谈事业单位的档案管理

温冠佳

摘要：面对信息化与网络化发展的社会形势，事业单位的档案管理面临着巨大的改革压力。本文首先对事业单位档案的管理现状进行分析，然后从思想、制度、人员素质以及设备支持等方面入手提出一些具体的改进措施，希望为我国档案事业发展有所帮助。

关键词：事业单位；档案管理；现状；改进

引言

事业单位的档案管理是确保其稳定运行的重要基础，是一项繁琐而又复杂的工作。随着社会的发展进步，档案事业也取得了一定的发展。但就目前来看，我国事业单位的档案管理工作中还存在着诸多不足，对事业单位的运行与发展造成了阻碍，因此，各事业单位领导需要对此予以重视。

一、事业单位档案管理工作的现状

（一）缺乏对档案管理工作的正确认识

档案管理作为纯粹的后勤保障工作，通常不能给事业单位带来直接的利益，这就导致部分事业单位对档案管理工作的不重视，认为档案只要不丢失、不出现损坏就可以了，对档案管理部门多是一种可有可无的态度，致使部分事业单位严重存在着经费不足、人员不足的情况，并且档案管理人员的自身利益也得不到有效保障。而正是这种不正确的认识，阻碍了档案事业的顺利发展。

（二） 档案管理体制不完善

档案管理机制是事业单位档案管理部门开展档案管理工作的灵魂。但就目前来看，我国档案管理方面的相关法律、规范还存在着各种漏洞，即使加强了对档案管理机制的改革，也无法从根本上解决档案管理中存在的问题，这就导致相当一部分的事业单位虽然成立了档案管理的部门，却没有完善的档案管理制度，部分具有关键作用的档案管理工作还存在空白，对事业单位档案管理工作的有序开展造成了严重的影响。

（三）档案管理技术落后

档案的管理是一项繁琐、细致而又复杂的工作，需要先进的档案管理手段来保证管理工作的顺利进行。但是，许多事业单位虽然给档案管理部门配置了计算机，却只是简单地应用于档案信息的记录，甚至有部分事业单位还在应用落后的手工记账管理模式。传统的管理手段、落后的管理设备是导致事业单位档案管理效率低下和质量不高的重要原因。

（四）档案管理人员素质不高

事业单位的档案管理工作有着专业性、复杂性以及机密性的特点，对档案管理人员的综合素质水平有着极高的要求，只有专业技能达到了一定的标准，才能成为档案管理人员，并且保证事业单位档案管理工作的顺利进行。然而，当前大部分的事业单位的档案管理人员并没有达到其应有的专业水平，缺乏相关的知识储备，无法充分发挥出档案的作用。

二、事业单位档案管理工作应采取的改进措施

（一） 从思想上重视档案管理

首先，只有从思想上重视档案管理工作的重要性，才能确保档案管理工作的进一步发展，因此，事业单位首先要通过宣传和培训強化工作人员对档案管理工作的认识，树立先进的档案管理理念；其次，加大资金投入，配置计算机设备，为事业单位档案管理工作实现信息化、系统化提供支持，同时改善档案管理部门的工作环境；再次，事业单位领导及相关管理要严格对档案管理工作进行监督和考察，以便及时解决档案管理中存在的问题。只有上层领导及基层工作人员都认识到档案管理工作的重要性，才能有效保障档案管理工作的有序进行。

（二）建立档案管理的制度化、科学化管理模式

首先，规章制度的设置过程必须言简意赅，其操作性必须符合事业单位档案管理的发展，更要发挥出积极作用，提高档案管理的便利性。

其次，强化档案管理制度的约束力，明确档案管理原则，并且要求制度的制定针对所有相关人员，包括上层领导及基层员工，严格执行平等原则，避免因个人原因影响到档案管理的质量。只有事业单位从上至下都受到制度的约束，才能保证档案管理工作的权威性。

最后，应该从奖罚制度的建立入手，明确事业单位档案管理过程中的奖罚原则，需要以事业单位档案管理内容为主，在奖罚实施过程中，必须具有严肃性，同时更要公正公平，这样有功必赏，遇到失误造成的影响必究等，通过奖罚制度的制定也大大提高了工作人员的档案管理积极性。

（三）加强人员队伍素质建设

良好的管理团队是事业单位档案管理实现有效性的必要基础，因此，加强管理队伍的建设有着十分重要的作用。另外，管理团队的人员素质水平也决定了事业单位档案管理的效率，因此，档案管理人员的选拨必须严格按国家要求进行，同时也要放开眼界，引入复合型人才。而对于档案管理人员自身来说，档案管理人员要积极寻求有效的学习方式，提高自身的综合素质，同时利用单位提供的空间不断充实与完善自身，实现自身服务水平的提升。

在加强人员队伍素质建设方面，要考虑档案管理工作的特殊性，事业单位档案管理过程必须保证其精确化，重点进行精确化的培养是必要的，事业单位在此过程中可以建立有效的、合理的跟踪机制，如人事一对一的档案跟踪管理模式，除了具有传统人事档案的基本内容之外，还应该将记录对象的其他特长、技能以及思想变化发展情况作为重点观察内容。

（四）档案资料管理的信息化

随着我国信息技术的不断发展，档案管理事业也迎来了互联网时代，在新时期计算机技术的支持下，档案管理事业应充分发挥出计算机技术的优势，利用先进的档案管理系统，完善档案管理机制，提高档案管理水平。先进的档案管理系统能够在传统人工录入的基础上实现档案的自动归档功能，并且同步档案的利用状态，如存储、借阅、归档等，如图1是以档案管理系统为基础的档案管理流程。先进的档案管理系统在有效提高档案管理效率的同时，大幅度减少了档案管理人员的工作量。先进的档案管理系统虽然摆脱了传统纸质档案管理的局限性，但是也应注意到，只有工作人员改变传统的思维模式，切实树立信息化管理理念，才能真正实现现代化的档案管理。因此，事业单位档案管理部门需要定期进行信息化管理技能的培訓，提高工作水平，也为高效管理模式的构建打下坚实的基础。此外，相关的技术研发部门需要对档案管理系统进行不断的完善，提高系统的安全性，确保单位的机密文件不被泄漏。

结束语

总的来说，当前事业单位档案管理水平已经不能满足国家发展的需要，面对愈加复杂的社会环境，事业单位的档案管理工作需要突破现有的工作管理桎梏，利用先进、科学、高效的管理模式，从容的面对社会新时期带来的挑战，并推动着档案事业的不断发展，为社会的稳定发展做出贡献。