企业档案规范性检查的思考

沈亚平

【摘要】在新时期要做好企业档案管理工作，就必须要加强档案入库前的档案规范性检查。本文主要针对企业档案规范性检查展开分析，以期可以为企业档案管理工作提供借鉴。

【关键词】档案管理；规范性检查；企业档案

一、概述

新时期，档案有“四性”特征，即：连续性、完整性、原始性、创新性。做好新时期企业档案管理工作，只有保证入馆档案材料的完整、真实、准确、有效、安全、可用，才能真正发挥档案的“历史凭证”和“参考”作用，提高档案的利用率。为达到此目的，企业档案人员做好档案入库前档案的规范性检查工作尤为重要。

二、企业档案规范性检查方向

企业档案人员对档案的规范性检查应围绕档案“四性”等展开：

（一）企业档案的连续性。不会因为组织机构变化，例如机构合并、撤销、档案人员的岗位变动等原因，造成档案归档不及时，甚至出现断层、没有归档的现象。

（二）企业档案材料的完整性。主要体现在两方面：一是应归档材料的完整性。即具有保管价值的档案材料是否全部已在案卷中归档。二是已归档材料的完整性，即，卷内目录中所列材料是否全部归档且完整。

（三）企业档案的原始性。企业档案是在企业生产经营活动中产生的真实的、原始记录资料，不是为应付归档或检查而临时伪造材料。原始性是档案的本质属性。

（四）企业档案的可用性。企业档案的可用性，包含两个方面的含义：一是所有有保管价值的材料已归档。二是已归档的、有保管价值的文件材料存储介质、质量、真实性等均满足可长期利用性。

三、企业档案规范性检查要点

（一）组成档案的文件材料的规范性检查。1.纸质材料检查。可以从原件、签字、盖章、页码、页号、紙张、幅面、附件、修改、清晰度、完整性、排序、归档章等方面进行检查：（1）原件：归档的纸质文件材料应为原件，确实无法提供原件以复印件代替的，须在复印件上加盖红章和骑缝章。（2）签字：文件材料应有签字，且签字（包含文件、需要签字的记录）应齐全、端正、清晰、不使用铅笔、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸。（3）盖章：盖章应齐全、无漏盖章、多盖章、盖章应清晰、位置正确等。（4）页码、页号：页号位置正确、不存在虚位。案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表应不编页码。（5）纸张和幅面：每页纸张应完整、整洁、预留了装订边距、材料上方预留了加盖“归档章”的白边距、不同幅面的按照国标折叠成统一幅面。（6）文件修改：应符合规范、不存在随意涂改、划改，有编、审、批签字。（7）清晰度：每个文字、表格数据、图形、图片数据、图纸标识应清晰可辨识。（8）完整性和排序：文件材料数量、内容、以及文件排序与卷内目录所列完全保持一致。（9）归档章：以“件”装订组卷的档案加盖归档章，以“卷”装订组卷的不盖归档章；归档章加盖在每件文件首页上端的空白位置；电子文件可以扫描、或由系统生成归档章样式、或以条形码等其它形式在归档文件上进行标识；归档章上内容填写，例如：档号、序号应正确。2.电子材料检查。可以从电子材料数量、扫描、质量、命名、排序、载体等方面进行检查：（1）数量： 电子文件总份数、每份电子文件总页数与纸质档案一致。（2）扫描、质量：电子文件扫描应符合正常的阅读习惯：该旋转的页面需要旋转符合正常阅读习惯；电子文件均为有效页面， 空白无任何内容的页面需要删除后计页。打开浏览每份电子文件内容（标题、版本、审批签字、附件总份数、附件名称等）应和纸质档案一致。（3）命名、排序：电子材料命名和排序同纸档一致、且符合企业要求。（4）载体：存放载体质量应满足长期保管需求、方便读取、专盘专用、且不存在病毒感染。

（二）案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表的规范性检查。可以从格式和填写内容方面进行检查：1.格式：应使用企业规定样式并符合国标。2.填写内容：可对照国标检查，填写应规范、正确、完整、可读、排版美观。

（三）装订、装盒的规范性检查。可以从装订方式、装订材料、装订和装具质量进行检查：1.装订方式：不允许使用回形针或大头针、燕尾夹、普通订书钉、塑料封皮、普通胶水或浆糊。2.装订材料：装订前，明确按“件”或按“卷”装订，并检查装订材料的排序。3.装订和装具质量：装订应标准、美观、案卷厚度能满足装盒。装具质量应符合国标，如果企业对装具上的公司LOG、名称等有特殊要求，应一并检查。

四、企业档案规范性检查采取措施

一是形成一套强有力的管理制度，规范企业档案的归档范围、归档要求和标准。

二是档案人员需要有很强的责任心和全局观，转“被动接收”为“主动跟踪”，需要随时掌握公司的组织机构及变动情况。

三是企业档案人员需要有很强的档案专业素养，且需要联合其它相关专业人员，形成专业团队，共同对档案的完整性开展检查。

四是需要赋予企业档案人员或机构一定权力，将档案的归档作为检验工作完成的标准。

五是通过组织档案培训、活动、实际指导加强档案人员，特别是企业分支机构兼职档案人员以及全员了解档案、保护档案、爱惜档案、重视档案的意识。

【参考文献】

[1]国家档案局，厦门市档案局.GB/T9705-2008文书档案案卷格式[S].北京：中国标准出版社，2009.

[2]国家档案局.GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求[S].北京：中国标准出版社，2009.