中学档案管理的数字化发展路径探析

董晓燕 陈斐

摘要：随着社会的不断进步，信息不断的更新，对于中学档案管理来说，原来纸质档案已经不能满足现在社会的信息需求，因此，在中学档案管理中使用数字化方法是为了顺应时代的发展。档案管理数字化不仅节约了很多时间，还为中学在档案管理方面进行改革带来了新的机遇。本文就中学档案管理数字化发展状况进行研究，进而对中学档案管理数字化方面提出一些看法，以便档案管理数字化更好的发展。

关键词：中学学校；档案管理；数字化发展

档案管理是学校中比较重要的工作，使档案管理进行数字化的模式，将在很大程度上减轻了学校的管理工作。中学档案进行数字化管理主要是利用计算机技术对档案信息进行整理、保存，以便后期使用，在一定程度上简化了档案管理工作，进而提高了工作效率，实现资源的共享，促进中学工作更好的进行。

一、数字化发展在中学档案管理中的价值

在中学档案管理中采用数字化的方法，具有很多好处。档案管理数字化也就是把纸质档案通过一些方法轉化成电子档案，然后借助于计算机的终端对其进行保护和存放，由于电子档案占用空间相对较小，能够进行长时间的使用，较容易复制，使其在档案内容抄送的时候，相较于纸质的档案更方便、快捷，也更容易保管。随着社会的不断发展，电子档案的使用将更加广泛。而中学档案管理的数字化发展意味着档案管理方式的重大突破，从纸质档案管理模式到数字化档案管理的模式，对传统的纸质档案具有很大的影响作用。同时，数字化档案管理也是由社会发展的需要所决定的，是中学档案管理改变的方向。中学为人才培养提供了场所，是对人进行培养的重要阶段，在此阶段，主要是培养学生对各种知识的学习。社会在变化，中学的制度也在不断地变化，档案的种类更加多种多样，信息也变得越来越复杂。而随着中学教学的不断改革，教学理念的不断完善，中学档案管理数字化也更加符合中学的教学理念。另外，中学档案管理数字化进行对档案工作人员提出了新的要求，要求他们要不断的进行自我提升，以满足时代的发展需要。而传统的纸质档案已经不能满足社会发展的需要，因此，对信息不断变化的现在来说中学档案管理数字化是必须要走的路。

二、中学档案管理工作的数字化发展策略

如今，档案管理处于转型的时期，数字化成为其转型的新方向，要想对中学档案进行数字化管理，就必须实现档案的数字化，以下就中学档案管理的情况进行分析，总结出中学档案管理工作的数字化发展策略。

（一）实现档案数字化

首先，要对数字化管理工作进行调整使其优化。中学的学生流动性比较强，以致于档案资料比较多，其中包括毕业或者新入学还没有被处理的和处理完成的档案，如果没有对档案进行原始的处理，而就开始进行档案数字化，不会给档案管理人员及使用者带来便利，反而会给工作人员及使用者带来很大的困难和负担，在使用了这么多人力、物力、财力的情况下，没有达到预期的效果，可以说是一种浪费的行为，因此，实现档案数字化方式要合理。要想使档案管理工作得到优化，就要结合中学档案管理的一些实际情况，包括中学档案的保管年限、保密情况、产生日期等来制定一份比较合理的档案优化方案。

其次，对数字化发展进行筛选。依据制定的档案优化方案，对于档案的情况进行分析，确定档案的实用性及价值，然后在根据中学档案保密、内容、年限等方面来对档案数字化的开展范围进行简单的了解。档案数字化是一个耗时、耗力比较大的过程，因此，可以根据实际情况对那些急需修补和使用率比较高的档案采取优先进行数字化，以方便档案资源能被充分的使用。另外，对于一些档案，由于特殊原因，如：没有解密或保密级别比较高的、不被使用的及具有保存价值的档案，暂时可以不对其进行数字化，等到数字化技术更新后在对其进行处理，档案数字化对其信息内容就有选择性。

最后，采取多种工作手段。如今，随着数字化的进行，对于数字化使用的方法也在不断地变化，可以说是种类繁多，其中主要有照片、扫描图片及编辑等形式，因此，在档案进行数字化时就会有很多种手段可以选择，但是要结合档案的种类，选择合适的数字化手段。在进行档案数字化过程中，对于各手段需要注意的问题要特别关注，进而针对此问题制定出合理的标准，使其操作更加规范化，从而有助于后期对档案进行管理的工作。然而，由于纸质的文档通过扫描出来以后，实际上是图片，能对其进行检索，因此对于全文阅读有一定的局限性。文档可以通过打印的方式对其进行阅读，但是，存在费用高及没有凭证等问题，要想文档经过打印后具有凭证的作用，需要原件复印后盖有档案证明章才更有说服力。而对于声像、实体文件可以通过摄像或拍照等数字化手段使其形成电子文件，进而上传至档案库即可。然后，对电子文件的相关信息进行说明，并进行编辑。

（二）实现电子文件档案化

在中学的档案管理数字化进程中，电子文件档案化对其来说也是一个比较重要的内容。但是对于电子文化档案化管理，对档案管理制度有着严格的要求，因此，在对电子文件档案化过程中，要不断的完善档案管理制度，然后将电子文件按照档案管理制度进行归档。档案管理制度的完善有助于档案管理工作的进行，对档案管理工作起到很大的作用。另外，对于处理纸质相关的电子文件档案时，要对其进行及时的核对一些相关的内容，并标明移交的情况，以致于方便文件的运程使用。同时，电子文件的档案化处理要有统一标准的格式，如：图片使用格式是JPEG、文档使用格式是PDF等。除此之外，需要注意的是，有些电子文档的由来是纸质文档通过扫描后上传的，因此，在归档时要仔细认真，以防出现重复的现象。

三、结束语

为了使中学档案管理工作具有有序性、科学性、规范性，对中学档案管理采用了数字化的管理方法，为中学档案管理工作带来了很多便利，更加方便了使用者对档案的使用。然而，档案管理数字化是一个漫长的过程，要想更好的发展档案管理数字化，就必须对数字化管理的各个环节具有深刻的认识，进而对中学档案管理进行数字化建设，从而提高了中学档案管理工作的工作效率。

参考文献：

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