做好凯迈物业公司的档案管理

赵亮

一、凯迈物业公司档案管理现状及存在问题分析

1、档案管理意思薄弱。不重视档案管理工作，也不熟悉档案工作的内涵。没有意识到档案资料是物业公司各种信息原始记录，是凯迈物业公司在经济交往、为业主服务过程中的原始凭证。没认识不到档案作为原始凭证在复杂的经济服务活动中所起的特殊作用，缺乏利用档案促进企业健康发展的概念。

2 档案基础工作薄弱。凯迈物业公司没有专门的档案机构，没有明确的分管领导，缺乏专人管理。再加上档案基础建设及管理方面投入微乎甚少，使建档工作未能与公司发展同步。档案管理计划和规章制度过于宽泛，企业各种原始资料未进行统一管理，致使档案材料分散在各下属部门，文件材料收集不齐全.保存不完整，一些公司原始档案材料流失严重。缺乏专门的档案库房，档案设施设备几乎没有，档案资料大都与办公用品等存放在一起。不利于档案的安全保管和寿命延长。对已收集的档案也不能按要求进行分类整理。

3 档案人员为兼职。由于公司人员流动性大，档案管理人员不断更换，档案工作人员大部分为兼职，加之没有接受过档案及有关法律法规专业的学习培训，缺乏档案管理的专业学习。根据走访，很多物业管理企业基本没有设专职档案管理人员。由于档案管理人员队伍不够稳定和业务素质不高，常常不能按照規范进行档案的收集和整理，普遍存在有挡不归，归而不全的现象，使大部分重要的档案处于分散管理，甚至无人管理的状态，认为地造成了档案资源的匮乏和遗失。

二、如何做好凯迈物业公司档案管理的思考

1、加强领导，提高认识。加强领导，提高认识，是做好凯迈物业公司档案工作的关键。（1）加大档案法律法规的宣传学习力度，提高各级领导法治意识和依法治档的自觉性。（2）加强对档案工作的领导。要将公司档案工作纳入公司发展规划，列入领导议事日程，纳入公司管理程序，加大经费投入，确保满足管理工作需要的人力、物力、资源的配备。（3）结合本单位实际对员工进行教育，引导员工正确认识公司档案的重要作用，加强员工对文件材料及时进行归档重要性的认识，养成对文件材料及时进行归档的自觉性，增强员工的档案意识。凯迈物业公司应设有专人负责监督档案工作的正常开展和实施，确保档案工作顺利开展。

2、建立健全档案管理规套制度，搭建档案管理规范化平台。按照《中华人民共和国档案法》、《河南省物业管理条例》等法律法规的规定，制定适用于本公司的档案管理办法，明确各部门人员对文件材料管理归档工作的责任，建立健全档案管理制度，从组织领导、职责分工、整理要求、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料形成，收集、归档范围、分类、整理、立卷归档等提出具体要求，使档案管理工作有童可循，用规范的档案管理行为来推动各单位档案规范化管理。从而有效的控制档案的形成、整理、归档的质量。

3、提高员工素质，提升档案管理水平。档案管理的关键在于人。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。这就要求档案工作的专职人员，既要有扎实地业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。所以，要提供条件让档案管理人员定期参加档案管理专业培训以及企业内部各种技术培训和讲座，不断提高档案管理人员的业务技术，拓宽档案管理人员的工作思路和知识面，使其成为知晓公司历史、现状，熟悉公司各项服务流程，掌握档案管理专业知识的技能的复合型人才。

凯迈物业公司档案管理工作任重道远。做好档案管理工作，就是在提供物业的保值增值服务，为企业的发展打下坚实的基础。