人力资源管理财人事档案管理工作的新要求分析与研究

李利香

【摘要】本文主要以人力资源管理财人事档案管理工作的新要求为重点进行分析，结合我国当下人事档案管理中存在的问题为主要依据，从改革创新档案管理制度和方式、加强人事档案的真实性、提高人事档案管理人员的专业素养、深入开发人事档案信息资源这四方面进行深入探索，其目的在于加强人事档案管理工作效率，为保证企业良好发展提供有力依据。

【关键词】人力资源管理 人事档案 管理

目前，企业内部管理的核心为人力资源管理。而人力资源管理效率高低同人事档案管理有直接关联，为了保证人力资源管理水平需做好人事档案管理工作。人力资源管理与人事档案管理为一个互相推动的整体，人事档案管理水平会随着企业人力资源管理效率而变动。基于新的经济形势下，以往的人事档案管理了已经无法满足当前时代发展，因此现代化企业人力资源管理财档案管理提出了新要求，对人事档案管理工作进行革新成为了迫切需求。

一、人事档案管理财人力资源管理的作用

（一）提供真实且可靠的信息

通过分析人事档案管理，可以充分了解员工过去，如工作经历与经验等，从而对员工的工作能力做出有效分析，并预测其日后的发展潜力。企业内的人事档案能够为人力资源管理提供有利条件，优化人力资源管理工作，促使人力资源管理水平提升到新高度。依据人事档案记录，合理安排员工，使其内在潜能得到有效发挥，以免出现埋没人才的信息。基于此，能够看出人事档案管理财人力资源管理的重要性。

（二）有助于合理配置人力资源

高效的人事档案管理可以使企业内部各部门间实现信息共享，以免出现信息不畅的情况，确保信息的实效性。促使信息在企业间、部门间、组织间、员工间能够有序流动，避免人才流失或是人才过剩的现象出现，影响人才发挥自身潜能，同时其还有助于企业内部人力资源合理配置。

（三）准确预测人力资源需求

通过分析人事档案，能够发现企业发现中对人才的需求情况，企业缺少哪类人才，需要哪些人才，基于此能够构建一个高效的人力资源规划。一个企业若想取得良好的发展，就务必要科学分析内部人事档案，获得最全面、最真实的信息与数据，这样才会更加科学准确的预测出企业对人力资源的需求。

二、如今人事档案管理中存在的问题

（一）档案材料缺少真实性

诸多人事档案的资料只有正面内容，很少有负面的内容，这对于企业了解人事状况十分不利。诸多材料对个人情况记载不全面，未依据真实状况进行填写，而只是根据个人需求进行填写。该种情况是目前诸多企业存在的通病，其对人力资源管理工作的开展十分不利。

（二）管理机制不灵活

因为市场经济的不断发展与推进，企业的用人制度越来越灵活，传统的档案管理制度已经无法再满足企业发展所需。企业在进行招聘过程中会比较关注员工的专业能力，对于该员工之前在什么地方工作，或是做过什么职位都不注重，大多数企业都会利用协议或是合同来约束员工，而并非是人事档案，工作人员只要履行协议与合同，便能自由活动，选择自己比较喜欢的工作。用人机制的转变、有关法律法规的出台以及人才间的激励竞争，诸多员工为了找到更加感兴趣或是待遇更高的工作而选择跳槽，当这些人回到原单位取人事档案时，时常会遇到之前的单位为了维护自身单位的经济效益而不放员工档案的状况，这便导致了“人档脱节”、“死档弃档”等现象出现。除此之外，企业内部的人才流动较快，导致以前的人事档案管理的人力资源管理制度无法将自身服务性能与作用充分的发挥出，无法满足现代化企业灵活的用人机制。

（三）人管理方法较滞后

信息技术飞速发展为社会大众的生活与工作带来了诸多便利，互联网技术在诸多行业得到了广泛利用。但目前依旧有些许单位与部门对档案管理处于手动填写的状态，用档案袋存储个人资料，只是对其进行了简单整理，将未将信息技术的效用充分的发挥出。这不但同科技发展相违，还无法享受信息技术发展带来的优势，并且还为人事管理工作带来诸多不便。

（四）人事档案整理不科学

当前，诸多企业缺少专门整理人事档案工作人员与组织，些许企业虽然布设的有关部门但绝大多数都没有专职人员负责管理人事档案。并未对人事档案进行仔细审核与鉴定，导致人事档案内容的真实性无法保证，使人事档案管理变得杂乱无章。在《档案整理细则》中有明确规定：认真鉴别、编排有序、装订整齐等。而目前的人事档案管理工作时常会出现档案丢失或是肆意堆放的情况。

三、提高人事檔案管理工作效率的有效措施

（一）改革创新档案管理机制与方法

需对企业内部管理人才匮乏、管理设备滞后、管理资金不足以及存储场所不佳等方面进行改革创新，在管理制度下展开集中管理。并利用新兴设备与技术对企业内部的人事档案进行整理，并合理开发与英语，使人事档案可以为人力资源管理工作开展提供有利条件。构建一个新兴的信息管理系统，保障人事管理工作效率得以提高。构建人事档案数据库，确保存储到信息库中的信息准确、真实、有效。信息数据库的建立，能够快速查询、分析、检索员工的个人信息，自动生成各类表格与名册，从而增强人事档案管理工作水平与效率，将人事档案存在的内在效用充分的挖掘出。

（二）增强人事档案真实性

档案管理者需做好人事档案信息收集工作，务必要认真对待此项工作，确保所填写的信息前后一致，切勿出现含糊不清，或是互相矛盾的现象。第二，加大对档案相关法规宣传力度，加强社会公众对档案法规的了解。人事档案管理者一定要做到，不管何时、何地、何人，若想调动或是语言档案都需要依据有关制度与程度来应用，另外还需对相关机制与规定进行及时补充修正。要把控好档案的信息来源，杜绝出现问题文件。还需认真审核档案信息内容，探究其是否真实可靠，能够准确反映出个人身份。再就是处于人事变动的状况下，需依据有关规定对其进行传递，认真校核，以免产生不必要的麻烦。

（三）提高档案管理者综合素养

档案管理者为档案管理工作的中心，加强档案管理人员的综合素养是提升人事档案管理工作效率的关键。人事档案管理者不但要具备良好的道德素质，还需具备较强的使命感与责任感，另外还需增强自身专业技能。提升人事档案管理者的科技知识，拥有操控现代化工具的能力，不断革新管理机制，树立高效且优质的档案管理理念。还需依据当前的工作环境与特点，展开有关专业知识的培养。除此之外，加强人事档案管理者的服务意识，自动地同企业其他各部门写作、沟通，进而获得各类消息，为企业高层进行内部决策与人力资源管理提供优质服务。

（四）深入开发人事档案信息

开发应用人事档案信息，高效应用人事档案信息是人事档案工作的中心，也是对人事档案工作效率的评价标尺，还是突显人事档案价值的有效环节。因为人事档案具备一定的保密性。这便致使人事档案查阅工作处于一个被动状态。若想树立正确的思维理念，需合理财待其保密性，若是对于不用保密的档案需进行全面开发与应用。积极利用人事档案新资源，为企业人力资源管理需求的预测奠定坚实基础。除此之外，人事档案管理者需科学利用信息技术，将其切实融入人事档案管理工作中，通过信息化存储、查询等，不但能够提高人事档案管理效率，还能减小工作失误率，以此来保证人事档案管理效用发挥出最大。

四、结束语

综上所述，当前，我国诸多企业的人事档案管理机制还不够健全，含有诸多问题，企业内部管理者需做好相关革新工作，促使人事档案管理工作的效用在人力资源中充分发挥出。基于知识经济时代下，需利用现代化管理方法与手段开展人事档案管理工作，保障其管理效率达到最佳，进而推动企业良好发展。

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