SAP中应付账款模块的应用研究

曾麟 董智

摘 要 SAP作为“企业管理大师”在世界五百强企业集团中广泛使用，而采购与付款环节是SAP中重要的业务循环，其中应付账款的管理已经成为企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段，是企业财务管理甚至经营管理中的重中之重。文章通过对SAP财务管理系统中应付账款模块在S跨国集团中的实践案例研究，深入分析其应用流程与效果，揭示了利用SAP系统强大的集成功能和模块优势，对应付账款进行科学化、规范化管理的过程。

关键词 SAP系统 自动付款 应付账款

中图分类号：F270.7 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.034

Abstract As the "master of enterprise management"， SAP is widely used in the top five hundred enterprise groups in the world， and the link of purchase and payment is an important business cycle in SAP. The management of accounts payable has become an important means to speed up the turnover of funds and reduce the risk of business， and is the most important part of the enterprise's financial management and even management. Through the practice case study of the accounts payable module in the SAP financial management system in the S transnational group， this paper analyzes its application process and effect， and reveals the process of scientific and standardized management of accounts payable by using the powerful integration function and module advantages of the SAP system.

Keywords SAP system； automatic payment； accounts payable

SAP是Systems Applications and Products in Data Processing的缩写，是全世界排名第一的ERP软件， 可以为各种行业、不同规模的企业提供全面的解决方案，于1972年在德国创立。SAP的突出特点是对企业架构和财务控制考虑得最细致的系统，具有最严谨的整体控制逻辑和整体系统结构，可以让企业引进先进的管理理念来掌控各个部门的运营脉络，是全球最大的管理软件企业。

而应付账款（Accounts Payable，以下简称AP）模块是SAP财务管理模块中的一个重要的细分子模块。随着市场竞争日益加剧，为了提高市场占有率，客户与供应商之间往往是通过赊销手段进行交易，因此采购方形成了越来越多的应付账款，也使得应付账款的管理越来越重要。而我国的学者一直都比较注重于应收账款管理的研究，对应付账款管理的研究相对比较缺乏一些，但是正因为应付账款这种信用支付方式在企业的日常经营活动中已变得越来越重要，这样的研究才显得更有意义。

1SAP中应付账款模块的自动付款与风险控制

在SAP环境下财务管理系统由多个子模块组成，应付账款AP模块和其他子模块有所不同，除了进行相应地记录、核算和分析有关业务外，管理职能更加突出。对企业而言，生存的首要条件是有源源不断的资金流，之后才是追求利润。在多个子模块中，与应收账款模块对应的则是应付账款模块，应收账款模块记录并管理着资金的流入，那么应付账款模块则记录并管控着资金的流出。接下来从AP模块自动付款的业务场景出发，详细介绍SAP系统下的AP 模块是如何合理高效地理顺资金、安排付款并规避风险的。

1.1 排队自动付款

假设一个企业的付款业务种类繁多，比如有设备供应商、原材料供應商、备品备件供应商、内部员工报销、杂费等等数量非常庞大，那么这个企业就比较适合使用SAP系统中的排队自动付款功能，以此来规范付款流程并加速业务的处理。

自动付款流程执行的时候，系统会根据操作员（比如：应付账款会计）输入选择性的条件，包括供应商种类、付款方式、会计人员、日期等，从系统中检索出供应商的相关付款信息；付款信息是在建立供应商主记录时维护的，包括开户行（供应商和本公司的开户银行），付款方式（如支票、汇票、网银等）、付款条款（如30天内付款享受 2%现金折扣；最长付款期限60天等）、付款是否冻结等。取得以上数据后，SAP 系统会根据主记录中的付款信息与供应商的未清发票进行匹配，并且同时生成一条付款建议。操作员（AP会计）根据付款建议编辑付款清单，同时可根据资金情况或其他实际发生的特殊情况，更改某些付款条款和付款建议。最终系统核准确认付款建议后就会开始运行自动付款程序。一方面此程序自动更新供应商的明细账和总账，另一方面付款数据同时被送入付款媒介程序，并实际付款。

1.2 内部控制点

从公司的运营层面来看，付款流程因为涉及企业资金的对外支付，一直是一个比较敏感的问题。因此，针对这种排队自动付款流程，设立有效的内部控制点进行风险控制就显得尤为迫切。

在常规付款媒介程序中，首先要考虑的风险控制点就是对付款凭证的控制。通常企业对待付款都非常谨慎，支票及印章由专人管理，而付款单据则是套打的（三联或多联），会设置专门的房间安放专门打印付款单的打印机。另外一个控制点是对付款清单的审核与批准，AP组人员编辑完付款建议后，必须经由上一层管理人员（例如AP组长）审核批准。

对于某些大型集团公司来说，由于大量的付款业务都自动化了，可能出现一种极端情况：如果一个财务人员既可以更新供应商的主数据记录又能同时输入发票，那么他虚构一个供应商的账户并且手工输入发票，这条信息夹在成百上千条的付款项中，在后续的自动付款流程中，该笔款项很可能在未被察觉时就被轻易地支付出去了。为了防止该极端情况发生，在设立完成前两个控制点后，必须将风险控制点提前，因此要严格界定权限，即将维护供应商主数据记录和输入供应商发票的权限分开。

从以上排队自动付款的流程和其内部控制点的设置上，可以得出结论：SAP系统中AP模块的应用与管理，在提高效率的同时还能有效地控制风险。

2 S集团应付账款（AP）模块具体应用流程

2.1 集团简介

S集团是全球第一大汽车技术和服务供应商，从事汽车技术、工业技术和消费品及建筑技术的产业，从动力传动系统、驾驶安全系统、自动驾驶技术，到前沿的互联驾驶，S集团的专业技术及系统使得他们能够胜任这一角色。S集团以其创新尖端的产品及系统解决方案闻名于世，下面从财务管理的层面了解一下具体情况。2016年年初财务报表数据公布：S集团2015年销售额首次超过700亿欧元，创新和互联网技术驱动高速增长，息税前利润率再次提高，约增长至6%；总销售额增长约10%；盈利约50亿欧元；在中国市场表现尤为突出，能源与建筑技术业务销售额加速增长；汽车、智能交通技术业务更是无惧市场挑战逆市增长，可以说超额完成了2015年预定目标。在中国经济增长放缓的大环境以及行业的市场波动下，S集团仍能够取得高于市场平均增长的增速，充分显示了SAP系统在财务方面强大的管理优势，其中应付账款合理高效的运作为其增色不少。以下是S集团AP模块的具体应用情况。

2.2 应付账款（AP）模块的应用流程

详述AP组的整体流程前，有必要对集团结构有所了解。S集团是按照事业部制进行管理的，以湖南长沙分公司为例，下有三个事业部，以产品为分类标准，各司其职，相辅相成。每一个总公司或者分公司都有自己的代称编号，在每一个代称编号下都会有相对应的公司代码被录入SAP系统中，这些总公司与分公司之间通常也会有不少业务往来，因此非常有必要在录入供应商名称和代码的同时也录入以上这些公司的代称编号。并且，AP小组的人员必须记下公司代码，这样在进行账务处理程序的时候就不用再去大目录里逐条地去检索了，毕竟SAP作为一个数据庞大的信息管理系统，每一次检索都需要花费不少时间。那么我们同样可以利用SAP系统财务管理模块的优势，在AP界面新建一个条目，类似于笔记本一样，这样就可以在自己的工作薄中方便查找而不用在整个系统中进行检索了。AP模块的总体流程如下：

第一步，收到发票。有两种情况，一是过电子邮件或者空运等方式收到发票，二是通过SAP系统导入国外的发票。

第二步，发票的存档与打印。通过系统中的客户对账文件一栏进行发票的存档，比如在此条目下的贸易伙伴项就需要输入S集团的总公司全球统一的代码，同时需要输入长沙分公司以及北美公司代码，与此同时还需要输入过账日期段，基本上每周都需要打一次发票。需要注意的是发票存档与打印的时候要区分服务费或货款，从系统中调出来的发票加明细（项目服务、人员、多少工时、价格等）都有的就是完整的。

第三步，收货数据更新。将系统中的过账日期升序排列后，在原材料条目下查看收货数据，通过数据变更欄来更新数据。

第四步，发票录入。在发票录入界面填入发票号，之后输入发票上各类做账相关信息，比如币种、金额等等。然后我们需要判断有无订单号，一般来说有订单号的属于货款，没有订单号的属于服务费。在不同的属性下，同一个公司的同一个供应商会有不同的供应商代码号；接着需要判断发票涉及的货物收货的情况，收货数量问题需要和采购部门协商解决，只有收了货的发票才能进系统进行账务处理，若没收货则不用进行处理，再等下一次收货数据更新就好。

第五步，记账与过账（key in and post）。有些不同的发票是在同一个系统中进行处理的。“key in”就相当于国内财务软件填制记账凭证的过程，“post”就相当于财务软件的过账过程。

除了发票日期和过账日期等需要填制以外，还有发票所对应的凭证号需要根据系统导入。其他需要注意的地方就是币种、金额、文本以及税率了。

第六步，付款清账。这一流程需要在系统中的账户间结清后进行。进入条目后的“类型”一栏，有的代表常规类型的发票，有的则涉及到特许权使用费，需另外处理；之后再根据境外汇款申请书上的币种、金额、汇率等一一对应地填制好，特别注意币种、金额、收款人银行账号以及交易编码等不能出丝毫的差错，因为这是最终的付款环节。另外合同号和发票号也是必须要填的，这样才能在系统检索的时候查清楚这笔付出去的款项是哪一笔业务里面的。

3 S集团应付账款（AP）模块应用的优势

应付账款模块提供了一种有效的方法来记录采购和供应商发票，同时进行了费用的分摊。它可以独立地安装，也可以与其他模块在SAP系统中集成，包括设备维护、验证和报告供应商的账户信息，同时，广泛的审计跟踪和期刊形式的文档记录也是不可或缺的一部分。应付账款模块要求对每个供应商的发票和业务细节保留现金需求的预测，也就是应付款项的预测，这样能很好地做到事前控制。此外。境外汇款通知单也是可以随时以自由格式检查的。具体而言，S集团AP模块应用的优势有以下几点：

（1）轻松、准确地预测当前和未来的现金需求。S集团AP组的每位财务人员都会在每个月的20号被要求进行下个月以及下一个季度的付款预测，财务主管也会利用SAP系统对付款进行预测并且综合所有AP会计的基层数据，进行深入的分析，之后上报财务总监，完成好整个预测流程。

（2）利用了发票登记制度，以确保发票已经付款授权。AP模块会在初始设置的时候把应用的国家或者地区的相关规章制度导入SAP系统，形成一个大数据背景的约束前提，为了保证流程的规范性，所有的做账步骤都是在不违反规章制度的大前提下进行的，其中就包括了发票登记制度。

（3）完成了供應商的采购数据分析。例如在途物资的收货与发票校验就与采购数据分析相关，这些数据都是在采购部人员录入基本数据后，SAP系统再自动生成进一步的分析后的数据并导入财务管理模块的。

（4）使用商品收货记录跟踪了应付账款收益，同时控制了价格的差异。采购货物时批次不一样价格也会有细微的差异，SAP系统会自动跟踪每一个批次的货物，并自动把差异结转到最后一个批次中去，也可以选择把差异分摊到每个批次中去，这样更为科学合理。

（5）通过电子化的方式处理供应商的发票，同时利用结算折扣，简化了数据处理流程，对每笔业务及时高效地进行了账务处理。

（6）管理供应商的分支，利用庞大的数据库，进行有序的管理，包括永久供应商和临时供应商的管理。

由此可见在AP模块应用过程中，S集团改善了现金流，同时也与供应商保持了密切的关系，并且提供了及时、准确和有效的控制程序来处理发票，包括付账单和分析费用以及可用的折扣等流程。因此利用SAP系统对应付账款模块进行更加科学、有效的管理，已经成为企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段。

4 结论

S集团利用SAP系统的AP模块对应付账款无疑进行了很好的管理，但没有任何一个财务信息系统是百分之百完美的，SAP系统对于大型跨国集团而言的确是优势远远大于劣势，但是我们还是不能忽视应用过程中所产生的几个问题。例如问题一：供应商的管理既包括永久供应商也包括临时供应商的管理，数据较为全面，但管理却有些混乱，毕竟数据太过庞大，容易存在舞弊行为，比如建立虚假的供应商账户之类的问题是很有可能发生的；问题二：应付账款的付款环节存在某些漏洞，有人为干预付款数据的风险。在填写境外汇款申请书的时候很可能因为系统自带币种显示功能的缘故而忽略掉币种的更改，比如应该付美元的发票金额因为AP小组人员的疏忽被付成了同样金额的欧元，这样的情况在实际工作中时有发生，会给公司造成不必要的损失。

为了更好地利用SAP的应付账款模块，尤其对于以上提出的两点问题，需要进一步地做好各种内部控制活动。比如关于建立虚假供应商账户的问题，可以在系统权限方面进行设计，分别设置采购人员和财务部主数据维护小组人员对供应商账户进行管理，严格控制创建供应商账户权限的SAP账号；关于人为干预付款数据的风险问题，需要对AP组人员进行相关培训，使AP人员在填制境外汇款申请书的时候，一定要注意系统显示的币种与纸质发票上币种的对应性，避免上述付错款的情况，等等，这些进行事前控制十分必要。克服了以上问题，SAP系统就能在“run simple”的同时运营得越来越高效，从而更为贴近各个大中型企业的管理要求。

参考文献

[1] 伊红娟.应付账款共享服务中心探微——某跨国公司实例评析[C].复旦大学硕士论文 2011.

[2] 仲滨维.HA公司SAP系统服务外包项目的风险管理研究[D].大连海事大学硕士学位论文2014

[3] Sheikh Muhammad Tauseef. SAP-ERP Financials-Configuration and Design [M]. Beijing： Posts& Telecom Press， 2013.