浅谈企业档案管理中存在的问题及对策

袁智毅

摘 要：企业档案管理是企业所有管理工作的重要组成部分，对企业的发展有着积极的促进作用。目前，我国的企业档案管理存在很多问题，亟待管理者思考解决对策，提升工作水平和效率。本文从笔者的工作实际出发，针对工作中发现的问题，探索解决途径，进而促进企业档案管理工作水平的提升。

关键词：企业；档案管理；问题；对策

档案记录着企业在发展过程中的各种信息，是企业发展过程中的原始记录，也是企业进行各项活动的重要参考指标[1]。企业档案管理的重要地位是有目共睹的，在企业发展中占据着重要位置。做好企业档案管理工作，能够有效提升各项工作的水平。目前，我国的企业档案管理工作中存在很多问题，严重制约了企业档案管理的发展，影响了档案管理工作的水平，不利于企业的整体发展。因此，如何解决档案管理工作中的问题，提升档案管理工作水平，成为现阶段企业档案管理工作的重点。

1 企业档案管理中存在的问题

1.1 不重视档案管理工作

不重视档案管理工作，是很多企业档案管理的通病。档案管理不能创造效益，档案管理增加了工作量，很多企业的工作人员都会产生这种思想，甚至是一些领导层也会产生这种思想。受到这种观念影响，企业对档案管理工作重视程度不够，这严重制约了企业档案管理的发展，影响了档案管理工作质效的提升。

1.2 档案管理人员素质不高

管理人员素质不高是企业档案管理工作的一大问题。很多企业的管理人员都是其他部门的工作人员兼职的，一些中小企业基本上没有配备专业的档案管理人员，管理人员素质不高，导致档案管理工作中漏洞百出，不利于工作的开展。

1.3 管理方式落后

管理方式落后，是指在档案管理中，很多企业还是采用传统的纸质档案管理模式，未将信息技术和网络技术融入到档案管理工作中。这样不仅导致档案管理工作的落后，也影响了企业的工作效率，一些企业在工作中，需要一部分档案资料，但是面对大量的纸质档案资料，档案管理人员很难高效的找出合适的文件，进而影响了企业各项工作的效率。

1.4 档案管理制度不健全

制度不健全是企业档案管理的重大问题，很多中小企业的档案管理工作制度，要么是参照网络模板制定的，要么就根本没有。制度的不健全严重影响了企业档案管理工作的开展，很多档案管理人员由于没有严格的制度制约，导致档案管理工作都比较随意，档案整理、归档不及时，档案遗失问题较为多见，严重影响了企业档案管理的工作水平。

2 提升企业档案管理工作水平的对策

2.1 高度重视档案管理工作

高度重视档案管理工作，不仅是企业档案管理工作人员的事，也是整个企业全体工作人员的事，只有全体工作人员都认识到档案管理的重要性，在工作中，才能发挥档案的效率。因此，高度重视档案管理，必须提升全体工作人员的意识。首先，针对企业全体职工，开展定期培训和专门培训，通过培训，让全体工作人员认识到档案的重要性，认识到档案的实际意义，进而提升全体工作人员的档案意识。其次，建立档案宣传网络QQ群、微信群。当今社会，网络飞速发展，人们更喜欢用微信群和QQ群进行工作沟通，面对时代发展，档案管理工作的宣传方式也要进行改进，让员工通过网络宣传，认识档案的重要性和实际意义。最后，针对领导层档案管理观念中存在的错误，通过严格落实工作责任制和有效的培训，提升领导层的档案意识，进而提升档案工作水平。

2.2 提升档案管理工作人员专业素质

在企业档案管理过程中，管理人员是核心[2]。管理人员的工作水平直接影响到企业档案管理的质量。因此，要想搞好企业档案管理，必须要提升管理人员的专业素质，打造一支高水平、高素质、专业化的管理人员工作队伍，提升工作质效。首先，建立健全档案管理工作人员培训制度，通过专家培训、在职培训、专门培训、定期培训等多种方式，提升管理人员的工作水平，提升管理人员的专业素质；其次，引进专业的技术人才。针对档案管理人员工作素质不高和专业化水平低的问题，企业应当引进专业的技术人才，通过专业的技术人才，提升工作质效。同时，为了留住人才，企业应该探索奖惩机制，通过一系列的优惠、补贴、升职、加薪等留住专业人才。最后，严格档案管理人员工作考评，针对单位实际，制定细化、量化的考评机制，通过严格的考评，确保档案管理工作人员的工作质量。

2.3 建立信息化的档案库

要想改进企业档案管理工作的方式，首要任务就是结合时代发展，建立综合一体的信息化企业档案库。企业在信息化档案管理中，建立一个系统的平台，在这个平台上，可以对内部的档案进行录入、整理、归档和查询等，通过综合一体的信息化企业档案库，运用现代化的管理方式，提升企业档案管理的效率。同时，信息化的档案库还要保证信息的安全和可靠，因此，企业在建立信息化的档案库的过程中，一定要配备专业的人员，进行定期的系统更新、安全防护工作，保证内部平台的安全稳定运行，为企业档案管理信息化工作提供强大的技术支撑。

2.4 建立健全企业档案管理各项制度

企业管理中各项制度的建立，离不开企业的有效探索。企业档案管理各项制度的建立，是一個长期探索的过程，离不开档案管理人员持之不懈的坚持。首先，企业要明确各部门，包括档案管理部门的工作职责，通过有效的工作责任落实，提升档案管理的水平；其次，建立完善的档案管理工作部门，通过配备专业的技术人员和专门的管理部门的方式，提升档案管理工作的地位，提升档案管理工作的水平和效率；最后，建立健全完善的档案管理工作规范。通过完善的工作规范，对档案管理中档案的收集、整理、归档、查询、借阅等工作流程，设立明确的工作规定，通过谁管理谁签字，谁签字谁负责的工作落实态度，确保工作规范的落实。同时，针对违反规定的工作人员，采取严厉的制裁制度，通过制裁制度，强化工作责任的落实，保证企业档案管理工作水平的提升。

3 结束语

总而言之，我国的企业档案管理中存在很多问题，需要企业在工作中，通过高度重视档案管理工作，提升全体员工的档案意识；提升档案管理工作人员专业素质，提升档案管理工作水平；建立信息化的档案库，提升工作效率；建立健全企业档案管理各项制度，以制度保证工作落实的方式，不断提升企业档案管理的工作质效。

参考文献：

[1]柴惠贤，企业档案管理中存在的问题及对策[J]，中小企业管理与科技（下旬刊），2016.24：16.

[2]庞莹，企业档案管理存在的问题和对策[J]，企业导报，2015.23：53.