新时期房地产开发企业档案工作思考

宣莉

摘 要：本文根据本公司发展的历程，以及各发展阶段档案工作的情况，分析了新时期房地产企业档案工作特点及存在的问题，提出了新时期加强房地产企业档案工作的对策及措施，以期与同行们有更多的探讨，共同促进房地产企业档案工作提高和发展。

关键词：房地产；档案工作；对策

1.房地产开发企业档案特点

1.1涉及面广内容丰富

开发建设一个项目从前期调研、立项、审批、设计、施工、竣工、营销、销售、物业管理等方面涉及多个领域和部门。有企业外部也有企业内部：企业外部有发改、土地、规划、住建、市政公用事业等多个政府管理部门和银行等金融投资企业；企业内部有各个部门和相应的下属企业、合作单位等。从内容看，有记录企业成长发展的企业管理、人事、财务、声像等档案；有企业主要业务档案如：拆迁、投标、开发项目工程档案；房地产权属档案、项目营销档案和物业管理档案等。所以房地产开发企业形成的档案具有涉及部门多、内容丰富的特点。

1.2形成时间跨度大

房地产开发企业档案以工程项目档案为主。一个项目的开发建设，从调研、立项、决策等前期工作到设计、施工、竣工、销售及交付入住，至少要经过三至四年时间，分期开发的综合项目时间需要更长。每个项目的档案资料，在项目未竣工前都分散在各部门及参建单位。只有项目结束竣工验收后，各部门及参建单位才会将材料预整理后交给企业综合部门。所以档案形成时间跨度大、周期长是房地产档案的另一个特点。

1.3专业性强机密度高

从事经营活动部门形成的档案主要包括征地拆迁、土地转出让、房产项目开发建设、房产营销出售、出租、房地产抵押等内容。作为经营活动保障的法务部要产生大量谈判、协调、筹划等合同文本以及法律事务文件等，所以房地产开发企业档案具有很强的专业性和机密性，这也是档案不能及时收集归档，分散在经办部门经办人中手中的主要原因。

二、房地产开发企业档案工作存在的问题

1.企业领导及管理层对档案工作的关注度不高

目前房企的关注点多集中在项目开发、房屋销售和土地储备上，注重经济效益、市场份额、消费者认可度等。一些部门管理人员对档案工作了解不多，往往不够支持和配合，存在档案资料收集不齐全完整、归档不及时等问题。尤其是涉及到投资的前期调研、投资合同等是高度的商业秘密，往往一直由经办人员保管，致使企业档案管理不集中统一，档案资料不完整，影响开发利用。

2.传统的管理手段方法与企业自身快速发展不协调

早期的房地产开发企业业务单一，主要是建房卖房。前期工作主要与政府机关打交道，这一阶段产生的主要是文书档案，后期产生的是工程、拆迁、销售等档案。虽然门类多，数量庞大，但是对一个业务熟悉的档案人员凭自身的工作经验还是可以把控和胜任的。现在房地产进入了新常态，许多房开企业在转型升级。如我公司除在城市开发楼盘外，还布局小镇建设，开拓美国西雅图等海外市场，积极对外多元投资，包括互联网+、生物医药、新能源及工业4.0等，全面开启了多元发展的新蓝图。对这些工作产生的档案如何全方位地纳入公司的档案管理系统进行规范化、系统化的管理？目前还没有很好的经验可借鉴参考。

3.档案的挖掘利用与企业品牌文化建设的需求不适应

房地产开发企业有它自身的发展规律，往往有三个阶段：创业伊始、站稳脚跟；品牌酝酿、提升品质；做强做大、多元发展等阶段。如我公司创建之初，开发产品立足于百姓安居乐业的基本需求，考虑最多的是建造接地气的房子。第二阶段，企业更注重标准化体系建设，提升品质，注重品牌形象的塑造。第三阶段在加强主业，布局全国的同时，注重多元发展。当企业跃过了第一阶段发展到第二第三阶段，就需要不断提高社会的认可度、行业的影响力、业主的美誉度。通过挖掘企业档案中蕴藏的人文历史，开发利用其中蕴含的文化价值，可以展示企业的发展脉络，塑造社会信赖的房地产品牌。但是目前大部分房地产企业档案人员只能是在日常的基础工作上进行重复性的劳动，在档案的开发利用展示企业文化方面作为甚少。

三、新时期加强房地产企业档案工作的对策及措施

1.提高档案意识，实现档案工作与企业发展同步

以我公司为例，从1992开始的10年，是“走小步，不停步，年年有进步”。2001-2010年，公司发展是“走小步，不停步，抓住机会迈大步”。2010-至今，集团公司是“走稳步，不停步，抓住机会就跑步”。在做强做优主业的同时，开始商业代建，开拓新盈利模式，成立普特投资，驶向资本市场。集團未来的工作重点已经发生了变化，公司高层领导要求我们档案管理模式和理念及时更新调整，以适应公司发展的节奏和需要。

2.理顺管理体制，为企业档案工作创造良好的条件

为了适应房地产开发企业发展的新常态需要，企业领导就必须站在企业发展的战略高度，用长远的目光，采用科学、有效的管理体制手段，依法开展企业档案工作。要把档案管理作为一项基础性、常态化工作，纳入到领导的议事日程，单位的工作日程。要对管理企业资产一样对档案实行集中统一管理，使之能适应企业经营发展的需要。增加档案人员的配备，加大档案管理的资金投入力度、改善档案的保管条件，为档案管理工作创造良好的保护环境，保证企业档案工作持续、稳定、健康发展。

3.主动延伸服务，发挥档案在品牌形象塑造中的作用

企业档案与经营管理的最佳结合点，在于“利用”档案。因此要做好档案利用服务工作。一要完善基础管理，用一流的管理提供优质服务；二要变被动服务为主动服务，做到企业各项工作开展到哪里，档案工作延伸到哪里。日前，我公司在对产品标准化的尝试和实践中，档案工作充当了一个重要的使者：在新盘“滨江信达壹品”中开启一项新工作，为每套房子设立个性档案，从设计、施工、内部装修到交付，每个环节都拍照记录在册。这既是档案工作，也是营销工作或者公司品牌建设工作。从公司产品质量管理方面来看它是标准化体系建设的内容，有了这些档案，以后的楼盘开发便可以复制；从公司美誉度建设方面看是对业主口碑和满意度的坚决维护。因此档案工作为公司品牌形象塑造起到了积极主动服务的作用。

参考文献

[1]毕建洁.房地产档案管理存在的问题及对策[J].山东档案，2013-08-15

[2]刘晓秋.浅谈当前房地产档案管理的现状及相关对策[J].科技信息.2011-7-15

（作者单位：杭州滨江房产集团股份有限公司）