档案信息化工作发展历史现状

王维平

【摘要】档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，随着现代高新技术的不断普及，传统档案管理方式面临着越来越大的挑战，计算机网络技术的大量使用，是档案工作迈向现代化管理的必由之路。

【关键词】档案信息化；历史现状

我院是历史悠久的水利综合科研单位，积累了大量有价值的档案资料，对指导水利工程建设及科学研究、管理工作具有很高的参考利用价值，如何加快档案现代化管理，重视档案信息化的开发利用是档案工作者面临的一个重大课题。

一、档案管理信息化的现实意义

（一）快速、准确检索到所需信息。档案管理的信息化使得档案信息的检索由手动变为电子化检索，加快了检索速度、提高了检索准确率。档案管理工作人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率低，费时费力，在案卷目录中进行手动查找，查找效率不高，也容易出现差错。在高速信息化发展的今天，实现档案管理的信息化，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时在很大程度上提升了档案管理信息的查找速度及正确率。除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。

（二）实现信息遠程传输。过去传统模式，使用档案信息查询档案主要有两种途径：一是实际到档案管理部门进行查找；二是查到档案发传真或邮寄，这为科研人员带来极大的不便。科研工作实际应用在全国各地，远程传输很重要。档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，科研人员在全国各个地方通过自己的计算机自动检索查阅档案资料，实现与档案管理部门之间的档案信息传输，在很大程度上节省了人力、物力和财力。实现档案信息自动检索、远程传输提升了档案服务能力、提高了档案管理的工作效率。

（三）实现档案信息资源共享。由于历史原因，档案工作的标准化程度不高，从档案管理到相关信息管理软件的开发与应用，都缺乏统一的规范与标准，极大地影响到档案信息资源共享。随着网络技术的出现和迅速发展，为档案信息的大范围共享提供了必要的技术条件。档案管理机构实行的是办公自动化，档案管理信息化与办公的自动化可以实现很贴合的对接，最终实现档案收集、整理、提供利用的一体化。同时，可以同步完善档案管理信息文件的储存、管理和利用。我院综合管理信息系统中办理完毕的电子文件实时归档，资源共享对我们综合性科研单位档案信息利用意义很大。

二、档案管理信息化原则

（一）标准化原则。档案管理的工作需要标准化以及规范化，是档案管理工作不断现代化的需要，也是提升档案管理工作质量以及效率的需要。在不断加强档案管理信息化的过程中，电子文档的接受数量不断加大，必须坚持规范性原则，制定相应的规范以及信息管理的制度，对于相关的电子文档不断进行正确而且有效的归档。文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的关口，以实现档案工作的规范化、标准化。

（二）安全性原则。随着计算机科技的不断发展，大数据时代的到来，网络问题频发。潜藏在网络之中的安全问题受到了相关档案管理人员的重视。必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性，及时对电子档案建立可靠的数据备份，实施异地保存，根据电子档案密级，设置访问电子档案的权限。

（三）效益性原则。档案管理的信息化是一个整体而且复杂的工作，需要投入相当的人力、物力、财力，所以本着投入以及效益的原则，档案管理必须相应地创造效益，而档案管理的效益其实就是档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益。

三、加强档案管理信息化建设的措施

（一）建立档案管理的规范性体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。规范化与标准化是对档案信息资源各方面建设具有总揽性的前提与基础。我国档案信息化建设总体上还处于初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面比较薄弱，规范性体系的建立能够满足档案信息化快速、有序发展的需要，制定、实施统一的技术标准、规范是当前档案信息化建设的当务之急。为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，严格遵照档案卷宗的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。对于档案管理信息化必须制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化。

（二）完善管理制度。进一步完善管理制度。档案管理需要建立科学合理的管理制度，从而实现对整个电子档案信息的全过程管理。1.明确划定电子档案文件制作责任。电子档案文件的制作人员要对制作的文件负责，允许使用者用只读形式调取和阅读。2.及时积累电子档案文件。当形成电子档案文件后，要及时予以积累，如果确有必要进行改动的，需要经过严格的审查。3.建立科学的归档制度，并严格予以执行。对电子文件进行归档时需要仔细检查档案是否真实完整。

（三）利用先进技术优化档案管理工作。1.加密技术。加密技术主要有两种：一种是对称式另一种是非对称式。其中对称式的加密，将加密以及解密的密钥设置成一致的格式，档案管理工作比较适用于这种加密技术。2.签署技术。电子文件的签署技术主要有两种：分别是证书式以及手写式，电子文件的签署技术主要用于证实证书出处，并且同时确保证书没有经过未经通知的改动。3.权限控制。档案管理中运用比较多的是向多个合法用户发放通行证，通行证有效控制了非工作人员进入档案数据库之中的可能性，此种通行证一般是由数字、字母或者专门的符号构成。综合运用上述的三种技术达成档案管理的信息化，有效提升档案管理的安全性。

（四）适用档案管理信息化发展需要。在网络环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化，计算机技术、通信技术、网络传输技术已被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，对档案信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。档案管理人员需要做好纸质档案数字化成果这种特殊电子档案的管理工作，并且掌握必要的扫描、文字识别、格式转换等数字化转换技能。档案管理人员在档案形成的不同时期有着不同的责任，才能保证档案信息化建设的顺利进行。首先，在电子文件形成阶段，档案人员就要参与设计，使得档案符合长期保管以及归档的需求；然后，电子文件形成后，在运转过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在运转过程中发生的各种情况，并进行积累。档案管理人员在档案的电子文件形成以及管理方面扮演着很重要的角色。许多档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战，客观要求每一位信息服务人员都必须建立危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识，通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通信技术、计算机技术、信息加工处理技术，从实践中不断增强自学的能力，通过自学现代化知识提高自身素质，提高管理水平，适应工作需要。