探析事业单位档案管理信息化建设

马威

摘要：在信息技术飞速发展的今天，为适应时代发展的需求，事业单位应以信息化建设为努力方向，尽快完成转型升级。因此，作为事业单位管理工作的重要内容，档案管理也应当全面实现信息化建设。基于此，本文首先分析了档案管理信息化建设的必要性，并对当前事业单位档案管理信息化建设的现状进行了研究，然后在此基础上提出了几点优化措施，希望对相关人员有所助益。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；现状

引言

众所周知，档案信息能够为各项管理与决策工作提供可靠参考，是提高事业单位工作科学与合理性的关键因素，因此，档案管理工作对于单位各项工作项目的开展有着非常直接的影响。信息化建设便于实现原始档案的检索与备份，能够显著提升事业单位档案管理的有效性。另外，构建现代化的电子档案也可以大大降低管理人员的工作量、提升工作效率。因此，信息化建设对事业单位档案管理工作来说意义重大。

一、事业单位档案管理信息化建设的必要性

随着社会不断的发展，知识爆炸式增长，这就给档案管理工作提出了更高的要求。不仅如此，事业单位在发展过程中会产生大量的档案資料，而且资料种类也不尽相同，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，工作效率很低，而且档案管理人员的工作压力相当大，在实际工作中不免会出现失误，这就会导致很多问题的发生。而随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输等等，这些都为事业单位档案管理工作注入了新的血液。

二、事业单位档案管理工作的现状

这几年来，我国社会主义市场经济得到前所未有的发展，政府机构逐渐加大资金投入力度，大力发展事业单位的档案管理工作。但是真正落实到各个事业单位中，就出现了很多问题。从目前整体情况来看，我国事业单位档案管理信息化建设现状并不乐观，信息安全性差、硬件设施不完善、工作人员素质不够等问题依旧存在。因此，我们应认识到当前存在的不足，并积极采取有效措施，让档案管理的信息化建设走上正轨。

三、事业单位档案信息化建设措施

（一）建立专业的人才队伍

档案管理信息化的建设离不开专业人才的支持。因此，事业单位要给予档案管理人员更多培训的机会，全面提升他们的工作技能和专业素养。在实际的培训中，事业单位可以根据岗位的不同以及工作能力的高低，对档案管理人员进行分层次的培训，与此同时，尽可能多地扩充培训工作的方式，可以在事业单位内部进行培训，也可以安排档案管理人员参加外部的集中培训，或者可以定期请相关方面的专家来单位对员工进行培训，使员工对大数据、云存储等概念不断更新认识，从而能够很好地将这些先进的信息化技术应用到实际工作中，促进工作效率的提升。此外，事业单位还要注重对档案管理人员的信息技术水平进行考核，制订档案管理的信息技术标准，并要求档案管理人员努力达到与岗位适应的操作水平。

（二）不断完善硬件设施

对于事业单位档案管理的信息化建设来说，基本的硬件设施是不可缺少的。首先，为了保证档案数据资料在网络环境的高效使用，事业单位应加大资金投入力度，加强硬件设备的建设，为事业单位档案管理配备性能较为良好的服务器系统，实现中央控制和各终端的有效连接。另外，事业单位档案数量相当庞大，因此，硬件设施一定要适合保存大量档案资料，并且其可靠性应当有所保障，以防止由于硬件故障而造成档案信息遗失。此外，对于超大容量的存储设备来说，如果其抗外部性不强就容易受到外部环境的影响或者破坏，进而会对档案的存储造成威胁，因此，硬件设施还要有一定的抗外部性。除此之外，事业单位还应定期安排专业人员对这些设施进行检查与维护，及时发现设备中存在的问题，从而避免设备故障带来较大的损失。

（三）做好档案信息安全防护措施

事业单位档案的信息化建设有着无与伦比的优势：效率高、耗时短、准确率高。但是我们也不能忽视其信息安全性不高的这一弊端。因此，档案管理人员必须要加强安全意识，认真务实地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，并进行严格管理。另外，还要适时地对计算机进行杀毒，安装防火墙、升级杀毒软件、升级相关硬件设施等，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，来做好档案信息安全管理工作。需要注意的是，仅仅凭借安全设备、软件、技术等，不可能实现事业单位信息网络的绝对安全。为此，事业单位还需要从自身做起，构建如图1所示的档案信息安全管理体系，该体系能够对风险进行规划、识别、评价、处理以及监控，从而有效提升档案信息的安全性。

（四）促进档案信息的资源共享

事业单位档案管理的最终目的就是使档案资料能够更好地为单位发展服务，因此，實现资源的有效利用是极为关键的。首先，事业单位应当根据自身实际情况，建立可以互联互通、共享信息服务、无障碍进行数据传播的信息系统。另外，还需档案管理信息化建设的综合性服务网站，并围绕有效综合性平台，积极拓展档案管理信息化的网站建设，从而进一步提升档案管理信息化建设的服务水平。此外，管理人员可以引入云计算，其储存了大量的数据，是大数据时代的产物，它拥有的庞大数据库采用了集中储存的方式，并且可以跨越设备和平台的限制，能够有效提升数据资源安全性和利用效率。需要注意的是，无论是硬件支持还是软件支持的建设，都需要依据单位实际情况来进行相应的管理。因此，在系统的建设、功能的开发利用以及权限的设置上，工作人员都要充分按照单位自身情况进行，以提升系统软件操作之间的兼容特性。

结束语

综上所述，档案管理信息化建设是事业单位适应时代发展的必然选择，同时它又是一项系统而又复杂的工程，开展过程中会遇到各种阻碍。因此，针对当前存在的问题，事业单位需要建立专业的人才队伍、不断完善硬件设施、做好档案信息安全防护措施并不断促进档案信息的资源共享，从而将档案管理信息化建设提升到一个更高的水平。