新环境下事业单位档案管理的创新模式研究

2018-07-09 09:47何静
卷宗 2018年17期
关键词:创新模式事业单位档案管理

摘 要:档案管理事业单位管理改革的重要内容,当前,虽然不少单位已经相继建立起档案管理新模式,但是其中仍有不少问题存在,如管理意识淡漠、制度流程管理缺失、信息管理程度较低、人员素质有待提高等,这些问题对事业单位档案管理造成了不利影响。基于此,本文将针对既有问题进行分析,并结合档案管理实践提出相应的完善对策,为事业单位档案管理模式的创新提供一些有益的理论参考。

关键词:事业单位;档案管理;创新模式

进入信息时代以来,档案管理理念和管理技术出现了跨越性发展,这些变革对事业单位的档案管理工作提出了新的挑战。新环境必然来带新变革,事业单位要积极转变档案管理理念,在管理设施、管理团队、管理技术等方面不断完善,依托信息技术提高档案管理能效,改善档案管理水平,促进事业单位档案管理质量的提高。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 管理意识淡薄

有些事业单位的管理层对于档案管理的作用缺乏客观认识,将档案管理和单位效益相提并论,认为档案管理无法获得直接的经济收益,而且还需要投入一定的人力物力,会增加单位运行负担。在这样的错误认识下,造成管理意识淡漠,而且对国家《档案法》以及相关管理内容缺乏了解,这就造成档案管理缺乏制度依据,管理质量难以真正提高。

1.2 业务落实不到位

由于管理意识不足,因此不少事业单位在档案管理中缺少明确的约束制度,进而造成管理混乱,导致管理过程中责任落实不清,一旦发生问题就会出现责任推诿,无法及时追究责任并尽快制定合理的解决方案。此外,在档案管理中监督监管不足,造成档案宗卷安置不合理,难以形成科学的管理体系。

1.3 现代化档案管理设施不健全

事业单位财政多由国家统一拨付,由于管理层对档案管理认识不足,因此在财务预算中很少针对档案管理做单独预算,进而导致管理中资金不足,难以改善其硬件环境,一些档案存储室阴暗潮湿,通风不良,造成不少纸质档案霉烂变质,难以保证档案内容的完整性。尤其是在信息技术环境下,电子化档案管理设施建设之后,难以实现电子档案管理模式,这也造成档案管理中风险因素不断增加。而且档案管理人员很少专业出身,多是由单位内部一些闲散人员组成,由于专业能力和信息化素养不足,导致档案管理质量难以真正提高。

1.4 档案资源的利用率不足

档案管理的目的不仅仅是为保存资源,其价值更体现在应用上,通过档案资源开发提高其应用能效,才能体现出档案管理的价值所在。但是在实际管理中,事业单位普遍存在“重管轻用”问题,很多档案资料难以发挥其参考、对照、应用价值,不但造成档案管理能效下降,同时也在一定程度上削弱了档案管理职能。

2 事业单位档案管理的创新模式

2.1 创新档案管理理念

事业单位管理层要积极转变档案管理理念,认识到档案管理的重要性和必要性,积极引入现代管理理念,以信息社会档案管理需求出发,认识到档案管理对于单位发展的积极促进意义。通过档案有利于提高文化宣传能效,建立更先进的单位文化。在档案管理中建立全局意识,鼓励每一名员工主动参与到档案管理中,在单位内部广泛宣传档案管理的价值,从而使档案管理向常规化、制度化、持续化方向发展。

2.2 创新档案管理管理方式

事业单位档案管理的创新主要集中在两个方面,一是管理模式的创新,二是管理技术的创新。从管理模式角度来看,事业单位要积极引入档案管理监督机制,将管理责任细化落实到具体人员身上,通过制度约束和管理监督提高档案管理质量,提高管理执行力度。从管理技术角度来看,通过信息化建设和数字化档案建设将现有档案资料进行分类整合,做好档案归纳工作,将纸质档案通过数字化扫描技术转化为电子档案,以提高资料的完整性和安全性,电子化档案管理不但能提高管理效率,而且还能为未来档案信息共享做好准备,以适应未来档案数字化管理的主流趋势。

2.3 人力资源管理的创新

在事业单位档案管理中,人员素质是其关键因素,这就需要单位在创新管理的同时,进一步优化档案管理的人力资源建设,积极吸纳专业管理人员组建管理团队,除外部人才引进外,还要对单位内部人才进行重担培训,从而改善档案管理的人才结构。单位要结合档案管理的新技术组织人员开展专项培养,以此促进档案管理人员专业素质的提高。在档案管理团队建设在,还要构建完善的激励机制,通过合理激励激发档案管理人员的工作积极性,促进档案管理效率的不断提高。

2.4 创新档案管理环境

在事业单位档案管理过程中要注重管理环节的创新,从软件环境和硬件环境入手,加大对档案管理的资金投入。从硬件环境建设来看,优化档案室环境建设,保证室内通风良好,具有防潮和散热装置,在纸质档案管理中提高逻辑性和系统性,不同类型的宗卷有不同的摆放位置,以便于管理和查找。从软件环境建设来看,要尽快配置信息化管理设施,建立单位档案存储的独立服务器,尽快完成纸质档案的数字扫描,通过信息化资源优化档案管理技术。

3 结语

新时期事业单位档案管理要不断发掘创新要素,积极发现并改善传统管理中存在的问题,转变档案管理理念,认识到档案管理的重要性,建立完善的档案管理制度,优化档案管理团队的人员素质和人才结构,软件环境和硬件环境建设两手抓,尤其注重數字化档案管理模式的构建,在管理过程中积极引入信息技术,通过数字化档案提高档案信息的完整性、安全性和流动性,促进档案管理能效的提高。

参考文献

[1]陈希.新时期如何做好事业单位档案管理工作[J].农家参谋.2017(24)

[2]蒙秀英.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务.2017(10)

[3]丁文,陈丽.对事业单位档案管理的创新思路探讨[J].中国高新区.2018(09)

作者简介

何静(1988-),女,汉,湖北襄阳。会计,初级会计 档案员,本科,研究方向:新形势下事业单位档案管理工作新要求、新思路,新方法。

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