职业院校档案管理信息化探讨

卢亚光 曹莉

摘 要：职业院校的档案管理工作受信息技术发展的影响，逐渐向深入信息化的方向发展。运用信息技术管理职业院校的档案，有助于档案管理准确性的提高。职业院校档案信息化工作的推进要努力争取院校领导的支持，增加资源投入，完善档案信息管理规章制度，加强档案管理队伍建设。

关键词：职业院校档案管理；信息化；应用

档案信息化是我国当前档案管理事业发展的趋势。职业院校的檔案管理工作要引入新技术、新理念与新方法，利用先进的信息技术，深化档案管理的信息化，提升职业院校档案管理的水平，合理挖掘、利用职业院校的资源，辅助职业院校完善管理工作。

一、当前职业院校档案管理存在的问题

1.对档案管理不够重视

职业院校档案管理信息化对有效利用职业院校的信息资源、合理分配资源有重要的作用。但在实际工作中，职业院校的管理者对档案管理信息化工作不够重视，未能认识到档案管理与信息化工作在职业院校管理中的作用，将档案管理工作看作是技术含量较低的附属工作，忽略其作用，不愿开发信息资源提升档案管理工作的实效。

2.管理手段落后

大多数职业院校因为资金不足、管理队伍能力不足、信息化建设工作开展迟缓等问题，影响了档案管理的效率。目前，我国对于档案管理工作大多采用手工操作，信息化建设一直较为落后，制约了档案管理信息化的发展。部分职业院校利用计算机管理档案，但是仅限于在人工管理的基础上增加了计算机设备，未能真正完成档案管理信息化进程。

3.档案管理人员素质有待提高

当前许多职业院校具备了一定的档案管理能力，也有专业的档案管理队伍。但是档案管理人员的素质还有待提高。管理人员专业素养缺乏，成为制约职业院校档案管理发展的重要因素。职业院校的档案管理队伍，结构不合理，人员素质参差不齐，无法完成科学高效的档案管理工作，更无法在信息技术不断发展的当下实现档案管理的信息化进程。

二、职业院校档案管理信息化建设的必要性

职业院校档案信息的供求之间存在矛盾。职业院校的档案管理工作一直以来不受重视，未能妥善进行信息化进程，导致人们在应用档案信息时的要求无法得到满足，违背了档案管理的初衷，也浪费了档案管理资源。

信息时代对档案管理人员的素质提出了新的要求。现代社会技术不断革新发展，档案管理人员的技能和意识如不适应社会发展，则无法推动职业院校档案信息化工作。另外，仅依靠人工管理档案，已经无法满足当前信息社会环境下的档案管理需要，也无法满足人们对于档案查阅、分析、调用方面的应用要求。因此，在职业院校开展档案管理信息化工作是非常有必要的。

三、职业院校档案管理信息化的建议

1.增强对档案管理信息化的重视程度

职业院校的档案管理信息化需要院校管理者提高重视，带着责任心与紧迫感，不断推动档案管理信息化进程。当前职业院校的各项工作都在向着信息化方向发展，增长速度非常快。随着职业院校学生的增加，对学生档案调取利用的需求相应增加，对档案的分类、编目、排列、检索提出了更高的要求，如果仍然采用手工操作，会严重影响工作效率。职业院校应加强档案管理信息化进程，提高工作能力与工作效率。

2.加大资源投入

职业院校档案信息化管理需要院校领导给予足够的重视，提供相应资源，包括资金、新型信息化设备、档案管理软件的研发及投入使用、人力资源投入等。档案管理的信息化进程需要人力、物力、时间、技术、资金等多方面的投入，职业院校应立足自身档案信息化需求，根据自身资源条件，最大限度地支持档案管理信息化工作，推动档案管理信息化进程。

3.保障档案安全

随着档案管理的信息化不断加深，档案信息的查阅，调用更加方便。但是也要注意因此带来的安全问题。当前，安全问题成为管理工作的重点。档案管理有独有的特点，保密性较强。档案管理信息化的工作不仅在于科学管理档案，也在于保护档案安全。档案管理人员应提高安全意识，注重对档案安全方面的信息化建设，应用网络技术提高档案管理的安全性。

四、结语

随着信息技术的不断发展，信息化建设是当前社会档案管理的主要趋势，也是职业院校档案管理工作的主流方向。职业院校要认识到档案信息化管理的重要性，认真面对其复杂性，系统地提升职业院校档案信息化管理的能力，促使档案管理跟上科技发展与时代进步的步伐。

参考文献：

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作者简介：卢亚光（1978— ），山东潍坊人，本科，研究方向：档案管理。