浅议教务工作的阶段性

李莉

摘 要 要使二级学院教务管理工作忙而不乱，掌握并适应其中的阶段性显得尤为重要。本文将教务工作的阶段性总结为两大方面，一是按学期划分的阶段性，二是按学生年级划分的阶段性。要适应学期的阶段性，教务人员在开学初须着重做好课表的实施，在学期中间做好维稳工作，在学期末做好排考和下学期排课的准确度。同时，关注学生不同年级的阶段性，对大一新生、大二大三学生、大四待毕业生的教务管理工作要逐层递进，助力他们的大学生涯。

关键词 教务工作 阶段性 学期 年级

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.008

Abstract It's quite important to find out the periodicity of educational administration work， so that the daily work can be more effective and less busier. The periodicity can be listed on the two aspects： Firstly， the periodicity of term； Secondly， the periodicity of students' grades. On one hand， we academic staff should put the school timetable into effect and under control at the beginning of the term， keep the work in stability during the term， and arrange the examinations and timetables at the end of the term more accurately. On the other hand， we can pay close attention to students on different grades， so that more students can be helped during their college career.

Keywords educational administration work； periodicity； term； grade

教务科作为高校二级学院的常规工作部门，是一个处理教与学之间问题的窗口，每天要处理和面对的事情具有很大的随机性。在纷繁复杂的教务管理工作过程中，笔者总结出教务工作的一个最大特性就是阶段性。本文将从按学期划分的阶段性、按学生年级划分的阶段性这两大方面进行阐述。对教务工作者而言，熟悉并适应这些阶段性，能更好地掌握教务工作的规律，使日常工作忙中不乱，保障教与学的有序开展。

1 按学期划分的阶段性

二级学院的教务工作，服务的重要对象是大学师生，这就决定了以学期为单位开展的教务工作，自然而然地具备因学期带来的阶段性。处在一个学期，从开学初的开学准备工作、到学期中间的维稳阶段、再到学期末的总结收尾阶段，每个阶段有各自的工作重点，无论是学期初的紧张、还是学期末的关键提醒，工作各有侧重点。

第一阶段，是每个学期的开学初准备期。为开学做准备工作，需要细致与耐心，主要有以下几项任务：一、提早到校，确定上学期末排定的课表、落实任课老师的在岗情况；二、进入教学楼，逐层巡查、核实每一间教室的多媒体设备运行情况；三、将定稿后的二级学院班级课表导出表格形式，发给各班学委，让他们校对“推荐课表”和“个人课表”，确保中间衔接无漏洞，让学生可以按照课程表的时间、到准确的地点上课，实现教学秩序的正常运转。

值得注意的是，开学初是校级领导到各二级学院教学检查、听课指导的重点时间段。为此，教务科要与相关联系人保持紧密沟通，及时了解校领导或督导们来本学院听课的日期，并将该日期的课表发给联络人，为听课组提供有效的参考；若校领导特别关注某专业的教学，还可以为他们特别推介该专业的学科负责人或优秀教师，将学院的优质教学面貌呈现给听课组。

第二阶段，是学期中间的维稳常态工作期。在开学平稳过渡之后，各门课程经过了检验，师生们已能进入教学的常态。随之而来的，是学期中间一些常规性工作的开展。如教学日历的填写、教授副教授课程表的归类、听课笔记的发放、学生各类等级考试的报名、学籍预警工作的进行等。在大学期间，学校鼓励学生们参与英语、计算机和普通话等各类等级考试。在全国性的考试统一开考之前，报名清单汇总、缴费信息的核实、准考证的发放确认、监考的安排就成了常规性的工作，这些工作需要教务科工作人员认真仔细、环环相扣，迎来最终的考试，让学生准时走进考场、监考老师按时到岗，一切遵规守矩地进行。

第三阶段，是学期的收尾阶段。学期末将到之时，是教务科进入又一轮的紧张忙碌阶段。此时，有两大块工作：一方面，期末考试的排考紧锣密鼓地开展；另一方面，下学期的排课和教材征订工作也提上了日程。针对新一学期的排课，教务科要反复跟系主任、专业负责人沟通，跟踪并监督人才培养方案的实施进度，统筹规划下一学年、尤其是下一学期的课程开设。排课工作时间紧、任务重，要注意时间的把握，在教务处规定的时间内，将开课的课程信息录入教务管理系统，同时核查课程名稱、课程代码、开课周次等信息的准确度。由于每个学期的授课量，直接决定了一线教师的年度课时量，这就关系到他们的年度考核成绩，为此，在设置课程、配备老师时，教务科要在教学副院长全局把关之下，与系主任保持信息畅通，让各系综合考虑每位老师的课时量，按需排课、按特长排课，使每位老师有课可上。

排课任务与总体排课规划完成后，就要马不停蹄地开展教材的征订工作了。首先，联系各门课程的任课老师，将准确的教材信息录入教材征订系统，其中对教材的书刊号一定要再三确认；其次，与学生沟通，核对下学期开课的课程名称，查证教师录入系统的推荐教材信息；再次，与学校教材科联系，以统一的格式汇总征订表格；最后，还要在学期过后的放假期间，不断关注教材科的征订进度，若出现某一本教材无法征订到的情况，就要及时联系该门课的老师，及时更换教材或采取其他措施，为开学时教师和学生能顺利拿到教材保驾护航。

2 按学生年级划分的阶段性

在本科院校，针对从大一到大四不同年级的学生，教务管理工作逐层递进，呈现出与年级挂钩的阶段性。

第一阶段，大一新生的入学初期。每年暑假之后，本科院校刚完成新生的招录工作，所以，当新生报到的开学初，教务科的迎接工作会铺天盖地而来。这种情况从新生报到之前开始，一直延续到开学之后。教务科要负责新生入学班级分班、学生证的办理、报到注册、通知体能测试，以及组织学生电子注册图像采集等。此外，以我从事教务工作的学校为例，本着“最关爱学生的大学”的建设目标，对于新生入学转专业实行“无条件、零门槛”，这意味着新生考入大学后，他们中很多对所选专业有调整意向的同学，要求在开学第一个月内完成转专业，这不仅考验新生本人的志趣，更考验着教务科的工作效率。

新生对自己想要转入的新专业带有很多疑问，此时，教务科作为二级学院教学工作的长期窗口，自然成了学生咨询的主阵地。以笔者所在的二级学院为例，下辖中文系、外语系等较受学生欢迎的专业。在每个学年第一学期的开学期间，就会有非常多的新生陆续来访，询问相关专业的情况。我们会尽量用简单易懂的表述，将相关专业的要求，清晰地告知怀揣转专业意向的新生。每天，一拨又一拨学生前来咨询，我们总是耐心、细心地解说，告知我们的转专业政策、报名及考试选拔的方式、公布结果的时间等，让学生满意而归。

同时，为了加强新生对自己修习专业的了解程度，我们会在新生开学初设置“专业导论”课程，由各专业负责人或系主任开讲，使得学生对本专业的学习有一个宏观的了解。

此外，迎接新生的到来，顺利开展新学期的课务显得至关重要。教务科要以百分百的精力投入，将新生们引导至正常的教学秩序轨道上来。入学新生的问题五花八门，关于如何查询自己的课程信息、新生班级由哪个同学负责领取教材、即将授课的教室地点分别在哪里，诸如此类问题。那么，在新生入校后的适应期，即新生的军训期间，抓紧将问题一一落实，从而保证开学第一天的正常教学秩序。秩序稳定的开学第一天，可以说是进入大学的新生对大学建立信任度与依赖感的开始。

第二阶段，大二到大三学生的稳健过渡期。这个阶段的学生，摆脱了新入学时的懵懂，对自己的培养方案会主动积极去了解，进而对自己的学习生涯做出较好的规划。面向这些中期阶段的学生，教务科的工作侧重点是做好选课与学习进度方面的指导。

在选课方面，学生特别关注的，是培养方案里要求修习的学分。按照学校对学生全面发展的要求，大多数专业都要求学生在大学期间修满8学分不同类型的通识课程，以拓宽眼界、增长见识。为此，进入状态的中期阶段学生，在跟老生或邻近专业的学伴交流过程中，发现每个同学修习的通识学分属于不同类型，对自己的学分成绩单会倍加关注。当老生前来咨询学分问题，我们要耐心解释，教会他们读透培养方案，力求解决他们的疑惑。对于那些依然不放心自己所修读学分的学生，我们会请他们的班主任出面，或联系该专业的专业负责人或系主任，将最详细、最权威的解释渠道呈现给他们。这可算作是对于新生阶段的“专业导论”所做的补漏工作，因为学生对于大学学习有一个循序渐进的过程，只有当学生成长起来了、主动愿意了解自己的学习进度了，趁此时机为学生作讲解，可以起到事半功倍的效果。

在学习进度方面，我校学生在大二至大三期间有不同形式的校外交流学习机会，如民族学专业学生到中南民族大学交流学习一年，成绩优良的大二学生可申请到杭州师范大学或台湾清华大学交流学习一年。对于有意向出去交流学习的学生，我们会分析交流学习的利弊，预测在外学习可能会遇到的困难与挑战，并提前告知交流归来后要处理的后续学分兑换问题。若学生了解这些政策之后，依然抱着交流学习的坚定信念，我们会在学生家长同意并签字的基础上，统一上报交流学习的申请名單。总之，教务工作不怕烦、只怕不够细致，只有把前期预防工作做好、做细，学生真正到了交流的学校后，才能一往无前地应对层出不穷的问题。

第三阶段，大四学生的临毕业阶段。在毕业前的最后一个学年，学生们的注意力焦点放在能否顺利毕业、能否按时拿到学位证书等。此时的学生，对于过去几年的成绩单会回头认真审视，查找自己在低年级时有无挂科或重修未补救的情况。当大四学生来翻看“旧账”时，大多显得特别焦急。他们所提及的一两年前发生的事情，年代久远，原有的教务科负责人员也已调离，我们在岗人员仍然倾尽全力，为学生查找当年成绩单上的相关依据，如存档的试卷袋等，并为他们寻找解决的途径。以某位大四女生为例，她某日来到教务科，对自己大一时修读的大学英语（一）的成绩提出疑议，表示是当年任课教师在录入该课程成绩时的手误。该女生平时一贯成绩良好，不希望成绩单上留下这个不良记录，希望我们给予更正。通过查询，我们发现她的大学英语（一）任课教师是位外籍教师，且已于一年半前辞职回国，查证成绩的事情一度陷入了僵局。但我们并没有放弃努力，一则帮学生联系学校国际交流合作处，查找该名外教回国后的联系电话及地址；二则经过与该外教越洋电话沟通后，证实了当年确有录错成绩之事，就诚恳地请该教师写下书面证明并邮递到国内。这样一次跨国的成绩验证过程，我们总共用了不到一天半的时间，就为学生解决了棘手的难题，给了学生一个满意的答复。

教务科的工作，为学生的学业指明方向，为教师顺利开展教学做好服务。只有掌握学期进展的阶段性，善于把握不同年级学生的进度，才能成为学生的指引者，做好教师们的服务工作，高效完成教务处和学院布置的任务，保障教学秩序的正常运行。