政协机关档案信息化管理的策略分析

刘亭

摘 要：政协机关档案部门的职能是管理政协政务和政协科研中产生各种各样的信息。随着信息革命覆盖维度和广度加深，政协机关档案管理部门开始运用这种技术对档案进行数字化处理和精细化保护。政协机关档案信息化是以信息技术、大数据技术和互联网技术为手段，以政协各种档案资源为对象，以服务政协工作为目标，按照信息社会的要求对档案进行综合利用的过程。这种新型档案管理模式既有其固有优势，但政协引进时间尚不长久，可供借鉴的理论和经验也不多，先天不足长期困扰着政协机关档案信息化工作，如何破解这一瓶颈，是亟待理论界关注的命题。

关键词：政协机关；信息化；档案管理

一、政协机关档案信息化管理概述

电子政务的的迅猛发展，给机关档案建设注入了新血液，开辟了新思路，各级机关纷纷将信息化技术融入到本机关档案工作中，相較于其他机关单位档案信息化建设情况来看，政协机关档案管理既有档案工作的共性，也有自身的特性所在。

（1）政协档案职能多样性

一般机关单位的档案机构由于服务对象固定和内容单一，致使其职能多呈现出单一性的态势，而政协档案的覆盖面较广、作用力较强，其职能多呈现出多样性的态势。政协机关档案部门的首要职能就是要保障政协工作的正常运转。政协机关档案部门不仅在民主监督这一特色工作中扮演着重要角色，而且为政协的规划制度的拟定和创新发展提供资料参考[]。除此之外，政协机关档案对社会的服务功能、对人民的服务功能都深深展现出政协档案职能的多样性。要充分挖掘这些职能，为这些职能的实现提供便利，也就催生了政协档案信息化建设工作的开展。

（2）政协档案工作的综合性

相较于其他机关档案部门相比，政协档案部门是一个综合载体，集政协政务、委员履职、服务社会、政务科研等多种社会功能于一体，档案部门中所存档案内容多元化，档案工作具有极强的综合性。同时，随着时代的进步和历史要求的变化，政协的各种政务活动也愈加丰富多彩，档案的内容也会随着这一时代潮流而愈加复杂多元。正是基于这种综合性，政协档案类别和数量都是一般的档案部门无法比拟的，这就需要利用信息化手段集成化、高效化的特性来对如此纷繁复杂的档案进行管理。

二、政协机关档案信息化存在的困境

（1）缺乏有效保障

一方面，信息化人才匮乏。档案工作的行为主体是档案工作者，其是档案工作的核心要素，决定着档案管理成效的好坏[]。然而，部分地区政协档案工作者要么没有从事过相关工作，要么没有经过系统的信息技术培训，面对实践情形中出现的弊病难以高效科学的应对。政协档案工作者知识结构不科学、知识储备有所缺失的现象凸显。尽管部分地区政协机关每年都会开展一些培训活动，但是这种非定期、非固定式的培训往往都是临阵磨枪，难以取得较好的成效，与档案信息化建设工作的人才需求不匹配。另一方面，资金保障机制不完善。档案信息化管理需要具备充足的资金保障，才能发挥其应有成效。这种管理模式中，许多老旧的设施需要更新或完善，许多新型处理设施需要添置。典型如高速扫描仪、图片处理软件、大尺寸图纸裁剪设备以及出版级复印机等。资金保障机制的不健全已经严重制约了政协档案工作的高效运转，进而阻碍政协的长期健康发展。

（2）开发利用程度不高

由于档案本身属性以及传统“重建档、轻开发”理念的原因，档案工作给人的第一印象往往是保密和封闭，社会个体的档案意识较为薄弱。尤其是在信息化生态视域下，社会个体的档案意识更为弱化，不安全性和不习惯性等惯性思维都严重制约了政协档案的开发利用程度。多数政协机关档案工作者的信息化思维比较保守，依然停留在简单的层面，如运用信息化工具进行目录编制、上传到数据硬盘和档案介绍等。很少有政协管理员认识到运用信息化工具进行档案专题汇编、档案信息编研和档案信息检索，不能做到与时俱进和因地制宜，致使难以与世界先进水平接轨。

三、政协机关档案信息化管理的突破路径

（1）强化档案信息化建设保障

一方面，要强化人才保障，建立健全档案信息化人才培养机制，为政协机关打造一支勇立潮头的兰台铁军[]。人才培养要坚持系统性、长期性，通过健全培养机制来提升档案工作者的实践能力和信息设备操作水平，从而使其构建起复合型的的知识结构。第一，要加强档案工作者的自我职业认同感，通过提高薪资待遇、增加职业发展机会的方式来提升档案工作者的职业声望和职业荣誉感。之所以采取这种方式是为了增强档案工作者的职业期待、减少职业倦怠感、降低离职率。第二，要培养档案工作者的业务创新能力。随着信息化的持续推进，档案管理工作需要不断推陈出新，这就需要档案工作者具备长远的眼光和创新的意识。因此，档案工作者不能闭门造车，而应注重日常工作的积累，学习先进管理理念，勤于从多个视角分析和总结工作中的得失，创新出新的档案管理模式。另一方面，要强化资金保障。既要做好事前的信息设备购置工作，也要做好事后的信息设备维护和更新工作。

（2）提高开发利用程度

政协档案部门在新的历史起点上，肩负的职能既要面向本机关，也要面向社会和政协委员。因此，要充分利用信息化工具，挖掘有价值的信息资源。例如，针对政协日常工作中普遍存在的问题，编制档案专题，通过研究专题解决实际工作的弊病；针对检索难的问题，编制分类目录，按照档案的格式和内容进行分类，编制统一的目录，从而实现纵向和横向的交叉检索。总之，档案工作者要把对信息化的依赖转移到对档案利用方式的需求上，从需求主体的需求出发，开发利用档案中有价值的资源。

四、结语

政协机关档案信息化建设是适应新形势，适应新历史起点的重大事业，它以一种不可逆转的态势逼近政协机关的档案管理部门和档案管理者。政协机关作为民主监督的前沿阵地，信息资源的重要性不言而喻，这些信息资源对于记录政协历史、传承政协文明、造福人民群众和服务和谐社会具有重要意义。信息化的历史起点下，政协档案管理工作者有更大的舞台和空间，也需要承担新的历史使命和任务。面对当前政协档案管理现状，政协档案工作者必须结合政协发展实际，抢抓信息化时机，迎难而上，进而推进信息化背景下政协档案工作的转型升级。

参考文献

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[2] 林伦菊.政协机关档案工作的思考与探索[J].四川档案，2014（05）：18.

[3] 谢乾丰.加强政协机关档案工作探索与实践[J].兰台世界，2013（17）：49-50.

（作者单位：山东省滨州市沾化区政协办公室）