(天津市动物疫病预防控制中心,天津 300402)
实验室样品管理工作是实验室检测工作的关键部分,CNAS-01《检测和校准实验室能力认可准则》5.8要素中提出“实验室应有用于检测和/或校准物品(样品)的运输、接收、处置、保护、存储、保留和/或清理的程序,包括为保护检测和/或校准物品的完整性以及实验室与客户利益所需的全部条款”。在资质评审准则中也有类似的要求,样品管理贯穿在实验整个环节,检测数据的准确性、复现性及可追溯性直接与样品管理的质量相关,所以我们需要对样品实行“制度化、程序化、规范化”管理,为了保障检测结果的科学、公正、有效、准确,实验室要从各方面对样品实施有效的控制。
我们设计研发了样品管理系统,针对样品在流转过程中出现的各种问题进行流程化管理,使样品状态,所处位置随时可查,解决样品管理中的诸多问题。
本系统主要分为以下功能模块:样品登记,样品发放,样品领取,样品暂存,样品返还,样品入库,库存查询,销毁申请,样品销毁,长期保存。
信息技术的不断进步引领了第三次工业革命,决定了未来的实验室一定是数字化的,不仅实验室的业务、技术是数字化的,实验室的运行和管理也是数字化的。本系统迎合了这个需求,同时也是实验室发展的必由之路。物联网的诞生,让物理世界和信息世界更加紧密地联系在一起,它按照一定的协议,把实物与网络连接进行信息的交换和互通,实现智能识别、定位、监控和管理。
(1)样品前处理:样品核查接收后,最重要的是做好唯一性标识,保证必要时可追溯。我们利用完善后的样品管理信息系统登记后直接打印出条形码粘贴于每个样品管上,这样大大降低了样品的滞留时间,既省时省力又不会混乱。
(2)样品登记:完善后的样品管理信息系统对多个单位的送检同一种样品支持批量《检验业务委托协议》生成,多个单位的送检的样品有相同项的系统可提供近期项目导入功能,即预先通过配置页面,将登记填写信息(如动物类型,检测项目,检测标准、方法等)设置并保存为特定的模板类型。在录入时,在批量输入页面填写其他信息(客户信息、样品数量等),并由批量输入页面一次性生成多条登记单。这样大大节省了时间,提高了工作效率。
(3)样品流转:使用新系统后,实验室检测人员扫码进行样品领取/返还,而且样品在各检测室间的流转过程中,每个环节都有详细的时间、人物记录,并上传到系统上,比如说样品目前处于“待检”或者“在检”状态,这些状态都可以在系统中查询到。
(4)样品保存:对样品进行分类保存,防止样品间的互相污染,设立专业的样品库统一存放检验完毕的样品,并通过系统可以准确查询到样品的存放位置。
(5)样品处置:对于超过保存期限的样品,及时对这些样品进行处理或销毁,并按照实验室制定的规章、制度,处置的具体情况进行记录,以方便在样品管理系统中查询样品的最终状态。
目前在天津市动物疫病样品管理系统软件中应用最为广泛的技术是二维码技术。接收样品的时候,在样品管理系统软件中输入样品的各种信息,打印条形码,在检测的各个环节中,检验人员通过移动设备扫描样品的条形码,即可完成信息的录入,提高检测工作的效率和数据的准确度,现条形码技术主要用于样品的录入、流转、保存、处置等。
二维码技术是在传统条形码基础上发展起来的一种新的编码技术,它将条形码的信息空间从线性的一维扩展到平面的二维,大多数的系统对样品的数据量要求并不是很高,主要是利用二维码技术的可靠性,在查询信息的时候,对相关信息二维码化,保证信息的权威性和可追溯性。也可通过扫描跳转显示相应信息:
相比条形码具有以下优点:(1)信息容量更大,二维码可以存储1000多个字符,且能够存储中文。(2)抗损性强,二维码采用了故障纠正的技术,使得其遭受污染及破损后数据仍保持完整,即使受损程度高达50%,仍能够读出原数据。一维条形码在经过传真和影印之后便无法识别,而二维码不受影响,在手机屏幕上都能使用,大大提高了使用的便捷性。天津市动物疫病监测信息管理分析系统软件所配套的二维码打印纸都采用PET亚银材质,由于PET优良的介质性能,具有良好的防污、防刮、耐高温等性能。另外,PET纸具有较好的天然可降解性,也符合环保的要求。
随着信息化与物联网技术普及,天津市动物疫病监测信息管理分析系统软件设定系统建立实验室样品管理信息系统来完成样品管理流程的优化,样品追踪过程和全流程管理,提升每个流程步骤的效率。样品自始至终处于监控状态,避免错误使样品丢失率、样品滞留时间降低,样品流转效率提高,在每个步骤中进行标记、识别和匹配每个样品,避免错误,通过工作流工具节省时间、提高效率,确保样品不被混淆,使用满意率达95%以上。