摘 要:档案管理在各行各业都有着重要记载依据性作用,尤其是在有关行政管理领域,近年来对档案管理重视程度也越来越高,但是在有关企业或者其他单位对档案管理还是缺乏重视,档案管理在实际工作中也或多多少存在些问题。本文从新时期档案管理新形势出发,分析了新形式下档案管理的意义变化,总结了当前档案管理中存在的问题和提高档案管理工作的对策,旨在通过本文研究引起在档案管理上的重视,积极推进档案管理与利用工作提高。
关键词:档案管理;新形势;问题;对策
1 档案管理的新形势概述
1.1 新时期档案内容与形式的变化
随着现代经济领域繁荣发展以及行政管理的日益规范化,有关生产、经营、管理等各方面形成的档案在内容和形式上也发生了很大改变。首先在档案内容上,有关经济活动在市场经济环境下日益丰富多样化,尤其是在参与到全球化市场后,形成的档案内容也越来越专业化和国际化,而行政管理领域的档案也随着行政管理内容的细化出现了新的变化,例如现在环保部门、食品药品监督部门档案内容就属于新增内容;其次在档案形式上,过去档案大多以纸质材料为主,但是当前档案形式多样化特征明显,有传统纸质版文字性材料、图纸类材料,还有新的电子版文字材料、照片、录音录像等,都是现代档案管理的对象。
1.2 新形势下档案管理的意义变化
档案管理从传统意义上来看是为了提供有关查询以及提供决策依据,新时期档案管理依然能够为政府以及企事业单位决策提供依据,但更重要的意义在于能够为更多主体利用档案提供服务。对于许多个人来说,从其上学、工作整个过程中档案能够反映出其许多方面的特征,尤其是能力上,是一个人求职的敲门砖,也是单位选录人才的参考依据,同时也是单位人事管理的重要参考依据;对政府以及企事业单位来说,虽然都是提供决策依据,但是现代档案内容的丰富性,客观性提升对决策影响力也大大增加;
2 档案管理中存在的问题
档案管理工作中问题较多,罪关键的原因就是对档案管理工作不重视,结合当前我国各地档案管理实践,笔者将其存在共性问题进行如下剖析。
2.1 档案管理缺乏健全的制度
档案管理从过去简单存档发展到现在已经成为一门学科,档案管理需要健全的制度作為规范和指导,但是从我国当前各个行业领域档案管理实践来看,在管理制度上都存在疏漏,笔者认为这与档案管理机构或者企事业单位内部档案管理职能部门的不重视有直接关系,负责档案管理的主体缺乏重视,具体的制度建设也会被忽视,缺乏领导层面重视和制度规范指导,具体负责档案管理的人员也不会重视,开展工作更是具有随意性。在一些档案机构及行政事业单位档案管理中,大多已经制定了管理制度,但是制度可行性不高,大多都是原则性规范,对于档案管理工作缺乏具体指导,对有关档案管理从档案收集、整理、归档等一系列过程更是缺乏详细规范。
2.2 档案管理方式落后
档案管理当前大多还是以传统纸质档案留档封存的形式进行管理,但是由于当前行政管理和经营管理事务繁杂,相关纸质档案数量也骤然增加,采用传统方式归档管理也是存在较大难度;同时许多领域档案也出现了新的档案形式,例如电子档案、录音录像资料等,度此类档案在档案管理中或没有被重视,或者要求进行管理,实际上只是以存盘方式简单保存。这与当前档案管理制度不健全有着很大关系,同时也突出了信息化在档案管理中没有被有效运用,无论是对传统档案还是新的电子档案,都应当用现代化管理方式进行管理。
2.3 档案管理面临着专业人才短板
我国在档案管理方面一直以来都存在,尤其是行政管理机构,档案管理也一直存在独立部门,但是在人员配备上却处于不被重视的冷衙门。这是因为过去档案管理工作量小,管理方式单一,只进行简单存档保管,所以在人员上大多数单位都是安排年纪较大、没有其他专业技术、家庭负担较大的女员工等从事档案管理。但档案管理工作发展至今已出现新的变化,过去的档案管理员已经不能胜任管理工作,但是许多单位又没有意识引入专业档案管理人才,这就使得档案管理面临着人才短板的问题,而同时许多高校档案管理专业毕业的学生也没有对口工作机会。
3 提高档案管理工作的对策
3.1 建立健全档案管理制度,规范档案管理流程
对档案管理一定要加强重视,制定出健全的档案管理制度来作为档案管理规范,要从档案收集到档案整理以及整个管理过程都进行详细的规范指导。尤其是档案的收集,必须要加强管理,要保证按照时间顺序所有需要存档的档案材料都齐全,要保证其真实性、客观性,对所收集的档案材料按照科学方法进行整理,然后归档,妥善保管,只有严把档案质量关,才能为档案利用提供可靠基础。
3.2 引入信息化提升档案管理效能
我们已经身处于信息化时代,信息化已经深入到各个领域,档案管理中不但数字类档案需要依靠信息化方式进行保存和管理,在提供档案利用的方式上也有必要利用信息化提供检索服务。同时对传统纸质档案也可以利用信息化管理,因为纸质档案受保存条件、外界因素影响较大,同步进行电子扫描并管理不但有利于提供双重保险,也能够提高档案利用效率。
3.3 加强档案管理人才队伍建设
基于档案管理本身的专业性,我们在档案管理工作上也有必要组建专业队伍,将具有专业知识和技能的人才吸收到档案管理队伍中,并且形成专职岗位,专门负责档案管理和利用。通过专业管理队伍,运用科学的方法进行档案管理,保证高效提供档案利用服务,同时积极宣传档案利用,让社会各界都能够认识档案利用的价值并在需要时能够知道如何进行利用。
参考文献
[1]龚洺仪.浅谈档案管理工作中存在的问题与对策[J].经营管理,2016(09):167.
[2]杨铭.电子档案管理存在的问题与对策[J].兰台内外,2017(02):74.
作者简介
陈春玲(1971-),女,汉,黑龙江宝清,研究方向:档案管理。