值的档案信息被忽略掉，进而造成知识损失。在实际进行档案信息开发的时候应能重点保证档案信息开发的全面性，能对所有的档案信息保持高度重视，只有这样才能保证档案信息开发能顺利的进行。

2.要能有效的辨别档案信息的真伪。

档案信息中所记录的内容往往和相应地区经济发展情况、社会整体发展情况有较大的联系，而一些档案信息由于时间较为久远已不符合当前时代发展的需要，甚至还有一些档案信息由于在最初收集阶段的工作存在疏忽，导致这些档案资料真伪性存在较大的问题。在进行档案信息管理的时候要能充分的认识到这些因素的影响，进而在对档案信息进行开发利用的时候能重点做好分析整理工作，尤其要能确保档案具有良好的真实性。

三、档案信息开发的具体措施

1.改变陈旧档案管理思想。

在过期的档案信息管理中人们往往将工作重点放到了档案资料的收集管理工作中，而对档案信息的开发利用方面工作的关注较少。在开展档案信息利用阶段为了真正的挖掘出档案信息中所含有的内在价值，工作人员要能转变固有的工作思路，在档案信息管理中积极开展档案信息的开发利用工作。

2.加强档案基础业务建设，提高档案管理水平。

做好档案馆各项基础业务工作，是开发档案信息资源的首要环节，必须扎实认真、坚持不懈地进行。首先要做好档案收集工作，丰富档案收藏内容，优化档案馆藏结构。档案信息资源的开发，是以档案信息资源的充足、丰富为前提的。档案收集工作要扩大收集范围，除了向党政业务部门接收档案外，还要面向社会其他方面。档案科学系统整理工作也是档案信息资源开发工作的重要条件，档案只有经过分门别类，有序的标准化整理，才能使杂乱无章的混乱信息成为条理井然的有序信息。再次，在档案编目建设中，应组织力量，从馆藏实际出发，编制出一系列成套、系统、实用、多角度、多功能、全方位开发档案信息的检索工具。

3.加强档案资源信息化建设。

要想提高档案信息开发利用的效率，就必须加强档案资源信息化建设，对档案信息的存储、检索采用现代化的管理手段。各单位要努力创造条件，实现档案信息工作的现代化，熟练掌握计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能，采用以高新技术为支撑的服务手段，建设档案信息数据库体系，努力实现基础业务工作的计算机管理，积极组建档案信息服务网站，加快档案信息传播的速度，实现档案资源共享，使用户在档案信息检索与利用中获得快捷、方便的服务，提高档案信息资源利用率。

4.提高档案人员队伍的综合素质。

加强教育，使广人档案工作者解放思想、更新观念。开发档案信息资源，首要的是从事这项工作的人必须形成现代管理意识，树立一种为礼会服务、为经济发展服务的思想要努力把握档案工作的方向，积极探求开发档案工作的新途径。同时要形成档案工作者的群体意识，发挥群体团队精神，不断提高人们对保存档案和开发利用档案信息资源的认识和自觉性，这是做好开发档案信息资源工作前提和必要条件。

5.做好档案信息资源利用中的保密工作。

档案信息的公开并为人们利用是社会发展的需要，但深入开发利用档案信息资源，加快档案信息化建设的同时，也应该做好档案信息的保密工作。档案不同于其他信息资源，档案的开发利用工作事关党和国家机密的安全和公民个人的隐私，开放利用必须经过严格的审查，特别是涉及国家政治、军事、科研、经济等档案，更要加强领导和管理，通过严格的规章制度、严密的工作流程和监督制约机制，确保档案信息的安全。

四、结束语

档案信息在当今是必不可少的，它不仅服务着社会和人民，还服务着国家政府。只有合理开发和利用档案信息，并且完善其体制，发现更多其中的价值，那国家才能发展更快，更富强。

参考文献：

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[2]王秀生，刘虎.档案信息资源建设――档案信息化建设的基础工作和核心任务[J].山东档案，2004（04）.

[3]李小敏.档案信息资源的开发和利用琐谈[J].江西电力职业技术学院学报，2004（02）.