实现事业单位档案优化管理的主要措施

李文文

【摘 要】本文就事业单位仍然面临的档案管理问题进行分析，指出档案管理工作出现问题时的引发原因，并给出解决方法。为事业单位档案管理水平提升和深化改革提供理论上的指引，帮助事业单位创造发展的良好环境。

【关键词】事业单位；档案管理；措施

档案管理是比较复杂的工作，需要人员具有较强的技术，以保证能对时间跨度很大的事件进行归档。经济的快速发展，让事业单位对档案管理有了新要求，很多问题在这样的背景下产生和暴露了出来。但是，计算机技术发展迅速，又给档案管理提供了比较大的提升空间。如何把技术和档案管理相结合，在事业单位中应用，是当前事业单位档案管理的重要课题。

一、事业单位优化档案管理的重要性

事業单位的档案管理工作，专注于负责记录事业单位内部的事件，比如鉴定档案、统计档案、档案信息交流等；还包括对事业单位人才的任免和考核。通过优化事业单位的档案管理，可以为职业单位工作开展提供更加全面的考察依据。当前，事业单位也都面临着改革，优化的档案管理，可以使事业单位改革深化。让事业单位的工作可以突破原来的局限，促进事业单位发展。

二、当前事业单位档案管理上的问题

事业单位在档案管理上的问题是明显的，作为不同于企业和行政单位的机构，事业单位的档案管理缺少足够的指导，使得档案管理不专业。

（一）缺少规范的管理制度

许多事业单位内部并没有制定档案管理制度，所以在进行档案管理工作时，工作人员缺少明确的指导，工作进行的很盲目。这也见解造了管理人员对档案管理工作重视程度低，缺少责任心。许多档案归档信息不全面，由于缺乏分类表混，资料安排混乱。严重时，会丢失一些重要文件，泄露电子信息，增加了资料查询的阻碍，给事业单位带来了巨大损失。

（二）负责档案管理的人员水平不足

由于事业单位的不重视，并没有意识到档案管理工作是一件需要专业人士从事的工作，使得招聘时也不会选择专业的档案管理人员，一些单位的档案管理岗位，甚至有其他岗位人员兼职。当前，很多资料的管理都强调信息化，由于人员水平不够，缺少信息知识和档案管理知识，拖慢了事业单位信息化档案管理的进度。一些事业单位在档案管理这一职位上人员流动性很大，使得单位内部虽然有很多对档案管理有一定了解的人员，但是缺少精通和熟练的管理者。

（三）软硬件基础设施不足，信息化程度低

档案管理进行信息化时，由于需要保存大量的数据，并且要使用专业的档案管理软件，所以对软硬件的要求都是非常高的。当前，很多事业单位都不如了信息化档案管理的进程，但是步伐依然十分缓慢。首先，由于资金问题，造成档案管理部门无法购置足够的设施，另一方面，信息化的档案管理与事业单位内部的管理制度关系很大，一些事业单位没有在进行信息化的同时，升级自己的管理体制，导致信息化档案管理无法发挥全部作用。

三、优化事业单位档案管理的措施

（一）建立或完善档案管理制度

由于缺少明确制度而造成档案管理的松散和混乱，所以事业单位必须要科学的制定档案管理制度。在事业单位内部，要提升对档案管理认识和重视，明确档案管理人员的权责，细化工作内容；通过事业单位自身的特点，科学合理的制定或完善档案管理制度，明确工作的目的和标准，让档案管理工作顺利开展。事业单位的管理层和其他部门，也要监督档案管理部门的工作情况，促使档案管理动作进一步提升；档案管理部门也要和其他部门更好的交流，进一步对工作流程进行改善和优化。

（二）提升档案管理人员的水平

档案管理人员影响着档案管理的工作质量，拖慢了档案管理的信息化建设，对档案管理而言，人员水平是管理水平的核心，所以人员水平提升，是提升档案管理水平的重点。事业单位必须配置专业人员进行档案管理，通过提升档案管理的待遇，降低人员的流动性，以保证可以培养出对工作有足够了解的工作人员。同时，由于档案管理的信息化建设，使得档案管理人员不仅要具备足够的业务水平，还要了解和使用计算机。事业单位要对档案管理人员进行定期的信息技术培训，提升管理人员的技术水平，让他们的能力符合信息化建设的要求，从而加速实现档案管理的信息化。

（三）加强档案信息化

档案的信息化建设，除了提升人员的素质和水平，还需要提升档案管理部门的设备配置。事业单位需要给档案管理部门投入足够资金，保证他们可以购置满足需求的设备；制定明确的计划，科学完善的推动信息化建设的进行。

（四）优化档案服务，挖掘档案价值

档案管理部门，要做好归档工作，保证档案的细致和完整，提升可靠性，还要转变对部门自身的认识，提升档案管理部门的服务性，让事业单位内部可以更好的利用档案管理资料。

四、结束语

优化档案管理工作能够为事业单位改革深化提供保障，关系到事业单位未来的发展。无论是主观原因还是客观原因，都需要事业单位给予足够的重视。事业单位要对工作中所遇到的档案管理问题进行具体分析，找到解决问题的方法并付诸执行，在任何时刻都需要保证人员水平的进步，让事业单位符合时代要求。

（山东省济宁市任城区人力资源和社会保障局，山东 济宁 272100）

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